Que faut-il prévoir pour une conférence filmée ?
Une conférence filmée demande plus qu’un projecteur et quelques chaises. Il faut prévoir le matériel de projection, la sonorisation, les câbles, l’éclairage, le mobilier et tout ce qui accompagne l’accueil des participants. Cette liste rassemble les fournitures à acheter ou à apporter, notamment les adaptateurs souvent oubliés et le nécessaire pour le café, l’eau et le vin. Vérifie chaque élément avant l’arrivée des intervenants et teste le film avec les présentations.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 60
- Tablesqté 8
- Nappesqté 8
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Câble HDMIqté 2
- Adaptateur HDMIqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Microphoneqté 2
- Pied de microphone
- Multiprisesqté 4
- Rallongesqté 6
Éclairage
- Lampadairesqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 60
- Verres à eauqté 60
- Verres à vinqté 60
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
- Cuillères à caféqté 60
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Cuillères de serviceqté 8
- Glacièresqté 3
- Bacs à glaçonsqté 3
Décoration
- Tapis rouge
- Affiches de filmqté 6
- Pinces à affichesqté 12
- Badges nominatifsqté 60
Catering
- Distributeurs de boissonsqté 2
- Plateaux de présentationqté 8
- Porte-serviettesqté 6
- Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citrons - 6 pièces
- Spa Blauw - 6 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Chips nature - 4 sachets
- Chips au paprika - 4 sachets
- Mélange de snacks salés - 3 sachets
- Pop-corn - 3 sachets
- Mini bretzels - 3 sacs
- Biscuits au fromage - 3 paquets
- Concombres - 4 pièces
- Tomates cerises - 1,5 kilo
- Carottes - 1 kilo
- Raisins - 2 kilos
- Pommes - 30 pièces
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Baguettes - 8 pièces
- Crackers - 6 paquets
- Olives - 4 bocaux
- Dés de fromage - 2 kilos
- Fromage vegan - 500 grammes
- Crackers sans gluten - 2 paquets
- Beurre doux - 500 grammes
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Poivre - 1 moulin
- Sel - 1 paquet
- Glaçons - 10 kilos
- Serviettes en papier - 250 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Éponges - 6 pièces
- Chiffons en microfibre - 10 pièces
- Savon pour les mains - 3 flacons
- Essuie-tout - 6 paquets
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Balayette et pelleqté 2
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
Conseils
- Prévois au moins un câble HDMI et un adaptateur compatible avec l’ordinateur utilisé pour la projection. Teste la connexion avec le film et les présentations avant le jour de la conférence.
- Pour le son, vérifie que les haut-parleurs, le microphone et le pied de microphone sont compatibles avec le matériel réservé. Garde aussi une rallonge et une multiprise disponibles près de la régie.
- Compte un verre à eau par participant, puis ajoute environ 10 % de réserve. Pour une réception avec vin, prévois au moins un verre à vin par invité et quelques verres supplémentaires pour remplacer la vaisselle utilisée.
- Prépare le café avec suffisamment de tasses, de cuillères et de thermos pour servir les participants sans interrompre la séance. Les bouilloires et machines à café doivent être testées avant l’ouverture du lieu.
- Installe les affiches de film et le tapis rouge avant l’arrivée du public, avec les pinces à affiches nécessaires. Refroidis les boissons et remplis les bacs à glaçons le jour même, quelques heures avant l’accueil.
Questions fréquentes
- Quel matériel faut-il pour projeter un film pendant une conférence ?
- Il faut un vidéoprojecteur, un écran de projection, un ordinateur portable, un câble HDMI et l’adaptateur correspondant. Teste l’ensemble au moins 24 heures avant l’événement, avec le fichier du film et les présentations.
- Combien de verres prévoir pour une conférence filmée ?
- Prévois un verre à eau par participant, plus 10 % de réserve. Si du vin est servi, ajoute un verre à vin par personne et quelques verres supplémentaires pour les remplacements.
- Combien de temps avant faut-il tester le son et la projection ?
- Effectue un test complet au moins 24 heures avant la conférence, puis un contrôle sur place 2 à 3 heures avant l’ouverture. Vérifie notamment le microphone, les haut-parleurs, l’image, les câbles et les adaptateurs.
- Que faut-il prévoir pour le café et les boissons ?
- Prévois des tasses à café, des cuillères, des machines à café, des bouilloires et des thermos, ainsi que des verres à eau. Refroidis les boissons quelques heures avant et prépare les glaçons le jour de l’événement.
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