Gala-Einkaufsliste für einen reibungslosen Abend

Für ein Gala brauchst du mehr als Essen und Getränke: Gäste müssen ankommen, ihre Garderobe ablegen, Plätze finden und sich im Raum orientieren können. Plane Geschirr, Gläser und Sitzplätze für alle angemeldeten Personen ein – plus Reserve für Bruch und Nachschub. Vergessene Details wie Wegweiser, Namensschilder, Abfallbehälter oder gekühlte Getränke sorgen sonst kurz vor Beginn für zusätzliche Arbeit. Diese Einkaufsliste deckt Ausstattung, Tischgestaltung und die wichtigsten Vorbereitungen ab.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Rechteckige TischeAnz. 12
BuffetischeAnz. 4
StühleAnz. 130
GarderobenständerAnz. 3
HockerAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 140
DesserttellerAnz. 140
KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 160
WeingläserAnz. 140
KaffeelöffelAnz. 100
DinnermesserAnz. 140
EsstischgabelnAnz. 140
ServierlöffelAnz. 16

Dekoration

TischdeckenAnz. 16
ServiettenhalterAnz. 16
TischläuferAnz. 12
GlasvasenAnz. 12
KunstblumensträußeAnz. 12
BallonsAnz. 100
BallonständerAnz. 6
DekorationsbandAnz. 6
Fotowand
FotopropsAnz. 20
Willkommensschild
WegweiserAnz. 8
TischnummernAnz. 12
BatterielichterAnz. 24
Dekorative GirlandenAnz. 10

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Audiomischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherständerAnz. 2
Laptop
Laptop-Ladegerät
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
LadestationenAnz. 2
Kasse
Geldautomat
KleiderständerAnz. 3

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
ServierschalenAnz. 16
Servierplatten mit DeckelAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
Küchenmesser für BrotAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
EisbehälterAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-SpotsAnz. 6
LichtstativeAnz. 4
NachtlampenAnz. 4

Reinigung

WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
ReinigungswagenAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Grüner Tee - 1 Schachtel
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 2 Packungen
- Süßstoff - 1 Karton
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Schlagsahne - 6 Sprühdosen
- Kakaopulver - 1 Packung
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Pfirsich-Eistee - 8 Flaschen
- Grüner Eistee - 6 Flaschen
- Spa Blauw - 12 Flaschen
- Spa Rood - 8 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Alkoholfreier Sekt - 12 Flaschen
- Grenadine - 2 Flaschen
- Zitronensaft - 2 Flaschen
- Frische Minze - 6 Bund
- Zitronen - 20 Stück
- Limetten - 20 Stück
- Eiswürfel - 20 Säcke
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Snacks - 6 Tüten
- Knabbermischung - 6 Tüten
- Pretzelsticks - 5 Tüten
- Oliven - 8 Gläser
- Gewürzgurken - 5 Gläser
- Hummus - 10 Becher
- Guacamole - 8 bakjes
- Salsa - 8 Gläser
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Mini-Käsewürfel - 5 Kilo
- Brie - 2 Kilo
- Trauben - 6 Kilo
- Erdbeeren - 4 Kilo
- Äpfel - 40 Stück
- Gurken - 12 Stück
- Cherrytomaten - 4 Kilo
- Möhren - 4 Kilo
- Paprika - 20 Stück
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Baguettes - 20 Stück
- Mini-Ciabattas - 15 Stück
- Wraps - 12 Pakete
- Frischkäse - 3 Kilo
- Kräuterfrischkäse - 2 Kilo
- Hummus-Wraps - 60 Stück
- Hähnchenwraps - 60 Stück
- Vegetarische Quiches - 8 Stück
- Mini-Pizzen - 120 Stück
- Vegetarische Mini-Pizzen - 40 Stück
- Mini-Frikadellen - 160 Stück
- Vegetarische Mini-Snacks - 80 Stück
- Blätterteighäppchen - 120 Stück
- Falafelbällchen - 100 Stück
- Satésauce - 3 Gläser
- Süße Chilisauce - 3 Flaschen
- Knoblauchsoße - 3 Flaschen
- Ketjap manis - 2 Flaschen
- Mini-Donuts - 120 Stück
- Brownies - 120 Stück
- Macarons - 120 Stück
- Sahnegebäck - 120 Stück
- Schokolade - 4 Kilo
- Süßigkeitenmix - 6 Kilo
- Kekse - 8 Packungen
- Glutenfreie Kekse - 3 Packungen
- Vegane Brownies - 30 Stück
- Allergenkärtchen - 30 Stück
- Kaffeefilter - 2 Packungen
- Cocktailspieße - 500 Stück
- Holz-Saté-Spieße - 300 Stück
- Aluminiumfolie - 3 Rollen
- Frischhaltefolie - 3 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Müllbeutel - 4 Rollen
- Müllsäcke für Glas - 2 Rollen
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Geschirrspültabs - 60 Stück
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 6 Spender
- Papierhandtücher - 12 Packungen
- Reinigungshandschuhe - 12 Paar

Tipps

Plane pro Gast einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, ein Wasserglas und – falls Wein serviert wird – ein Weinglas ein. Bei Geschirr und Gläsern sind 10 bis 15 Prozent Reserve sinnvoll, besonders bei einem langen Abend.
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit. Getränke sollten spätestens zwei bis drei Stunden vor dem Einlass gekühlt werden, damit der Service nicht während der Begrüßung ins Stocken gerät.
Besorge für jeden Sitzplatz eine Serviette und decke fünf bis zehn Prozent zusätzliche Servietten ein. Servierlöffel, Kaffeelöffel und Besteck werden oft vergessen, obwohl sie spätestens beim Buffet und beim Dessert gebraucht werden.
Plane pro Tisch eine Tischdecke, einen Tischläufer und eine gut lesbare Tischnummer ein. Vasen, Kunstblumen, Batterielichter und Girlanden sollten am Vortag bereitliegen, damit am Veranstaltungstag nur noch dekoriert werden muss.
Stelle mindestens einen Abfallbehälter im Essbereich und einen weiteren in der Nähe des Getränkeservices auf. Ein Garderobenständer, Hocker sowie Willkommensschild und Wegweiser sollten vor dem Einlass aufgebaut und aus der Eingangsperspektive geprüft werden.

Häufige Fragen

Wie viel Geschirr brauche ich für ein Gala?: Plane je Gast einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, ein Wasserglas und bei Weinservice ein Weinglas ein. Kaufe oder leihe zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve ein, damit Bruch und Nachschub abgedeckt sind.
Wie viele Getränke brauche ich pro Gast beim Gala?: Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen. Für jede weitere Stunde kommen etwa ein bis zwei Getränke pro Gast hinzu; Wasser sollte unabhängig davon jederzeit verfügbar sein.
Wann muss ich die Gala-Dekoration einkaufen?: Besorge Dekoration, Beschilderung und Tischtextilien spätestens drei bis fünf Tage vor dem Gala. Batterielichter, Fotowand, Ballonständer und Fotoprops sollten am Vortag vollständig geprüft und sortiert werden.
Wie viele Stühle und Tische brauche ich für ein Gala?: Plane für jede angemeldete Person einen Stuhl und ergänze fünf bis zehn Prozent Reserve. Die Anzahl der rechteckigen Tische und Buffetische hängt vom Raum und vom Sitzplan ab; stelle Buffet- und Getränkeflächen so auf, dass mindestens ein Meter Durchgang frei bleibt.

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