Einkaufsliste für eine Fotoausstellung

Für eine Fotoausstellung brauchst du mehr als Ausdrucke und Rahmen. Besucherführung, Beschriftungen, Beleuchtung, Technik und der sichere Transport der Fotos müssen zusammenpassen. Plane die Einkaufsliste erst, wenn Formate und Stückzahlen der Bilder feststehen. So kaufst du nicht zu wenig Befestigungsmaterial und hast am Eröffnungstag trotzdem keine überzähligen Möbel oder Kabel im Weg.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 40
BarhockerAnz. 4
Registrierungstisch
Infotisch
CateringtischAnz. 2
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 4

Präsentation

AusstellungswändeAnz. 12
BilderrahmenAnz. 40
PassepartoutsAnz. 40
FotohakenAnz. 50
AufhängeschienenAnz. 24
BeschriftungskartenAnz. 40
InfotafelnAnz. 4
FotopaneeleAnz. 4
PortfoliohalterAnz. 4
Kunststoff-SchutzbezügeAnz. 40
VerpackungskartonAnz. 40
LuftpolsterfolieAnz. 2

Ausstattung

LED-SpotsAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 12
Mikrofon
LautsprecherAnz. 2
Mikrofonständer
Laptop
Präsentationsbildschirm
PowerbanksAnz. 2
TaschenlampenAnz. 2

Geschirr

GläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 50
TeegläserAnz. 30
TortenplattenAnz. 80
TeelöffelAnz. 50
ServierplattenAnz. 6
ServierzangenAnz. 6

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
WasserkannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
KühlelementeAnz. 12

Dekoration

EingangsschilderAnz. 2
WegweiserAnz. 6
TischdeckenAnz. 4
BlumenarrangementsAnz. 4
KlebestiftAnz. 4
AbsperrbandAnz. 2

Registrierung

AnwesenheitslistenAnz. 4
StifteAnz. 20
NamensschilderAnz. 100
BadgehalterAnz. 20
Gästebuch
ArmbänderAnz. 100

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 3

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Teebeutel - 100 Stück
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Halbvolle Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Zucker - 2 Kilogramm
- Süßstoff - 1 Packung
- Zitronen - 12 Stück
- Stilles Wasser - 48 Flaschen
- Sprudelwasser - 24 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Ice tea - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Bitter Lemon - 6 Flaschen
- Eiswürfel - 10 kilogram
- Butter - 500 Gramm
- Baguettes - 12 Stück
- Vollkornbrot - 6 Brote
- Hummus - 1,5 Kilogramm
- Frischkäse - 1 Kilogramm
- Junger Käse - 1,5 Kilogramm
- Brie - 1 Kilogramm
- Geräuchertes Hähnchenbrustfilet - 750 Gramm
- Vegetarische Tapenade - 750 Gramm
- Gurken - 8 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilogramm
- Trauben - 2 Kilogramm
- Äpfel - 30 Stück
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Salzstangen - 4 Tüten
- Gemischte Nüsse - 4 Tüten
- Mini-Kekse - 6 Packungen
- Brownies - 80 Stück
- Servietten - 300 Stück
- Pappbecher - 100 Stück
- Holzrührstäbchen - 150 Stück
- Cocktailspieße - 200 Stück
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Müllsäcke - 40 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Geschirrspültabs - 30 Stück
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Handseife - 3 Flaschen
- Desinfektionstücher - 4 Packungen
- Papierhandtücher - 6 Packungen

Tipps

Bestelle Rahmen, Passepartouts und Fotohaken erst nach der endgültigen Festlegung von Fotoformaten und Stückzahlen. Rechne zusätzlich mit etwa 10 % Ersatzmaterial, damit ein beschädigter Haken oder ein fehlendes Passepartout nicht die Hängung verzögert.
Plane für jedes ausgestellte Foto eine eigene Beschriftungskarte ein und drucke einige zusätzliche Karten für Korrekturen oder Ersatz. Lege außerdem Infotafeln und Wegweiser an den Stellen bereit, an denen Besucher den Ausstellungsraum betreten oder abbiegen.
Prüfe die Beleuchtung vor dem Einkauf vor Ort: LED-Spots brauchen passende Verlängerungskabel und Kabelmatten. Miss die Wege aus und sichere jedes Kabel, das eine Laufstrecke kreuzt, bevor die Ausstellung geöffnet wird.
Für Eröffnung, Anmeldung und Catering brauchst du getrennte Ablageflächen. Stelle Registrierungstisch, Infotisch und Cateringtisch so auf, dass mindestens ein Durchgang frei bleibt und sich keine Warteschlange vor den Bildern bildet.
Verpacke die Fotos für den Transport einzeln mit Luftpolsterfolie und passenden Verpackungskartons. Beschrifte die Kartons nach Raum oder Hängungsplan und kontrolliere die Bilderlisten, bevor du sie zum Ausstellungsort bringst.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Fotoausstellung?: Neben den Fotos gehören Rahmen, Passepartouts, Fotohaken, Aufhängeschienen und Beschriftungskarten auf die Einkaufsliste. Für den Betrieb kommen LED-Spots, Verlängerungskabel, Kabelmatten, Mikrofon, Lautsprecher und ein Laptop hinzu. Mobiliar wie Registrierungstisch, Infotisch, Cateringtisch und Abfallbehälter wird häufig zu spät eingeplant.
Wie viele Bilderrahmen brauche ich für eine Fotoausstellung?: Du brauchst mindestens einen Rahmen pro ausgestelltem Foto, sofern alle Bilder gerahmt präsentiert werden. Ermittle die Zahl erst nach der Festlegung von Formaten und Stückzahlen und bestelle etwa 10 % zusätzliche Rahmen oder eine passende Ersatzlösung für Transportschäden.
Wie viel Befestigungsmaterial brauche ich für 50 Fotos?: Plane mindestens 50 Fotohaken beziehungsweise Befestigungspunkte ein, bei schweren Rahmen entsprechend mehr. Kaufe zusätzlich etwa 10 % Reserve, also rund 55 Haken, und prüfe vor der Eröffnung jeden Befestigungspunkt an der tatsächlichen Wand.
Wann sollte ich Technik und Beleuchtung für die Ausstellung besorgen?: Beschaffe oder reserviere LED-Spots, Kabel, Mikrofon, Lautsprecher, Laptop und Präsentationsbildschirm spätestens 7 Tage vor der Eröffnung. Teste die komplette Technik im Ausstellungsraum mindestens 1 Tag vorher, damit fehlende Adapter oder zu kurze Kabel noch ersetzt werden können.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.