Was du für einen Filmvortrag brauchst

Für einen Filmvortrag brauchst du mehr als Film, Beamer und Stühle. Plane Technik für Bild und Ton, eine einfache Getränke- und Kaffeestation sowie Geschirr für die erwartete Besucherzahl ein. Prüfe Kabel, Adapter und die Filmdatei spätestens am Vortag, damit am Veranstaltungstag nichts fehlt. Die Einkaufsliste hilft dir außerdem bei Dingen, die oft zu spät organisiert werden: Namensschilder, Gläser, Eis und sichtbare Hinweise im Raum.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 60
TischeAnz. 8
TischdeckenAnz. 8

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
HDMI-KabelAnz. 2
HDMI-AdapterAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
WassergläserAnz. 60
WeingläserAnz. 60
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
KaffeelöffelAnz. 60

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
ServierschalenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
KühlboxenAnz. 3
EiswürfelbehälterAnz. 3

Dekoration

Roter Teppich
FilmplakateAnz. 6
PosterklemmenAnz. 12
NamensschilderAnz. 60

Catering

GetränkespenderAnz. 2
PräsentationsplattenAnz. 8
ServiettenhalterAnz. 6
Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Karton
- Halbvolle Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Zitronen - 6 Stück
- Spa Blauw - 6 Flaschen
- Spa Rood - 4 Flaschen
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Sinas - 3 Flaschen
- Apfelsaft - 3 Packungen
- Orangensaft - 3 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Weißwein - 6 Flaschen
- Rotwein - 4 Flaschen
- Bier - 48 Flaschen
- Chips natur - 4 Beutel
- Paprikachips - 4 Tüten
- Salzgebäck-Mix - 3 Tüten
- Popcorn - 3 Tüten
- Mini-Brezeln - 3 Beutel
- Käsekekse - 3 Packungen
- Gurken - 4 Stück
- Kirschtomaten - 1,5 Kilo
- Karotten - 1 Kilo
- Trauben - 2 Kilo
- Äpfel - 30 Stück
- Hummus - 6 Schalen
- Frischkäse - 4 Becher
- Baguettes - 8 Stück
- Cracker - 6 Pakete
- Oliven - 4 Gläser
- Käsewürfel - 2 kilo
- Vegankäse - 500 gram
- Glutenfreie Cracker - 2 Packungen
- Butter - 500 Gramm
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Ketchup - 1 Flasche
- Pfeffer - 1 Mühle
- Salz - 1 Packung
- Eiswürfel - 10 Kilo
- Papierservietten - 250 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 40 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Schwämme - 6 Stück
- Mikrofasertücher - 10 Stück
- Handseife - 3 Flaschen
- Papierhandtücher - 6 Packungen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 2
EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2

Tipps

Plane pro erwarteter Person mindestens ein Wasserglas und bei Bewirtung zusätzlich einen Teller sowie ein Besteckset ein. Für Kaffee rechnest du mit einer Tasse und einem Kaffeelöffel pro Person plus etwa 10 Prozent Reserve.
Halte für die Bildtechnik mindestens ein passendes HDMI-Kabel und zwei HDMI-Adapter bereit. Teste Laptop, Filmversion, Präsentation und Ton spätestens am Vortag gemeinsam mit dem Beamer.
Stelle für den Vortrag ein Mikrofon mit Mikrofonständer und Lautsprecher bereit, auch wenn der Raum klein ist. Prüfe vor dem Einlass, ob Sprache und Filmton getrennt verständlich sind.
Richte die Kaffeestation mit Kaffeemaschine, Wasserkocher und Thermoskannen mindestens 30 Minuten vor Beginn ein. Kühlboxen und ein Eiswürfelbehälter verhindern, dass Getränke warm serviert werden.
Kaufe Dekoration nicht erst kurz vor dem Einlass: Filmplakate, Posterklemmen und ein roter Teppich brauchen meist 30 bis 45 Minuten zum Anbringen. Stehlampen und Verlängerungskabel solltest du vor dem Aufbau auf sichere Kabelführung prüfen.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Filmvortrag?: Du brauchst vor allem Beamer, Projektionsleinwand, Laptop, HDMI-Kabel, passende Adapter, Lautsprecher und ein Mikrofon. Für die Bewirtung gehören je nach Gästezahl Kaffeetassen, Wassergläser, Teller, Besteck, Kaffeemaschine und Thermoskannen auf die Einkaufsliste.
Wie viele Gläser brauche ich pro Gast bei einem Filmvortrag?: Plane mindestens ein Wasserglas pro Person und bei Wein oder weiteren Getränken ein zusätzliches Weinglas pro Person ein. Kaufe etwa 10 Prozent Reserve, damit benutzte oder heruntergefallene Gläser nicht sofort zum Engpass werden.
Wann muss ich die Technik für einen Filmvortrag testen?: Teste Filmdatei, Präsentation, Beamer, HDMI-Verbindung und Ton spätestens 24 Stunden vorher. Am Veranstaltungstag solltest du zusätzlich 60 bis 90 Minuten für den vollständigen Aufbau und einen kurzen Probelauf einplanen.
Wie viel Kaffee brauche ich für einen Filmvortrag?: Rechne bei einer Veranstaltung von zwei bis drei Stunden mit etwa 0,3 bis 0,5 Litern Kaffee pro Kaffeetrinker. Bereite zusätzlich heißes Wasser im Wasserkocher vor und plane rund 10 Prozent Reserve ein.

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