Checklist pour organiser une chasse au trésor photo

Une chasse au trésor photo réussie repose sur un parcours clair, des épreuves testées et un matériel préparé par équipe. Commencez par fixer la date, le lieu et l’itinéraire, puis construisez les règles et les missions autour du temps disponible. Les inscriptions servent à prévoir les équipes, les besoins alimentaires et les quantités à acheter. Cette checklist de 49 tâches vous accompagne jusqu’à l’installation du départ et des panneaux le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir l'itinéraire et les lieux photo
3 personnes
Préparer les épreuves pour la chasse au trésor
2 personnes
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
Élaborer les équipes et les règles du jeu
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver les prix et le matériel
Finaliser la liste des participants
Former les équipes
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Reparcourir le parcours
2 personnes
Imprimer les épreuves et les feuilles de score
2 personnes
Composer les kits de départ par équipe
3 personnes
Fabriquer des flèches et des panneaux de parcours
2 personnes
Emballer les prix
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer le lieu et les panneaux de direction
3 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les kits de départ
2 personnes
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les équipes
2 personnes
Expliquer les règles du jeu
Présenter le lancement de la chasse photo
2 personnes
Répondre aux questions des équipes
2 personnes
Vérifier le parcours et les points de contrôle
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Rassembler les photos remises
2 personnes
Vérifier les photos et les scores
3 personnes
Servir le buffet et le dessert
3 personnes
Annonce des gagnants
Remettre les prix
2 personnes
Encadrer le cocktail libre
2 personnes

Suivi

Récupérer les panneaux d’itinéraire
3 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Archiver les photos et les résultats
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 45
Table d'inscription
Poubellesqté 4

Équipement

Glacièresqté 4
Batteries externesqté 8
Câbles de rechargeqté 12
Ordinateurs portablesqté 2
Clés USBqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lanternes LEDqté 6

Matériel de jeu

Presse-papiersqté 12
Stylosqté 60
Feuilles de scoreqté 15
Cartes de missionqté 15
Cartes d'itinéraireqté 15
Autocollants d'équipeqté 60
Enveloppesqté 20
Cônesqté 12
Chronomètresqté 4
Prixqté 12
Panneaux d’orientationqté 25
Flèchesqté 30
Marqueursqté 12
Agrafeusesqté 2
Rouleaux de ruban adhésifqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 50
Bols réutilisablesqté 50
Verres réutilisablesqté 60
Tassesqté 30
Couvertsqté 50

Cuisine

Louchesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Ciseauxqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6

Nettoyage

Bac à vaisselleqté 2
Brosses à vaisselleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Testez tout le parcours au moins une semaine avant : vérifiez la durée réelle, les traversées, les zones peu visibles et chaque lieu prévu pour une photo.
Préparez un kit de départ par équipe, avec cartes de mission, itinéraire, feuilles de score, stylos, chronomètre et batterie externe. Ajoutez quelques exemplaires de secours.
Fixez une date limite d’inscription 7 jours avant l’événement. Vous pourrez alors former les équipes, confirmer les besoins alimentaires et finaliser les achats.
Imprimez les épreuves et les feuilles de score au plus tard la veille, puis rangez-les dans des enveloppes identifiées par équipe. Gardez une copie complète pour l’organisation.
Installez les flèches et panneaux avant l’arrivée des participants, et emportez du ruban adhésif, une agrafeuse et des marqueurs pour corriger rapidement un affichage ou remplacer un panneau.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une chasse au trésor photo ?: Prévoyez environ 3 à 4 semaines. Les premiers jours servent à fixer le lieu et le parcours, puis il faut laisser du temps pour les inscriptions, les réservations et le test complet de l’itinéraire.
Quand envoyer les invitations pour une chasse au trésor photo ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, avec une date limite de réponse fixée environ 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de former les équipes et d’ajuster le matériel.
Combien d’épreuves prévoir pour une chasse au trésor photo ?: Prévoyez généralement 6 à 10 épreuves pour un parcours d’environ 2 heures. Testez-les avec une équipe avant l’impression afin de vérifier que les consignes sont compréhensibles et réalisables.
Quand préparer les kits de départ des équipes ?: Composez-les la veille, après l’impression des cartes et des feuilles de score. Préparez un kit complet par équipe et un kit de secours pour remplacer rapidement un document ou un stylo manquant.

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