Checklist voor een goed georganiseerd vrijwilligersfeest

Een vrijwilligersfeest draait om waardering, maar de voorbereiding vraagt dezelfde precisie als elk ander groepsfeest. Leg eerst datum, programma en locatie vast en werk daarna toe naar het definitieve aantal gasten. Verzamel dieetwensen op tijd, reserveer catering en materiaal en stuur vlak voor het feest een herinnering. Op de dag zelf voorkom je vertraging door dranken te koelen, hapjes voor te bereiden en tafels, stoelen, buffet en drankpunt vooraf in te delen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Feestlocatie reserveren
Catering en materiaal reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering aan gasten sturen
Definitief aantal gasten bepalen
2 personen
Indeling van de ruimte maken
2 personen
Muziek en afspeellijst kiezen
2 personen
Programma en quiz voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken en gekoelde producten ophalen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Groenten en fruit snijden
2 personen
Broodjes en beleg klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Quiz en spelmateriaal klaarleggen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Aanwezigheid registreren
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
Quiz begeleiden
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Diner serveren
4 personen
Gebak en koffie serveren
2 personen
Muziek verzorgen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleend materiaal controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 80
Wijnglazenaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Kurkentrekkersaantal 3
Flessenopenersaantal 3

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Pennenaantal 20

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Spelmateriaal

Quizformulierenaantal 60
Pennen voor quizaantal 60
Prijzenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag bij de aanmelding meteen naar dieetwensen en sluit de inschrijving enkele dagen vóór het feest. Zo kun je het definitieve aantal gasten aan de catering doorgeven en passende hapjes voorzien.
Stuur ongeveer een week vooraf een herinnering met begintijd, programma en eventuele praktische informatie. Controleer daarna opnieuw wie daadwerkelijk komt, zodat je niet te ruim inkoopt.
Plan de opbouw vóór de ontvangst van de gasten. Zet tafels en stoelen eerst neer, richt daarna het buffet en drankpunt in en leg naamkaartjes klaar voordat de eerste vrijwilligers binnenkomen.
Zet gekoelde dranken enkele uren voor aanvang koud en haal dranken en andere gekoelde producten op tijd op. Controleer ook koelboxen, verlengkabels, stekkerdozen en de Bluetoothspeaker vóór je de locatie opent.
Maak het programma compact genoeg voor een feestelijke avond: combineer een korte quiz of bedankmoment met vrije tijd. Leg muziek, afspeellijst en quiz vooraf klaar, zodat niemand tijdens het feest nog moet zoeken of improviseren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vrijwilligersfeest organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur minstens 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je aanmeldingen en dieetwensen tijdig kunt verwerken.
Wanneer moet ik het definitieve aantal gasten doorgeven?: Bepaal het definitieve aantal gasten enkele dagen vóór het feest, nadat de aanmeldtermijn is verstreken. Geef dit aantal direct door aan de catering en pas je boodschappen en tafelindeling erop aan.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een vrijwilligersfeest?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Zorg naast alcoholische dranken ook voor water, frisdrank en koffie of thee.
Wanneer moet ik de zaal opbouwen voor het vrijwilligersfeest?: Reserveer minimaal 2 uur vóór aanvang voor de opbouw. In die tijd kun je tafels en stoelen plaatsen, het buffet en drankpunt inrichten, dranken koud zetten en materialen zoals servies, bestek en muziek controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.