LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Freiwilligenfest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Freiwilligenfest würdigt viele Menschen gleichzeitig – und braucht deshalb mehr Abstimmung als ein privates Fest. Lege zuerst Datum, Programm und Location fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Catering und Material. Am Veranstaltungstag helfen ein klarer Aufbauplan, kalte Getränke und ein vorbereitetes Buffet dabei, dass die Helferinnen und Helfer nicht dauerhaft mit Organisation beschäftigt sind.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Festlocation reservieren

  • Catering und Material reservieren

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Erinnerung an Gäste senden

  • Endgültige Gästezahl festlegen

    2 Personen

  • Raumaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Musik und Playlist auswählen

    2 Personen

  • Programm und Quiz vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke und Kühlprodukte abholen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Obst und Gemüse schneiden

    2 Personen

  • Brötchen und Belag bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffet und Getränkestation einrichten

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Quiz- und Spielmaterial bereitstellen

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Letzte Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee ausschenken

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Begrüßungswort übernehmen

  • Quiz moderieren

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Gebäck und Kaffee servieren

    2 Personen

  • Musik organisieren

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Abfall zwischendurch entfernen

    2 Personen

  • Verabschiedung der Gäste begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste gekühlt aufbewahren

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tonanlage ausschalten

  • Abfall sammeln und trennen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Geliehenes Material prüfen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe verstauen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 55
  • BuffetischeAnz. 3
  • GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 50
  • GläserAnz. 80
  • WeingläserAnz. 60
  • MesserAnz. 60
  • GabelnAnz. 60
  • LöffelAnz. 60
  • ServierlöffelAnz. 10

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 3
  • FlaschenöffnerAnz. 3

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 60
  • StifteAnz. 20

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • LED-LampenAnz. 6

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 6

Spielmaterial

  • QuizformulareAnz. 60
  • Stifte für QuizAnz. 60
  • PreiseAnz. 10

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schicke die Einladungen früh genug und setze eine konkrete Rückmeldefrist, damit du die endgültige Gästezahl spätestens einige Tage vor dem Fest festlegen kannst. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und sende kurz vor dem Termin eine Erinnerung.
  • Plane Raumaufteilung und Sitzplätze vor dem Aufbau. Rechne neben Tischen und Stühlen auch Platz für Buffet, Getränkestation, Garderobe und Quiz oder andere Programmpunkte ein.
  • Kläre Catering und Leihmaterial nicht erst beim Einkauf. Prüfe Teller, Gläser, Besteck, Serviergeschirr, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Kühlmöglichkeiten mindestens eine Woche vorher auf Anzahl und Zustand.
  • Bereite Snacks, geschnittenes Obst und Gemüse sowie Brötchen und Belag so weit wie möglich vor. Getränke und Kühlprodukte holst du am besten am selben Tag ab und stellst sie rechtzeitig kalt.
  • Lege für den Veranstaltungstag eine Reihenfolge mit Uhrzeiten fest: Location öffnen, Tische und Stühle aufstellen, Buffet und Getränkestation einrichten, Namensschilder auslegen und Musik oder Playlist testen. Verlängerungskabel und Lautsprecher gehören in diese letzte Materialprüfung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Freiwilligenfest planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor dem Fest verschickt werden, damit Rückmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig eingehen.
Wann muss die endgültige Gästezahl feststehen?
Lege die Zahl spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Freiwilligenfest fest. So kannst du Catering, Geschirr, Getränke, Sitzplätze und Namensschilder passend vorbereiten.
Wie viele Getränke braucht man für ein Freiwilligenfest?
Plane für die erste Stunde ungefähr 2 bis 3 Getränke pro Person und danach etwa 1 bis 2 Getränke pro Stunde. Bei warmem Wetter oder einem langen Programm solltest du zusätzlich Wasser und Kühlmöglichkeiten einrechnen.
Was muss am Tag des Freiwilligenfests zuerst erledigt werden?
Öffne die Location etwa 2 bis 3 Stunden vor Beginn. Stelle zuerst Tische, Stühle und Buffet auf, richte danach Getränke und Geschirr ein und prüfe anschließend Musik, Programm, Namensschilder und Technik.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!