La checklist pour organiser une fête des bénévoles

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Envoyez les invitations assez tôt pour obtenir les inscriptions et les besoins alimentaires avant de confirmer le nombre final d’invités. Prévoyez un rappel quelques jours avant la fête.
• Ne commandez pas le repas uniquement selon le nombre de réponses initiales : arrêtez le chiffre définitif après le traitement des inscriptions, puis vérifiez les régimes et allergies recueillis.
• Réservez ensemble le lieu, la restauration et le matériel. Les tables, chaises, tables de buffet et portants sont souvent disponibles en quantité limitée et doivent être vérifiés avant le jour J.
• Contrôlez le matériel avant l’arrivée des invités : vaisselle, ustensiles de service, machines à café, bouilloires, glacières, rallonges et multiprises. Mettez les boissons au frais suffisamment tôt pour qu’elles soient prêtes au service.
• Préparez la salle en séparant clairement le buffet, le point boissons et l’espace d’animation. Installez les tables et les chaises avant d’ouvrir le lieu, puis gardez le programme et le quiz accessibles pour éviter les temps morts.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête des bénévoles ?

Envoyez-les au moins 3 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement afin de confirmer les quantités, les besoins alimentaires et le nombre final d’invités.

Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?

Bloquez au minimum 2 heures avant l’arrivée des invités pour installer les tables, les chaises, le buffet et le point boissons. Ajoutez 30 minutes si vous devez aussi préparer les sandwiches, couper les fruits et légumes ou décorer la salle.

Quand acheter les boissons et les produits réfrigérés ?

Faites les courses après avoir défini le nombre final d’invités. Récupérez les boissons et les produits réfrigérés le jour même ou au plus tard la veille, puis placez les boissons au frais dès leur arrivée.

Que faut-il vérifier avant d’ouvrir le lieu ?

Prévoyez une vérification finale 30 minutes avant l’ouverture : matériel installé, vaisselle et ustensiles disponibles, playlist prête, badges préparés, café et eau accessibles, et buffet correctement approvisionné.