Cómo organizar una feria sin perder el control

Organizar una feria empieza mucho antes de colocar los primeros puestos. Primero define el espacio y las condiciones legales; después confirma expositores, proveedores, aseos, pagos y necesidades eléctricas. Cuando esas decisiones están cerradas, puedes publicar el plano, informar a los participantes y preparar el montaje. Este orden evita errores habituales, como reservar puestos sin saber dónde irá cada uno o descubrir el día del evento que faltan enchufes, cambio o personal.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Comprobar permisos
2
Comprobar el seguro
3
Hacer la distribución del mercado
2 personas
4
Contactar a los puestos
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Confirmar las reservas de puestos
2 personas
9
Reservar proveedores
10
Reservar instalaciones de aseo
11
Publicar el plano
12
Publicar información de estacionamiento
13
Informar a los expositores
2 personas
14
Reclutar voluntarios
2 personas
15
Asignar voluntarios
2 personas
16
Confirmar los acuerdos de entrega
17
Inventariar los puntos de corriente
2 personas
18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
19
Elaborar el plan de caja y pagos
2 personas
20
Comprobar el pronóstico del tiempo
21
Hacer la compra
3 personas
22
Reunir los materiales
3 personas
23
Conseguir cambio en efectivo
24
Clasificar las compras
2 personas
25
Preparar los números de puesto
2 personas
26
Preparar los paquetes de información
2 personas

Evento

27
Registrar a los titulares de puestos
3 personas
28
Liberar los accesos
3 personas
29
Montar los puestos
8 personas
30
Montar carpas
6 personas
31
Colocar mesas y sillas
6 personas
32
Tender los cables de alimentación
3 personas
33
Colgar la iluminación
3 personas
34
Colgar los números de los puestos
2 personas
35
Colocar señalizadores
2 personas
36
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
37
Montar el punto de café
2 personas
38
Preparar el puesto de comida
4 personas
39
Enfriar las bebidas
2 personas
40
Preparar la caja
2 personas
41
Probar el dispositivo de pago
42
Realizar el control de seguridad
2 personas
43
Guiar a los puestos hasta su lugar
4 personas
44
Comprobar la mercancía de última venta
4 personas
45
Preparar la información para visitantes
2 personas
46
Recibir a los visitantes
4 personas
47
Atender el mostrador de información
2 personas
48
Atender los puestos
8 personas
49
Servir café y té
3 personas
50
Servir la comida
4 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
53
Comprobar los baños
2 personas
54
Mantener libres las rutas de los puestos
2 personas
55
Reabastecer el stock
2 personas
56
Registrar objetos perdidos
57
Mantener limpias las zonas de descanso
2 personas
58
Informar a los titulares de puestos sobre el cierre
2 personas
59
Cerrar la venta
8 personas
60
Acompañar a los titulares del stand
4 personas

Seguimiento

61
Cerrar la caja
2 personas
62
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
63
Cortar la electricidad
2 personas
64
Recoger la basura
4 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Limpiar el recinto
4 personas
67
Recoger mesas y sillas
5 personas
68
Retirar la decoración
3 personas
69
Desmontar los puestos
8 personas
70
Desmontar las carpas
6 personas
71
Devolver los materiales
3 personas
72
Devolver el material alquilado
2 personas
73
Gestionar objetos perdidos
74
Guardar los restos
2 personas
75
Guardar el material de pago de forma segura
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 40
Carpas de fiestacant. 8
Mesas plegablescant. 12
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 50
Mesas altascant. 8
Tablones del puestocant. 80
Mantelescant. 20
Percheroscant. 8
Cajas de almacenamientocant. 20
Carros de transportecant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 12
Lámparas LEDcant. 16
Alargadores de exteriorcant. 10
Regletascant. 12

Equipo

Neveras portátilescant. 8
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 6
Terminales de pagocant. 2
Baterías externascant. 6
Megáfono de mano
Carros de manocant. 2

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 150
Vasos reutilizablescant. 200
Platoscant. 150
Cuencoscant. 50
Cubiertoscant. 150
Cucharones de servircant. 8
Jarras para servircant. 8
Bandejascant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 20
Globoscant. 100
Pesos para globoscant. 12
Portacarteles de nacimientocant. 40
Tableros de corchocant. 6
Carteles de aceracant. 6
Pizarrascant. 12
Pulserascant. 500

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de cocinacant. 6
Jarras medidorascant. 3
Cajas de almacenamientocant. 20
Pinzas de servircant. 8
Acumuladores de fríocant. 40
Guantes de hornocant. 4
Portarrollos de filmcant. 2

Limpieza

Papeleracant. 20
Recogedor y escobacant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Sprays de limpiezacant. 6
Pinzas para residuoscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallas de papelcant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra permisos y seguro antes de confirmar reservas. Hazlo al menos 4 semanas antes de la feria, porque cualquier limitación del espacio puede cambiar la distribución de los puestos.
Diseña el plano antes de asignar definitivamente los puestos. Deja pasillos de al menos 1,5 metros y comprueba que carpas, mesas, carros y puntos de corriente caben sin bloquear las entradas.
Pide a cada expositor sus necesidades por escrito entre 3 y 4 semanas antes: horario de llegada, electricidad, mobiliario y preferencias dietéticas. Envía después el plano, el aparcamiento y las instrucciones de descarga en un único mensaje.
Asigna voluntarios por turnos de 2 a 3 horas y nombra a una persona responsable de pagos y otra de incidencias. Confirma los acuerdos de entrega y el inventario de materiales como máximo 48 horas antes.
Haz una revisión final el día anterior: pronóstico, compras, números de puesto, terminales de pago, baterías, alargadores y cambio en efectivo. Lleva también un margen de vasos, platos y cubiertos reutilizables para cubrir pérdidas o roturas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Los permisos, el seguro, los puestos y los proveedores deberían estar encaminados durante las primeras 2 semanas; deja los últimos 7 días para confirmar detalles y preparar materiales.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores de una feria?: Confirma las reservas entre 3 y 4 semanas antes y envía el plano definitivo como mínimo 7 días antes. Así cada puesto puede preparar su transporte, horario de llegada y necesidades de corriente.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria?: Calcula 1 voluntario por cada 25 a 30 asistentes previstos para orientación, montaje y apoyo. Para una feria de 100 personas, organiza al menos 4 voluntarios por turnos y añade una persona coordinadora.
¿Qué hay que revisar el día antes de una feria?: Comprueba el pronóstico, las entregas, el plano, los números de puesto, las instalaciones de aseo, los puntos de corriente y los pagos. Haz el inventario final 24 horas antes y prepara el cambio en efectivo, las baterías y los materiales de señalización.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.