Einkaufsliste für dein Filmfestival

Für ein Filmfestival brauchst du mehr als Filme, Projektor und Leinwand. Plane Technik für die Vorführung, Ersatzteile für typische Ausfälle sowie Getränke, Geschirr und Orientierung für das Publikum ein. Diese Einkaufsliste hilft dir, Mengen rechtzeitig festzulegen und Dinge wie HDMI-Adapter, USB-Backups oder Leuchtmittel nicht erst am Veranstaltungstag zu suchen. Rechne alle Mengen nach der erwarteten Besucherzahl und der Länge des Programms.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 90
TischeAnz. 10
BuffetischeAnz. 3
Eingangsbereich
GarderobenständerAnz. 2

Ausstattung

Projektor
Projektorlampe
Leinwand
LaptopsAnz. 2
USB-SticksAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Audiomischpult
MikrofonAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 3
FernbedienungenAnz. 2

Beleuchtung

LED-PanelsAnz. 4
StimmungsleuchtenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 60
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6
KaffeekannenAnz. 3
TeekannenAnz. 2

Küche

KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 3
BrotmesserAnz. 2
SchüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 3

Dekoration

FilmplakateAnz. 12
PfeiltafelnAnz. 8
TischdeckenAnz. 10
NamensschilderAnz. 30
BadgehalterAnz. 30

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
PutzlappenAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 6
HandschuheAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Tee - 4 Kartons
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Zucker - 2 Packungen
- Süßstoff - 1 Karton
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitrone - 8 Stück
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Eistee - 8 Flaschen
- Spa Blauw - 24 Flaschen
- Spa Rood - 12 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Bier - 48 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Weißwein - 6 Flaschen
- Alkoholfreier Wein - 3 Flaschen
- Eiswürfel - 10 Beutel
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortilla-Chips - 8 Tüten
- Snacks - 6 Tüten
- Popcornmais - 5 Kilo
- Popcornsalz - 2 Dosen
- Popcornöl - 2 Liter
- Erdnüsse - 4 Säcke
- Cashewnüsse - 4 Säcke
- Rosinen - 3 Beutel
- Kekse - 10 Packungen
- Brownies - 80 Stück
- Äpfel - 80 Stück
- Bananen - 60 Stück
- Trauben - 5 kilo
- Minikarotten - 4 Kilo
- Gurken - 8 Stück
- Cherrytomaten - 4 Kilo
- Hummus - 12 Becher
- Cracker - 10 Packungen
- Baguettes - 12 Stück
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Kräuterfrischkäse - 12 Becher
- Junger Käse - 3 Kilo
- Vegankäse - 1 Kilo
- Schinken - 2 Kilo
- Hähnchenbrust-Aufschnitt - 2 Kilo
- Vegane Aufstriche - 1 Kilo
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Sambal - 1 Glas
- Olivenöl - 1 Liter
- Salz - 1 Packung
- Pfeffer - 1 Dose
- Paprikapulver - 1 Dose
- Knoblauchpulver - 1 Dose
- Wraps - 120 Stück
- Hähnchenbruststreifen - 8 Kilo
- Falafel - 4 Kilo
- Salat - 12 Köpfe
- Paprika - 20 Stück
- Rote Zwiebeln - 10 Stück
- Mais - 12 Dosen
- Geriebener Käse - 3 Kilo
- Tzatziki - 6 Becher
- Vegane Knoblauchsoße - 4 Flaschen
- Servietten - 1000 Stück
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 50 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionsspray - 2 Flaschen
- Schwämmchen - 12 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Diätkarten - 30 Stück

Tipps

Plane pro 20 Sitzplätze mindestens einen zusätzlichen Stuhl ein und stelle für Einlass, Pause und Garderobe ausreichend Tische bereit. Zwei Buffetische reichen meist für ein kleines Festival mit bis zu 50 Gästen.
Halte für jede Vorführtechnik mindestens ein passendes HDMI-Kabel, einen HDMI-Adapter und ein Verlängerungskabel als Reserve bereit. Teste Projektor, Lautsprecher und Laptop spätestens am Vortag gemeinsam mit den Filmen.
Sichere die Filme auf mindestens zwei USB-Sticks und bewahre einen davon getrennt von der Vorführtechnik auf. So kannst du bei einem defekten Laptop oder einer beschädigten Datei weiterarbeiten.
Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit etwa einem Getränk pro Stunde. Ergänze wiederverwendbare Becher, Kaffeebecher, Teller und Besteck passend zur Gästezahl plus etwa 10 Prozent Reserve.
Für Einlass, Saal und Wege brauchst du auch bei guter Raumbeleuchtung Taschenlampen oder zusätzliche Leuchten. Lege Mikrofon, Mikrofonständer und Fernbedienungen vor dem Einlass an einen festen Technikplatz, damit sie nicht zwischen den Kisten verschwinden.

Häufige Fragen

Was brauche ich für ein kleines Filmfestival?: Für ein kleines Festival brauchst du mindestens Projektor, Leinwand, Laptop, Lautsprecher, HDMI-Kabel, passenden Adapter und ein USB-Backup. Plane außerdem pro Gast zwei bis drei Getränke für die erste Stunde sowie etwa 10 Prozent Reserve bei Geschirr und Verbrauchsmaterial ein.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Filmfestival?: Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und anschließend mit etwa einem Getränk pro Stunde. Bei 50 Gästen und drei Stunden Programm entspricht das ungefähr 200 bis 250 Getränken, wenn Pausen und Empfang eingeschlossen sind.
Wie viele USB-Sticks brauche ich für ein Filmfestival?: Verwende mindestens zwei USB-Sticks mit identischen Filmdateien. Prüfe beide Kopien spätestens am Vortag auf dem vorgesehenen Laptop und bewahre eine Kopie getrennt von der Vorführtechnik auf.
Was sollte ich für die Filmtechnik als Reserve kaufen?: Lege mindestens einen zusätzlichen HDMI-Adapter, ein HDMI-Kabel, ein Verlängerungskabel und eine Projektorlampe bereit, sofern sie zum Gerät passt. Die Filme selbst solltest du auf zwei USB-Sticks sichern und den technischen Test spätestens 24 Stunden vor Beginn durchführen.

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