Foto-Rallye organisieren: die praktische Checkliste
Eine Foto-Rallye steht und fällt mit einer gut getesteten Route und klaren Regeln. Lege zuerst Datum, Ort und Fotostationen fest, prüfe die Strecke auf Sicherheit und verschicke dann die Einladungen. In den letzten zwei Wochen kümmerst du dich um Anmeldungen, Ernährungswünsche, Teams und Preise. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem vorbereitete Startpakete, gut sichtbare Wegweiser, einen Registrierungstisch und eine zuverlässige Lösung für Akkus und Ladegeräte.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort festlegen
2 Personen
Route und Fotostandorte festlegen
3 Personen
Aufgaben für die Schnitzeljagd erstellen
2 Personen
Route auf Sicherheit prüfen
2 Personen
Teams und Spielregeln ausarbeiten
2 Personen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Preise und Materialien reservieren
Teilnehmerliste finalisieren
Teams zusammenstellen
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
Route erneut abgehen
2 Personen
Aufgaben und Wertungsbögen drucken
2 Personen
Startpakete pro Team zusammenstellen
3 Personen
Pfeile und Wegweiser machen
2 Personen
Preise verpacken
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Ort und Wegweiser aufstellen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Startpakete bereitlegen
2 Personen
Technik und Beleuchtung testen
2 Personen
Event
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Teams registrieren
2 Personen
Spielregeln erklären
Start der Foto-Schnitzeljagd begleiten
2 Personen
Fragen der Teams beantworten
2 Personen
Route und Zwischenpunkte kontrollieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Abgegebene Fotos sammeln
2 Personen
Fotos und Ergebnisse kontrollieren
3 Personen
Buffet und Dessert servieren
3 Personen
Gewinner bekanntgeben
Preise überreichen
2 Personen
Lockeren Umtrunk begleiten
2 Personen
Nachbereitung
Wegweiser einsammeln
3 Personen
Müll sammeln und sortieren
3 Personen
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Fotos und Ergebnisse archivieren
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 45
- Registrierungstisch
- AbfallbehälterAnz. 4
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 4
- PowerbanksAnz. 8
- LadekabelAnz. 12
- LaptopsAnz. 2
- USB-SticksAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
- LED-LaternenAnz. 6
Spielmaterial
- KlemmbretterAnz. 12
- StifteAnz. 60
- WertungsbögenAnz. 15
- AufgabenkartenAnz. 15
- RoutenpläneAnz. 15
- TeamaufkleberAnz. 60
- UmschlägeAnz. 20
- KegelAnz. 12
- StoppuhrenAnz. 4
- PreiseAnz. 12
- WegweiserAnz. 25
- PfeileAnz. 30
- MarkerAnz. 12
- TackerAnz. 2
- KlebebandrollenAnz. 6
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- WimpelkettenAnz. 6
- TischdeckenAnz. 6
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 50
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 50
- Wiederverwendbare GläserAnz. 60
- TassenAnz. 30
- BestecksetsAnz. 50
Küche
- ServierlöffelAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ScherenAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 6
Reinigung
- SpülwanneAnz. 2
- SpülbürstenAnz. 3
- PutzlappenAnz. 12
- Besen und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Gehe die komplette Route mindestens zweimal ab: einmal bei der Planung und ein zweites Mal kurz vor der Rallye. Prüfe dabei Wegweiser, Fotostationen, Stolperstellen und die voraussichtliche Gehzeit.
- Schicke die Teilnehmerinformationen spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Nenne Treffpunkt, Startzeit, Dauer, Kleidung, Regeln und eine Telefonnummer für Rückfragen.
- Bereite pro Team ein vollständiges Startpaket vor: Klemmbrett, Stifte, Aufgabenkarten, Routenplan, Wertungsbogen und Teamaufkleber. Lege zusätzlich mindestens 10 Prozent Ersatzmaterial bereit.
- Plane am Registrierungstisch etwa 5 Minuten pro Team ein. Sortiere die Startpakete nach Teamnamen und halte Teilnehmerliste, Stifte sowie fehlende Unterlagen griffbereit.
- Lade Powerbanks und Geräte am Vorabend vollständig und teste jedes Ladekabel. Bei einer digitalen Foto-Rallye solltest du pro Team mindestens eine Reserve-Powerbank oder ein Ersatzgerät einplanen.
Häufige Fragen
- Wie lange dauert die Vorbereitung einer Foto-Rallye?
- Für eine kleine Rallye mit bis zu 30 Personen solltest du mindestens 3 bis 4 Wochen einplanen. Die Route und Aufgaben entstehen zuerst; Einladungen, Anmeldungen, Material und Teamaufteilung folgen danach.
- Wie viele Fotostationen braucht eine Foto-Rallye?
- Plane für eine Rallye von etwa 2 Stunden ungefähr 8 bis 12 Fotostationen ein. Rechne pro Station mit 8 bis 12 Minuten, einschließlich Weg, Aufgabe und Foto.
- Wann sollte ich die Teams für die Foto-Rallye einteilen?
- Teile die Teams 3 bis 5 Tage vor dem Termin ein, sobald die Teilnehmerliste feststeht. So kannst du Teamaufkleber, Startpakete und die Teilnehmerinformationen rechtzeitig vorbereiten.
- Wie viel Material brauche ich pro Team?
- Bereite für jedes Team ein eigenes Startpaket mit mindestens einem Klemmbrett, zwei Stiften, einem Routenplan, Aufgabenkarten und einem Wertungsbogen vor. Lege zusätzlich 10 Prozent Ersatzmaterial bereit, damit einzelne Verluste den Ablauf nicht stoppen.
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