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Fotografie-Workshop organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Fotografie-Workshop steht und fällt mit guter Vorbereitung: Raum, Programm, Technik und Teilnehmende müssen in der richtigen Reihenfolge zusammenpassen. Plane die Anmeldung früh, damit du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und Einverständniserklärungen rechtzeitig klären kannst. Besonders oft werden geladene Akkus, leere Speicherkarten, ein Modell für die Übungssitzung und ein getesteter Projektor vergessen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum Empfang am Workshop-Tag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Raum reservieren

  • Lehrer und Assistent festlegen

  • Workshopprogramm ausarbeiten

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste bestätigen

  • Programm und Route mailen

  • Modell für Übungssitzung organisieren

  • Einverständniserklärungen vorbereiten

  • Arbeitsblätter ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Ausstattung inventarisieren

    2 Personen

  • Akkus vollständig aufladen

  • Speicherkarten löschen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Technikpräsentation testen

    2 Personen

  • Raum öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Fotografieecken einrichten

    2 Personen

  • Projektor und Laptop anschließen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Programm und Sicherheitsregeln erläutern

  • Kameraeinstellungen demonstrieren

  • Grundübungen anleiten

    3 Personen

  • Kaffeepause servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Lichtaufbau demonstrieren

    2 Personen

  • Porträtsession begleiten

    3 Personen

  • Buffet und Pause servieren

    2 Personen

  • Fotos gemeinsam besprechen

    2 Personen

  • Nachtfotografie demonstrieren

    2 Personen

  • Fragen und Abschluss übernehmen

Nachbereitung

  • Ausrüstung sicher zusammenstellen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Speicherkarten sichern

  • Teilnehmerfotos sichern

  • Dankesmail und Fotos versenden

  • Geliehene Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 24
  • TischdeckeAnz. 4

Ausstattung

  • DigitalkamerasAnz. 6
  • KamerastativeAnz. 8
  • StudiolampenAnz. 3
  • SoftboxenAnz. 2
  • ReflektorschirmeAnz. 4
  • FunkblitzeAnz. 3
  • ObjektiveAnz. 8
  • ErsatzakkusAnz. 12
  • SpeicherkartenAnz. 12
  • AkkuladegeräteAnz. 8
  • Laptop
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Gaffa-TapeAnz. 2

Dekoration

  • HintergrundtücherAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 2
  • WäscheklammernAnz. 24

Büro

  • NamensschilderAnz. 24
  • StifteAnz. 30
  • NotizblöckeAnz. 24
  • ArbeitsblätterAnz. 24
  • EinverständniserklärungenAnz. 24
  • OrdnerAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 30
  • TrinkgläserAnz. 30
  • TellerAnz. 30
  • BestecksetsAnz. 30

Küche

  • Kaffeemaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 2
  • ServiertablettsAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Raum und lege Lehrkraft sowie Assistenz früh fest. Plane zusätzlich Zeit für Aufbau und Techniktest ein – idealerweise mindestens 60 Minuten vor dem Eintreffen der Teilnehmenden.
  • Schließe die Anmeldung nicht erst am Vortag ab. Bestätige die Teilnehmerliste einige Tage vorher und verschicke Programm und Route spätestens 48 Stunden vor dem Workshop.
  • Prüfe die Fotoausrüstung am Vortag vollständig: Kameras, Objektive, Stative, Lampen, Softboxen, Reflektorschirme, Funkblitze, Ersatzakkus und Speicherkarten gehören zusammen an einen festgelegten Packplatz.
  • Bereite Modell, Arbeitsblätter und Einverständniserklärungen vor der letzten Aufbauphase vor. Lege Namensschilder, Stifte und Notizblöcke am Empfangstisch aus, damit die Registrierung nicht den Workshopbeginn verzögert.
  • Richte mehrere Fotoecken mit Hintergrundtüchern, Kleiderständer und Wäscheklammern ein und sichere Verlängerungskabel mit Gaffa-Tape. Teste anschließend Technikpräsentation, Laptop, Projektor und Leinwand, bevor Kaffee und Tee bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Fotografie-Workshop organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Raum, Lehrkraft und Programm. Den Anmeldeschluss solltest du etwa 7 Tage vor dem Termin setzen, damit Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und Unterlagen noch geprüft werden können.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Fotografie-Workshop?
Plane mindestens 60 bis 90 Minuten für Tische, Stühle, Empfangstisch, Fotoecken und Technik ein. Für einen Workshop mit mehreren Lichtaufbauten sind 2 Stunden Aufbauzeit sicherer.
Was muss ich am Tag vor dem Fotografie-Workshop prüfen?
Lade alle Akkus vollständig auf, lösche oder formatiere die Speicherkarten und kontrolliere Kameras, Objektive, Stative und Lichttechnik. Teste außerdem Laptop, Projektor und Präsentation mindestens einmal komplett.
Wann sollte ich Einverständniserklärungen für das Modell vorbereiten?
Bereite die Formulare spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Workshop vor und kläre, wer sie unterschreibt. Lege am Veranstaltungstag gedruckte Exemplare am Empfang bereit, bevor die Übungssitzung beginnt.

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