Einen Flohmarkt Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Flohmarkt entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über den Ablauf am Veranstaltungstag. Kläre zuerst Genehmigungen, Versicherung und die Aufteilung der Fläche, bevor du Stände zusagst. Danach folgen Anmeldungen, Standreservierungen, Lieferungen und die Einteilung der Helfer. Plane außerdem früh, wie Strom, Toiletten, Parkplätze, Zahlungen und Wechselgeld geregelt werden. Besonders häufig fehlen am Ende Standnummern, aktuelle Lagepläne oder eine klare Information für die Standbetreiber.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Genehmigungen prüfen
2
Versicherung prüfen
3
Marktaufteilung erstellen
2 Personen
4
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Standreservierungen bestätigen
2 Personen
9
Lieferanten reservieren
10
Toiletteneinrichtungen reservieren
11
Lageplan veröffentlichen
12
Parkinformationen veröffentlichen
13
Standbetreiber informieren
2 Personen
14
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
15
Freiwillige einteilen
2 Personen
16
Liefertermine bestätigen
17
Stromanschlüsse erfassen
2 Personen
18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
19
Kassen- und Zahlungsplan erstellen
2 Personen
20
Wettervorhersage prüfen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Materialien zusammenstellen
3 Personen
23
Bargeld-Wechselgeld holen
24
Einkäufe sortieren
2 Personen
25
Standnummern vorbereiten
2 Personen
26
Informationspakete bereitlegen
2 Personen

Event

27
Standbetreiber anmelden
3 Personen
28
Zugangswege freimachen
3 Personen
29
Stände aufbauen
8 Personen
30
Partyzelte aufbauen
6 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
32
Stromkabel verlegen
3 Personen
33
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
34
Standnummern aufhängen
2 Personen
35
Wegweiser aufstellen
2 Personen
36
Müllstationen aufstellen
2 Personen
37
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
38
Essensstand vorbereiten
4 Personen
39
Getränke kalt stellen
2 Personen
40
Kasse einrichten
2 Personen
41
Bezahlterminal testen
42
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
43
Standbetreiber zu ihren Plätzen begleiten
4 Personen
44
Letzte Verkaufsware kontrollieren
4 Personen
45
Besucherinformationen bereitlegen
2 Personen
46
Besucher empfangen
4 Personen
47
Infostand besetzen
2 Personen
48
Stände besetzen
8 Personen
49
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
50
Essen servieren
4 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Mülleimer leeren
2 Personen
53
Toiletten kontrollieren
2 Personen
54
Marktstände freihalten
2 Personen
55
Bestand auffüllen
2 Personen
56
Fundgegenstände registrieren
57
Ruhebereiche sauber halten
2 Personen
58
Verkäufer über Schließung informieren
2 Personen
59
Verkauf abschließen
8 Personen
60
Standinhaber verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

61
Kasse abschließen
2 Personen
62
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
63
Strom ausschalten
2 Personen
64
Abfall sammeln
4 Personen
65
Geschirr abwaschen
3 Personen
66
Gelände reinigen
4 Personen
67
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
68
Dekoration entfernen
3 Personen
69
Stände abbauen
8 Personen
70
Partyzelte abbauen
6 Personen
71
Materialien zurückbringen
3 Personen
72
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
73
Fundsachen bearbeiten
74
Reste einlagern
2 Personen
75
Zahlungsmaterial sicher aufbewahren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 40
PartyzelteAnz. 8
KlappischeAnz. 12
BiertischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 50
StehtischeAnz. 8
MessethekenAnz. 80
TischdeckenAnz. 20
KleiderständerAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 20
TransportwagenAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 12
LED-LampenAnz. 16
Verlängerungskabel für draußenAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 12

Ausstattung

KühlboxenAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermokannenAnz. 6
KartenterminalsAnz. 2
PowerbanksAnz. 6
Handmegafon
SackkarrenAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 150
Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 200
TellerAnz. 150
SchalenAnz. 50
BestecksetsAnz. 150
ServierlöffelAnz. 8
AusgießkannenAnz. 8
TablettsAnz. 8

Dekoration

WimpelkettenAnz. 20
BallonsAnz. 100
BallongewichteAnz. 12
StändeschilderhalterAnz. 40
PinnwändeAnz. 6
AufstellerAnz. 6
KreidetafelnAnz. 12
ArmbänderAnz. 500

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 3
AufbewahrungsboxenAnz. 20
ServierzangenAnz. 8
KühlelementeAnz. 40
OfenhandschuheAnz. 4
FolienhalterAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
Handfeger und KehrblechAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
ReinigungsspraysAnz. 6
AbfallgreiferAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
PapierhandtuchspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Marktaufteilung fest, bevor du Standplätze bestätigst. Nummeriere jeden Platz und veröffentliche Lageplan sowie Parkinformationen spätestens 7 Tage vor dem Flohmarkt.
Bearbeite Anmeldungen laufend und bestätige reservierte Stände schriftlich. Erfasse dabei auch Strombedarf und besondere Wünsche, damit am Veranstaltungstag keine Anschlüsse oder Plätze fehlen.
Bestätige Liefertermine und Toiletteneinrichtungen mindestens 14 Tage vorher. Prüfe außerdem, ob für Marktstände, Partyzelte, Beleuchtung und Verlängerungskabel genügend Transport- und Aufbaukapazität vorhanden ist.
Teile die Freiwilligen nach Aufgaben und Uhrzeiten ein: Plane für Aufbau, Einweisung, Kasse, Nachfüllen und Abbau jeweils feste Zuständigkeiten. Gib Standnummern und einen kurzen Lageplan vor dem Einlass aus.
Erstelle 2 bis 3 Tage vor dem Flohmarkt eine letzte Einkaufs- und Materialkontrolle. Hole das Wechselgeld am Vortag, lade Kartenterminals und Powerbanks und prüfe die Wettervorhersage 24 Stunden vor Beginn erneut.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Flohmarkt anmelden?: Prüfe Genehmigungen und Versicherung mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Je nach Gemeinde können zusätzliche Unterlagen oder Fristen gelten, daher sollte die Anfrage nicht erst mit den Standreservierungen erfolgen.
Wie plane ich die Stände auf einem Flohmarkt?: Erstelle zuerst einen maßstäblichen Lageplan mit Zufahrten, Fluchtwegen, Toiletten und Stromanschlüssen. Reserviere anschließend nummerierte Plätze und verschicke die endgültige Standbestätigung spätestens 7 Tage vor dem Markt.
Wie viele Helfer braucht ein Flohmarkt?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für die Organisation sowie je 10 bis 15 Stände eine weitere Ansprechperson ein. Für Aufbau und Abbau solltest du zusätzlich jeweils 2 bis 4 Helfer für mindestens 2 Stunden einteilen.
Wann sollte man Standbetreiber über den Flohmarkt informieren?: Sende die erste Einladung 4 bis 6 Wochen vorher und bestätige den reservierten Stand nach Eingang der Anmeldung. Die letzte Nachricht mit Standnummer, Aufbauzeit, Lageplan und Parkhinweisen sollte 3 bis 7 Tage vor dem Termin rausgehen.

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