Einkaufsliste für eine Fotoausstellung

Für eine Fotoausstellung brauchst du mehr als Fotoabzüge und Bilderrahmen. Plane die Präsentation, den Empfang und die Bewirtung gemeinsam, damit am Veranstaltungstag nichts fehlt. Bestelle Rahmen, Passepartouts und Abzüge erst, wenn Formate und Stückzahlen je Motiv feststehen. Für die letzten Vorbereitungen gehören außerdem Beschriftungen, Montagezubehör, Beleuchtung und ausreichend Gläser zum Einkaufsplan.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 6
StühleAnz. 30
Empfangstisch
AusstellungspodesteAnz. 6
KleiderständerAnz. 2

Präsentation

BilderrahmenAnz. 40
FotoabzügeAnz. 40
PassepartoutsAnz. 40
EtikettenhalterAnz. 40
WandhakenAnz. 80
Abnehmbares MontagebandAnz. 4
Gästebuch
KugelschreiberAnz. 6
KlemmbretterAnz. 2
NamensschilderAnz. 70
InfotafelnAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6

Geschirr

WeingläserAnz. 80
WassergläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 40
TortenplattenAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServierschalenAnz. 8
ServiertablettsAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
ServierzangenAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 6
VasenAnz. 6

Reinigung

BesenAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 12

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Teesortiment - 2 Kartons
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Packung
- Milch - 4 Liter
- Hafermilch - 2 Liter
- Stilles Mineralwasser - 8 Flaschen
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 8 Flaschen
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Flaschen
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rotwein - 4 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Bier - 48 Flaschen
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Salzige Kekse - 4 Packungen
- Oliven - 4 Gläser
- Nussmix - 3 Tüten
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 40 Stück
- Mini-Quiches - 80 Stück
- Wrap-Röllchen - 80 Stück
- Käsewürfel - 2 kilo
- Baguettes - 8 Stück
- Hummus - 4 Schalen
- Frischkäse - 4 Becher
- Butter - 2 Packungen
- Kuchen - 6 Stück
- Apfelkuchen - 4 Stück
- Glutenfreie Kekse - 3 Packungen
- Vegane Muffins - 24 Stück
- Papierservietten - 200 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 3 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Handseife - 4 Flaschen

Tipps

Bestelle Fotoabzüge, Passepartouts und Rahmen erst nach der endgültigen Festlegung von Format und Stückzahl. Rechne pro ausgestelltem Foto mit einem passenden Rahmen und bestelle einige zusätzliche Etikettenhalter für Änderungen vor Ort.
Plane für jeden Ausstellungsbereich mindestens einen LED-Spot ein und prüfe die Kabellängen vor dem Aufbau. Nimm abnehmbares Montageband und Wandhaken als Reserve mit, weil sich Positionen beim Einrichten häufig noch ändern.
Richte am Empfang einen Tisch mit Gästebuch, Kugelschreibern, Klemmbrettern und Namensschildern ein. Halte mindestens 10 Prozent mehr Namensschilder und Ausdrucke bereit als ursprünglich angemeldete Gäste.
Für den Empfang brauchst du getrennte Gläser für Wein und Wasser sowie Kaffeetassen. Bei 30 Gästen sind mindestens 36 Gläser je Getränkesorte sinnvoll, wenn nicht laufend gespült werden kann.
Kühle Getränke spätestens zwei Stunden vor Beginn und sortiere Materialien nach Raum. Kühlboxen, Serviertabletts, Servierschalen und Servierzangen werden sonst leicht erst beim Eindecken gesucht.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Fotoausstellung?: Du brauchst vor allem Fotoabzüge, Bilderrahmen, Passepartouts, Etikettenhalter, Wandhaken und Montageband. Für Empfang und Bewirtung kommen außerdem ein Empfangstisch, Gästebuch, Namensschilder, Gläser, Geschirr und Kühlboxen dazu.
Wie viele Bilderrahmen brauche ich für eine Fotoausstellung?: Plane einen Rahmen pro ausgestelltem Foto und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein. Bei 40 Fotos sind das 44 Rahmen, sofern alle Bilder dasselbe Format haben.
Wie viele Gläser brauche ich für 30 Gäste?: Rechne mit mindestens 36 Weingläsern und 36 Wassergläsern, wenn während der Ausstellung nicht gespült wird. Für Kaffee solltest du zusätzlich 33 bis 36 Tassen einplanen.
Wann sollte ich Material für eine Fotoausstellung einkaufen?: Bestelle Abzüge und Rahmen, sobald Formate und Stückzahlen feststehen, idealerweise mindestens zwei bis drei Wochen vor der Ausstellung. Verbrauchsmaterial, Getränke und frische Bewirtung erledigst du in den letzten zwei bis drei Tagen.

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