Filmabend: Einkaufsliste und Ausrüstung
Für einen Filmabend brauchst du mehr als Beamer und Film: Getränke müssen gekühlt, Snacks portioniert und Bild sowie Ton vor dem Einlass getestet werden. Plane Geschirr, Serviermaterial und Verlängerungskabel passend zur Gästezahl ein. Für den Empfang helfen Namensschilder, ein kleiner Tisch und klare Pfeile zum Filmraum. Diese Einkaufsliste zeigt, was du bereitlegen oder besorgen solltest, damit während der Vorführung niemand nach fehlenden Kabeln, Eis oder Flaschenöffnern suchen muss.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 70
- KlappischeAnz. 8
- BuffetischeAnz. 3
- Empfangstisch
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- Medienplayer
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 5
- VerlängerungskabelAnz. 4
- FernbedienungenAnz. 2
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 6
- TaschenlampenAnz. 3
Dekoration
- Filmleinwand-DekorationAnz. 4
- BallonsAnz. 40
- Pfeile und SchilderAnz. 10
- TischdeckenAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServierschalenAnz. 10
- ServierzangenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 6
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltedosenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- MikrofasertücherAnz. 12
- BodenabzieherAnz. 2
- ToilettenbürstenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 8 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Ice tea - 8 Flaschen
- Spa Blauw - 48 Flaschen
- Spa Rood - 24 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Kaffee - 3 Packungen
- Tee - 2 Kartons
- Zucker - 2 Packungen
- Süßstoff - 1 Packung
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Zitrone - 6 Stück
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortilla-Chips - 8 Tüten
- Popcornmais - 3 Kilogramm
- Popcornsalz - 1 Dose
- Salz - 1 Packung
- Brezeln - 5 Tüten
- Knabbergebäck - 5 Tüten
- Winegums - 5 Säcke
- Drop - 4 Säcke
- Schokoriegel - 60 Stück
- Kekse - 8 Packungen
- Mini-Sandwiches - 80 Stück
- Käsescheiben - 2 Kilogramm
- Schinkenscheiben - 1 Kilogramm
- Hummus - 6 Schalen
- Gurke - 6 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilogramm
- Trauben - 3 Kilogramm
- Äpfel - 60 Stück
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Servietten - 300 Stück
- Papierstrohhalme - 100 Stück
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 40 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Geschirrspültabs - 30 Stück
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Desinfektionstücher - 2 Packungen
Tipps
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit. Kühle die Getränke spätestens 2 Stunden vor Beginn; Eis kommt erst kurz vor dem Einlass in Kühlboxen oder Eiswürfelbehälter.
- Plane pro Person mindestens 1 Teller, 1 Becher und 1 Besteckset ein, plus etwa 10 Prozent Reserve. Bei 30 Gästen sind das 33 Sets – besonders wenn Snacks und Kuchen gleichzeitig angeboten werden.
- Teste Beamer, Medienplayer, HDMI-Kabel, Lautsprecher und Mischpult spätestens am Vortag gemeinsam. Lege ein Ersatz-HDMI-Kabel und mindestens 2 Verlängerungskabel bereit, weil die Steckdosen selten dort liegen, wo Leinwand und Technik stehen.
- Portioniere Snacks vor dem Einlass in mehrere Servierschalen und stelle passende Servierzangen dazu. So bildet sich am Buffet weniger Andrang, und du musst während des Films keine Verpackungen öffnen.
- Vergiss die Orientierung im abgedunkelten Raum nicht: Stelle Taschenlampen für Helfer bereit und befestige Pfeile oder Schilder am Eingang. Kontrolliere die Sicherheitswege mindestens 30 Minuten vor Beginn, bevor die Beleuchtung gedimmt wird.
Häufige Fragen
- Wie viele Getränke brauche ich für einen Filmabend?
- Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach etwa 1 Getränk pro weiterer Stunde. Für 20 Gäste und einen dreistündigen Abend sind damit ungefähr 80 bis 100 Getränke sinnvoll, zusätzlich zu Wasser.
- Wie viel Geschirr brauche ich für 30 Personen?
- Rechne mit 33 wiederverwendbaren Bechern, Tellern und Bestecksets, also der Gästezahl plus etwa 10 Prozent Reserve. Bei einem Buffet mit mehreren Gängen solltest du zusätzlich 5 bis 10 Servierschalen einplanen.
- Wann muss ich die Technik für den Filmabend testen?
- Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch und prüfe Bild, Ton, Medienplayer und alle Kabel gemeinsam. Am Veranstaltungstag sollte die Technik mindestens 60 Minuten vor dem Einlass aufgebaut und erneut kurz getestet werden.
- Wie lange vorher muss ich Getränke und Snacks vorbereiten?
- Kühle Getränke mindestens 2 Stunden vorher und kaufe frische Snacks möglichst am selben Tag. Stelle Buffet, Geschirr und Serviermaterial 30 bis 45 Minuten vor Beginn bereit, damit der Einlass nicht mit dem Aufbau kollidiert.
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