Zo organiseer je een fotozoektocht

Een fotozoektocht staat of valt met een duidelijke route, opdrachten die uitvoerbaar zijn en een strakke start. Leg eerst datum, locatie en fotolocaties vast; werk daarna de spelregels en teams uit. Controleer de route minimaal twee keer op veiligheid en bereikbaarheid. Pas daarna regel je uitnodigingen, materialen, prijzen en catering. Op de dag zelf moeten registratie, startpakketten, routebordjes en scoreformulieren klaarstaan voordat de eerste deelnemers arriveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Route en fotolocaties bepalen
3 personen
3
Opdrachten voor de zoektocht maken
2 personen
4
Route op veiligheid controleren
2 personen
5
Teams en spelregels uitwerken
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Prijzen en materialen reserveren
10
Deelnemerslijst definitief maken
11
Teams samenstellen
2 personen
12
Deelnemersinformatie versturen
13
Route opnieuw nalopen
2 personen
14
Opdrachten en scoreformulieren printen
2 personen
15
Startpakketten per team samenstellen
3 personen
16
Pijlen en routebordjes maken
2 personen
17
Prijzen inpakken
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Dranken koud zetten
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Locatie en routebordjes klaarzetten
3 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
23
Decoratie ophangen
2 personen
24
Registratietafel inrichten
2 personen
25
Startpakketten klaarleggen
2 personen
26
Techniek en verlichting testen
2 personen

Event

27
Deelnemers ontvangen
3 personen
28
Teams registreren
2 personen
29
Speluitleg geven
30
Start van de fotozoektocht begeleiden
2 personen
31
Vragen van teams beantwoorden
2 personen
32
Route en tussenpunten controleren
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Hapjes serveren
2 personen
35
Ingeleverde foto’s verzamelen
2 personen
36
Foto’s en scores controleren
3 personen
37
Buffet en dessert serveren
3 personen
38
Winnaars bekendmaken
39
Prijzen uitreiken
2 personen
40
Vrije borrel begeleiden
2 personen

Nazorg

41
Routebordjes ophalen
3 personen
42
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
43
Servies en glazen afwassen
3 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
45
Locatie schoonmaken
3 personen
46
Overgebleven eten verpakken
2 personen
47
Geleende materialen retourneren
2 personen
48
Foto’s en uitslagen archiveren
49
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Powerbanksaantal 8
Oplaadkabelsaantal 12
Laptopsaantal 2
USB-sticksaantal 3
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
LED-lantaarnsaantal 6

Spelmateriaal

Klembordenaantal 12
Pennenaantal 60
Scoreformulierenaantal 15
Opdrachtkaartenaantal 15
Routekaartenaantal 15
Teamstickersaantal 60
Enveloppenaantal 20
Pionnenaantal 12
Stopwatchesaantal 4
Prijzenaantal 12
Routebordjesaantal 25
Pijlenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Nietmachinesaantal 2
Plakbandrollenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare glazenaantal 60
Mokkenaantal 30
Besteksetsaantal 50

Keuken

Opscheplepelsaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Scharenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route voordat je opdrachten schrijft. Kies per team voldoende fotolocaties en loop de volledige route binnen dezelfde week nogmaals na; controleer ook kruisingen, smalle paden en plekken waar routebordjes mogen staan.
Maak per team één startpakket met routekaart, opdrachtkaarten, scoreformulier, klembord, pennen en eventueel een powerbank. Leg de pakketten op volgorde van team klaar, zodat registratie niet ophoudt.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld starttijd, verzamelplek, verwachte duur, kledingadvies, telefoonbenodigdheden, spelregels en een contactpersoon voor onderweg.
Regel de techniek vóór de wedstrijddag. Test laptops, USB-sticks, oplaadkabels en powerbanks; neem per team minstens één extra oplaadkabel mee en leg verlengsnoeren en stekkerdozen bij de registratie klaar.
Tel niet alleen deelnemers, maar ook praktische verbruiksmaterialen. Leg per team minimaal één scoreformulier en twee pennen klaar, en neem extra exemplaren, plakband, nietmachines en routepijlen mee voor herstel onderweg.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een fotozoektocht?: Reken voor de zoektocht zelf meestal op 1,5 tot 3 uur. Plan daarnaast ongeveer 30 minuten voor registratie en uitleg en 30 tot 45 minuten voor het verzamelen van scores en de prijsuitreiking.
Hoeveel opdrachten heeft een fotozoektocht nodig?: Voor een route van ongeveer 2 uur werken 10 tot 15 opdrachten meestal goed. Plan per opdracht gemiddeld 8 tot 12 minuten, inclusief lopen, fotograferen en het invullen van het scoreformulier.
Wanneer moet ik de route van een fotozoektocht controleren?: Controleer de route eerst bij het maken van de opdrachten en nogmaals 3 tot 7 dagen voor het evenement. Loop op de dag zelf minstens 60 minuten voor de start langs de belangrijkste fotolocaties en plaats dan pas de routebordjes en pijlen.
Hoeveel deelnemers kunnen in één team bij een fotozoektocht?: Houd 3 tot 5 deelnemers per team aan. Bij meer dan 5 mensen wordt samenwerken onoverzichtelijk; bij minder dan 3 is een telefoon, routekaart of opdracht soms niet beschikbaar als iemand uitvalt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.