Filmgala-Einkaufsliste für Getränke, Technik und Ausstattung

Für ein Filmgala brauchst du mehr als Snacks und einen Beamer. Neben Getränken und Geschirr müssen auch Projektion, Ton, Mikrofone und die Ausgabe der Preise funktionieren. Plane die Ausstattung nach der Gästezahl und teste alle Filmdateien spätestens am Vortag. Besonders häufig fehlen HDMI-Adapter, zusätzliche Verlängerungskabel, Namensschilder oder ausreichend Gläser für den Empfang.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BanketttischeAnz. 10
CocktailtischeAnz. 6
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 3
HockerAnz. 6
TischdeckenAnz. 14

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
ChampagnergläserAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
LaptopAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 3
Audiomischpult
LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
USB-SticksAnz. 3

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
StimmungsleuchtenAnz. 12
LichterkettenAnz. 4

Dekoration

Roter Teppich
Fotowand
FotowandständerAnz. 2
Film-KlappenAnz. 3
SternballonsAnz. 40
Schwarze BallonsAnz. 60
Goldene BallonsAnz. 60
BallonpumpeAnz. 2
BallonbandAnz. 4
TischdekorationenAnz. 14
MenükartenhalterAnz. 14
NummernschilderAnz. 10
PokalpreiseAnz. 6
ZertifikatsmappenAnz. 10
NamensschilderAnz. 100
TischnummernAnz. 10

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ZangenAnz. 10
ServierlöffelAnz. 10
ServierschalenAnz. 20
EtikettenAnz. 100
KühlelementeAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 2 Packungen
- Süßstoff - 1 Karton
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Tonic - 6 Flaschen
- Spa Blauw - 10 Flaschen
- Spa Rood - 6 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 3 Kisten
- Bier - 4 Kisten
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Rosé - 6 Flaschen
- Prosecco - 10 Flaschen
- Ginger Ale - 4 Flaschen
- Zitronen - 3 Kilo
- Limetten - 2 Kilo
- Eiswürfel - 12 Säcke
- Baguettes - 15 Stück
- Mini-Aufbackbrötchen - 100 Stück
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Junger Käse - 3 Kilo
- Brie - 2 Kilo
- Räucherlachs - 2 Kilo
- Grillhähnchenfilet - 3 kilo
- Falafel - 2 Kilo
- Rucola - 1 Kilo
- Gemischter Salat - 3 Kilo
- Gurken - 3 Kilo
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Paprika - 2 Kilo
- Rote Zwiebeln - 1 Kilo
- Karotten - 2 Kilo
- Trauben - 4 Kilo
- Erdbeeren - 3 Kilo
- Äpfel - 4 Kilo
- Melonen - 3 Stück
- Oliven - 2 Kilo
- Getrocknete Tomaten - 1 Kilo
- Pinienkerne - 500 Gramm
- Walnüsse - 1 Kilo
- Rosinen - 500 Gramm
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Salziges Popcorn - 6 Tüten
- Karamellpopcorn – 6 Tüten
- Gemischte Nüsse - 3 kilo
- Cracker - 8 Packungen
- Toast - 8 Packungen
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Balsamico-Dressing - 2 Flaschen
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Salz - 1 Packung
- Schwarzer Pfeffer - 1 Glas
- Paprikapulver - 1 Glas
- Knoblauchpulver - 1 pot
- Italienische Kräuter - 1 Glas
- Mini-Quiches - 100 Stück
- Mini-Pizzastücke - 100 Stück
- Vegetarische Frühlingsrollen - 100 Stück
- Mini-Saté - 100 Stück
- Vegetarische Mini-Saté - 50 Stück
- Samosas - 100 Stück
- Knoblauchsoße - 2 Flaschen
- Chilisauce - 2 Flaschen
- Satésauce - 2 Gläser
- Ernährungsfreundliche Häppchen - 30 Stück
- Glutenfreie Cracker - 3 Packungen
- Vegane Aufstriche - 4 Becher
- Veganer Käse - 1 Kilo
- Schlagsahne - 2 Liter
- Vanilleeis - 5 Liter
- Schokosauce - 2 Flaschen
- Brownies - 100 Stück
- Macarons - 120 Stück
- Petit Fours - 100 Stück
- Bittermandeln - 4 Packungen
- Papierservietten - 300 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 50 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Geschirrspültabs - 30 Stück
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Desinfektionstücher - 4 Packungen
- Handseife - 4 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 4 Flaschen
- Lufterfrischer - 2 Sprühdosen

Tipps

Rechne beim Empfang mit zwei bis drei Getränken pro Person in der ersten Stunde. Stelle Wasser zusätzlich zu Wein und Champagner bereit und kühle die Getränke mindestens vier Stunden vorher.
Plane Gläser für jeden Ausschank ein: Wasser-, Wein- und Champagnergläser sollten nicht knapp kalkuliert werden. Bei einem Galaabend sind 10 bis 15 Prozent Reserve sinnvoll.
Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Adapter spätestens am Vortag gemeinsam. Öffne jede Filmdatei einmal vollständig, statt nur den Anfang zu prüfen.
Für Moderation und Preisverleihung brauchst du mindestens ein Funkmikrofon; bei Gesprächen auf der Bühne sind zwei praktischer. Prüfe Lautsprecher, Mischpult und Mikrofonständer vor dem Einlass.
Bestelle Preise und Zertifikate nicht erst am Veranstaltungstag. Lege sie mindestens einen Tag vorher nach der geplanten Reihenfolge bereit, damit die Übergabe ohne Suchen funktioniert.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für ein Filmgala?: Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person. Für die gesamte Veranstaltung kannst du je nach Dauer mit vier bis sechs Getränken pro Gast rechnen, zusätzlich zu Wasser.
Wie viele Gläser brauche ich pro Gast?: Rechne pro Person mit mindestens einem Wasserglas und je einem Wein- oder Champagnerglas, je nach Programm. Bei Selbstbedienung oder mehreren Empfangsrunden solltest du 10 bis 15 Prozent Reserve einplanen.
Welche Technik brauche ich für ein Filmgala?: Mindestens erforderlich sind Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel, passende Adapter, Lautsprecher und ein Mikrofon. Teste die komplette Verbindung spätestens 24 Stunden vor Beginn und halte ein zusätzliches HDMI-Kabel bereit.
Wann sollte ich die Technik und Filmdateien testen?: Führe den vollständigen Test am Vortag durch und prüfe die Dateien jeweils von Anfang bis Ende. Am Veranstaltungstag reicht anschließend ein kurzer Funktionstest etwa zwei Stunden vor dem Einlass.

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