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Organiser une randonnée en gravier sans rien oublier

Une randonnée en gravier demande davantage qu’un itinéraire et quelques ravitaillements. Il faut sécuriser le parcours, coordonner les bénévoles, préparer le départ et prévoir une solution pour les crevaisons ou les changements de météo. Cette checklist de 53 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la réservation du lieu de départ jusqu’au démontage. Vous y trouverez aussi le matériel à réunir pour l’accueil, le balisage, le stationnement des vélos et l’assistance sur le parcours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et l’itinéraire

    2 personnes

  • Réserver le lieu de départ

  • Vérifier les autorisations

  • Vérifier les risques de circulation sur le parcours

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Publier le fichier d’itinéraire

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Répartir les bénévoles

  • Envoyer les informations aux participants

  • Vérifier les prévisions météo

  • Refaire le parcours à vélo

    2 personnes

  • Imprimer les fichiers d’itinéraire et les cartes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Contrôler les vélos et le matériel

    2 personnes

  • Préparer les dossards

    2 personnes

  • Trier les flèches de parcours

    2 personnes

  • Remplir les glacières

    2 personnes

  • Imprimer les numéros de téléphone des participants

  • Délimiter l’aire de départ

    4 personnes

  • Baliser l’itinéraire

    4 personnes

  • Aménager le point de réapprovisionnement

    3 personnes

  • Aménager le parking à vélos

    2 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    3 personnes

  • Mettre en place le comptoir d’accueil

    2 personnes

  • Refroidir la nourriture et les boissons

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

Événement

  • Enregistrer les participants

    3 personnes

  • Distribuer les dossards

    2 personnes

  • Donner le briefing vélo et itinéraire

    2 personnes

  • Animer le départ des groupes

    3 personnes

  • Effectuer un contrôle du parcours

    3 personnes

  • Assurer la permanence au point d’approvisionnement

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner les fruits et les en-cas

    2 personnes

  • Assurer l’assistance dépannage en route

    2 personnes

  • Tenir le suivi des arrivées

    2 personnes

  • Servir la boisson des finishers

    2 personnes

  • Servir la soupe et le pain

    3 personnes

  • Allumer l’éclairage

  • Accueillir les derniers participants

    2 personnes

Suivi

  • Retirer les flèches d’itinéraire

    4 personnes

  • Démonter la zone de départ

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le site

    3 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Finaliser le contrôle du trajet

    2 personnes

  • Traiter les objets trouvés

  • Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tables pliantesqté 8
  • Chaises pliantesqté 40
  • Râteliers à vélosqté 6
  • Poubellesqté 6

Équipement

  • Glacièresqté 6
  • Bouilloiresqté 2
  • Machines à caféqté 2
  • Thermosqté 6
  • Batteries externesqté 6
  • Talkies-walkiesqté 8
  • Chargeurs de téléphone portableqté 4

Matériel de sport

  • Flèches de directionqté 120
  • Cônesqté 30
  • Numéros de départqté 80
  • Porte-dossardsqté 80
  • Pompes à vélo de rechangeqté 4
  • Kits d’outils pour véloqté 4
  • Chambres à air de rechangeqté 20
  • Démonte-pneusqté 12
  • Remorques à véloqté 2

Éclairage

  • Lampes LEDqté 8
  • Lampes frontalesqté 10
  • Rallongesqté 4

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 120
  • Bols réutilisablesqté 80
  • Couverts réutilisablesqté 100
  • Louchesqté 4

Cuisine

  • Marmites à soupeqté 2
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux à painqté 3
  • Verres doseursqté 2
  • Pains de glaceqté 24
  • Caissesqté 12

Nettoyage

  • Savon pour les mainsqté 4
  • Gel désinfectantqté 4
  • Trousses de premiers secoursqté 3
  • Pinces à déchetsqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commencez par valider la date, l’itinéraire, les autorisations et les risques de circulation avant d’ouvrir les inscriptions. Publiez ensuite le fichier d’itinéraire afin que les participants disposent d’une trace exploitable.
  • Fermez les inscriptions assez tôt pour répartir les bénévoles et recueillir les besoins alimentaires. Envoyez les informations pratiques plusieurs jours avant le départ, avec les horaires, le parcours et les numéros utiles.
  • Refaites le parcours à vélo avant l’événement, puis vérifiez les prévisions météo dans les 48 heures précédentes. Cette reconnaissance permet de repérer un passage dégradé et d’adapter le balisage ou le ravitaillement.
  • Préparez séparément les flèches, cônes, dossards et cartes imprimées. Le matin même, délimitez l’aire de départ, installez le parking à vélos et balisez l’itinéraire avant l’arrivée des premiers participants.
  • Regroupez l’assistance mécanique au point de départ et au ravitaillement : prévoyez des pompes, des chambres à air, des démonte-pneus et des kits d’outils. Testez aussi les talkies-walkies, batteries externes et chargeurs avant de les distribuer.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une randonnée en gravier ?
Ouvrez-les dès que la date, le parcours et le lieu de départ sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant la randonnée. Fermez le formulaire assez tôt pour traiter les inscriptions, les besoins alimentaires et la répartition des bénévoles.
Combien de temps avant faut-il baliser une randonnée en gravier ?
Balisez l’itinéraire le jour même, suffisamment tôt pour terminer avant l’arrivée des participants. Refaites le parcours à vélo dans les jours précédents et gardez quelques flèches et cônes de réserve pour remplacer un élément déplacé.
Que prévoir pour les crevaisons pendant une randonnée en gravier ?
Prévoyez au minimum des pompes de rechange, des chambres à air, des démonte-pneus et des kits d’outils pour vélo. Placez une partie de ce matériel au départ et une autre au point de ravitaillement afin de réduire le temps d’attente.
Quand vérifier la météo pour une randonnée en gravier ?
Faites une première vérification 3 à 5 jours avant, puis une dernière dans les 24 à 48 heures précédant le départ. Comparez les prévisions avec l’état réel du parcours pour décider s’il faut modifier le balisage, les horaires ou le ravitaillement.

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