Eine Foto-Rallye Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Foto-Rallye entscheidet die Vorbereitung darüber, ob die Teams später problemlos losziehen. Lege zuerst Datum, Treffpunkt und Route fest, prüfe danach Sicherheit und Fotostationen und entwickle erst dann Aufgaben und Regeln. Plane genügend Zeit für Anmeldungen, Teamaufteilung und den Druck der Spielunterlagen ein. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Registrierungsbereich, fertige Startpakete und gut sichtbare Wegweiser.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Route und Fotostandorte festlegen
3 Personen
- 3
Aufgaben für die Schnitzeljagd erstellen
2 Personen
- 4
Route auf Sicherheit prüfen
2 Personen
- 5
Teams und Spielregeln ausarbeiten
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Preise und Materialien reservieren
- 10
Teilnehmerliste finalisieren
- 11
Teams zusammenstellen
2 Personen
- 12
Teilnehmerinformationen versenden
- 13
Route erneut abgehen
2 Personen
- 14
Aufgaben und Wertungsbögen drucken
2 Personen
- 15
Startpakete pro Team zusammenstellen
3 Personen
- 16
Pfeile und Wegweiser machen
2 Personen
- 17
Preise verpacken
- 18
Einkaufen gehen
2 Personen
- 19
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 20
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 21
Ort und Wegweiser aufstellen
3 Personen
- 22
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 23
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 24
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 25
Startpakete bereitlegen
2 Personen
- 26
Technik und Beleuchtung testen
2 Personen
Event
- 27
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 28
Teams registrieren
2 Personen
- 29
Spielregeln erklären
- 30
Start der Foto-Schnitzeljagd begleiten
2 Personen
- 31
Fragen der Teams beantworten
2 Personen
- 32
Route und Zwischenpunkte kontrollieren
3 Personen
- 33
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 34
Snacks servieren
2 Personen
- 35
Abgegebene Fotos sammeln
2 Personen
- 36
Fotos und Ergebnisse kontrollieren
3 Personen
- 37
Buffet und Dessert servieren
3 Personen
- 38
Gewinner bekanntgeben
- 39
Preise überreichen
2 Personen
- 40
Lockeren Umtrunk begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 41
Wegweiser einsammeln
3 Personen
- 42
Müll sammeln und sortieren
3 Personen
- 43
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
- 44
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 45
Location reinigen
3 Personen
- 46
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
- 47
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 48
Fotos und Ergebnisse archivieren
- 49
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 45
- Registrierungstisch
- AbfallbehälterAnz. 4
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 4
- PowerbanksAnz. 8
- LadekabelAnz. 12
- LaptopsAnz. 2
- USB-SticksAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
- LED-LaternenAnz. 6
Spielmaterial
- KlemmbretterAnz. 12
- StifteAnz. 60
- WertungsbögenAnz. 15
- AufgabenkartenAnz. 15
- RoutenpläneAnz. 15
- TeamaufkleberAnz. 60
- UmschlägeAnz. 20
- KegelAnz. 12
- StoppuhrenAnz. 4
- PreiseAnz. 12
- WegweiserAnz. 25
- PfeileAnz. 30
- MarkerAnz. 12
- TackerAnz. 2
- KlebebandrollenAnz. 6
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- WimpelkettenAnz. 6
- TischdeckenAnz. 6
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 50
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 50
- Wiederverwendbare GläserAnz. 60
- TassenAnz. 30
- BestecksetsAnz. 50
Küche
- ServierlöffelAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ScherenAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 6
Reinigung
- SpülwanneAnz. 2
- SpülbürstenAnz. 3
- PutzlappenAnz. 12
- Besen und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Gehe die Route mindestens zweimal ab: einmal bei der Planung und ein zweites Mal kurz vor dem Termin. Prüfe dabei nicht nur die Fotostationen, sondern auch Baustellen, schlecht erkennbare Abzweigungen und sichere Wartepunkte.
- Lege die Teamgröße vor dem Versand der Einladungen fest. So kannst du Anmeldungen, Ernährungswünsche und die spätere Einteilung übersichtlich bearbeiten, statt am Veranstaltungstag spontan Gruppen umzubauen.
- Packe für jedes Team ein vollständiges Startpaket in einen eigenen Umschlag. Es sollte Aufgabenkarten, Routenplan, Klemmbrett, Stifte, Wertungsbogen und die Teamkennzeichnung enthalten.
- Drucke Aufgaben und Wertungsbögen nicht erst am Vorabend. Plane mindestens drei Tage für den Druck, einen Probelauf und das Korrigieren unklarer Aufgaben oder fehlender Seiten ein.
- Richte den Registrierungstisch mindestens 45 Minuten vor dem Start ein. Lege Startpakete alphabetisch oder nach Teamnummern bereit und stelle Wegweiser, Pfeile, Klebeband und Marker für die letzte Beschilderung griffbereit.
Häufige Fragen
- Wie lange dauert die Vorbereitung einer Foto-Rallye?
- Für eine kleine Foto-Rallye solltest du mindestens zwei bis drei Wochen einplanen. Route, Aufgaben, Anmeldungen und Materialien brauchen meist mehr Zeit als der eigentliche Aufbau.
- Wie viele Aufgaben braucht eine Foto-Rallye?
- Plane etwa 8 bis 12 Aufgaben pro Team für eine Rallye von zwei bis drei Stunden. Ergänze einen Zeitpuffer von mindestens 15 Minuten, damit einzelne Teams nicht wegen einer knappen Station aus dem Ablauf geraten.
- Wann sollte man die Einladungen zur Foto-Rallye verschicken?
- Verschicke die Einladungen idealerweise drei bis vier Wochen vorher. Bitte um eine verbindliche Anmeldung spätestens sieben Tage vor dem Termin, damit Teams, Verpflegung und Startpakete feststehen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Tag der Foto-Rallye?
- Rechne mit mindestens 90 Minuten für Tische, Registrierung, Dekoration, Wegweiser und Startpakete. Getränke sollten etwa 30 bis 60 Minuten vor Beginn gekühlt bereitstehen.
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