Checklist voor een goed georganiseerde fotozoektocht

Een fotozoektocht staat of valt met een duidelijke route, opdrachten die uitvoerbaar zijn en teams die weten waar ze moeten beginnen. Leg eerst datum, locatie en fotolocaties vast; controleer daarna de route en werk spelregels, teams en materialen uit. In de laatste week regel je deelnemersinformatie, prijzen en startpakketten. Op de dag zelf draait alles om een ingerichte registratietafel, complete teamsets en zichtbare routebordjes. Met deze checklist houd je overzicht van voorbereiding tot start.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Route en fotolocaties bepalen
3 personen
Opdrachten voor de zoektocht maken
2 personen
Route op veiligheid controleren
2 personen
Teams en spelregels uitwerken
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Prijzen en materialen reserveren
Deelnemerslijst definitief maken
Teams samenstellen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Route opnieuw nalopen
2 personen
Opdrachten en scoreformulieren printen
2 personen
Startpakketten per team samenstellen
3 personen
Pijlen en routebordjes maken
2 personen
Prijzen inpakken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie en routebordjes klaarzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Startpakketten klaarleggen
2 personen
Techniek en verlichting testen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Teams registreren
2 personen
Speluitleg geven
Start van de fotozoektocht begeleiden
2 personen
Vragen van teams beantwoorden
2 personen
Route en tussenpunten controleren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Ingeleverde foto’s verzamelen
2 personen
Foto’s en scores controleren
3 personen
Buffet en dessert serveren
3 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Vrije borrel begeleiden
2 personen

Nazorg

Routebordjes ophalen
3 personen
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Foto’s en uitslagen archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Powerbanksaantal 8
Oplaadkabelsaantal 12
Laptopsaantal 2
USB-sticksaantal 3
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
LED-lantaarnsaantal 6

Spelmateriaal

Klembordenaantal 12
Pennenaantal 60
Scoreformulierenaantal 15
Opdrachtkaartenaantal 15
Routekaartenaantal 15
Teamstickersaantal 60
Enveloppenaantal 20
Pionnenaantal 12
Stopwatchesaantal 4
Prijzenaantal 12
Routebordjesaantal 25
Pijlenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Nietmachinesaantal 2
Plakbandrollenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare glazenaantal 60
Mokkenaantal 30
Besteksetsaantal 50

Keuken

Opscheplepelsaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Scharenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Loop de route twee keer na: eerst bij het uitwerken van de opdrachten en opnieuw kort voor de start. Controleer vooral oversteken, donkere stukken en plekken waar pijlen of routebordjes kunnen verdwijnen.
Maak voor elk team één startpakket met opdrachtkaarten, routekaarten, klembord, pennen, scoreformulieren en teamsticker. Leg daarnaast een reservepakket klaar voor ontbrekende of beschadigde materialen.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen vooraf met starttijd, verzamelpunt, route-instructies en spelregels. Vermeld ook wat teams zelf moeten meenemen, zodat je op de registratietafel geen uitleg hoeft te improviseren.
Test alle techniek vóór de deelnemers arriveren. Laad powerbanks op, controleer oplaadkabels en neem verlengsnoeren en stekkerdozen mee als laptops of andere apparatuur op locatie nodig zijn.
Plan de laatste opbouw in vaste volgorde: eerst tafels en stoelen, daarna registratietafel en startpakketten, vervolgens routebordjes en decoratie. Zet dranken koud en bereid hapjes zo dat ze niet tijdens de inschrijving nog aandacht vragen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een fotozoektocht organiseren?: Reken op ongeveer 3 tot 6 weken voorbereiding. In de eerste week leg je datum, locatie en route vast; daarna volgen opdrachten, uitnodigingen, aanmeldingen en materialen. Plan de routecontrole uiterlijk enkele dagen voor de start.
Hoeveel opdrachten heeft een fotozoektocht nodig?: Plan meestal 10 tot 20 opdrachten voor een tocht van 1,5 tot 3 uur. Het exacte aantal hangt af van de afstand en de tijd die deelnemers per foto nodig hebben. Test de opdrachten vooraf met één proefteam.
Hoeveel startpakketten moet ik maken?: Maak één compleet startpakket per team en leg minimaal één reservepakket klaar. Controleer elk pakket met een vaste lijst: opdrachtkaarten, routekaart, scoreformulier, klembord, pennen en teamsticker.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst en teams definitief maken?: Maak de deelnemerslijst bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor de fotozoektocht definitief. Stel daarna de teams samen en stuur de startinformatie opnieuw, zodat iedereen het team, startpunt en de spelregels kent.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.