Eine Fabrikbesichtigung strukturiert organisieren
Bei einer Fabrikbesichtigung müssen Besucherführung, Sicherheitsvorgaben und Verpflegung exakt zusammenspielen. Beginne mit dem bestätigten Fabrikationstermin und der gebuchten Führung, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Transportinformationen und die Einteilung der Führungsgruppen. Plane außerdem Zeit für Namensschilder, Beschilderung, Sicherheitsanweisungen und die Prüfung der persönlichen Schutzausrüstung ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Besucherliste erstellen
- 2
Fabrikationsdatum bestätigen
- 3
Führung buchen
- 4
Catering reservieren
- 5
Einladungen verschicken
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Transportinformationen versenden
- 9
Sicherheitsregeln anfordern
- 10
Besucherroute festlegen
- 11
Programm ausarbeiten
- 12
Führungsgruppen einteilen
- 13
Kontaktdaten prüfen
- 14
Namensschilder entwerfen
- 15
Beschilderung entwerfen
- 16
Anwesenheitsliste drucken
- 17
Programm drucken
- 18
Sicherheitsanweisungen drucken
- 19
Namensschilder drucken
- 20
Cateringmengen berechnen
- 21
Einkaufsliste prüfen
- 22
PSA-Größen prüfen
- 23
Besucherbestätigung versenden
- 24
Einkaufen gehen
2 Personen
- 25
Getränke kühlen
2 Personen
- 26
Catering vorbereiten
3 Personen
- 27
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 28
Pakete pro Gruppe zusammenstellen
2 Personen
- 29
Ort telefonisch bestätigen
Event
- 30
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
- 31
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 32
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 33
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 34
PPE-Ausgabestelle einrichten
2 Personen
- 35
Präsentationsmaterial bereitlegen
- 36
Anmeldetisch besetzen
2 Personen
- 37
Besucher registrieren
2 Personen
- 38
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 39
Sicherheitsanweisung geben
- 40
Sicherheitsmaterialien verteilen
2 Personen
- 41
Gruppen zum Startpunkt begleiten
3 Personen
- 42
Führung begleiten
4 Personen
- 43
Gruppenwechsel begleiten
3 Personen
- 44
Fragen der Besucher sammeln
- 45
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 46
Snacks servieren
2 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Präsentation moderieren
- 49
Buffet aufbauen
3 Personen
- 50
Abendessen servieren
3 Personen
- 51
Diätmahlzeiten ausgeben
- 52
Networking-Bereich betreuen
2 Personen
- 53
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen
- 54
Sicherheitsmittel einsammeln
2 Personen
Nachbereitung
- 55
Geschirr sammeln
2 Personen
- 56
Abfall trennen
2 Personen
- 57
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 58
Location reinigen
3 Personen
- 59
Materialien einpacken
2 Personen
- 60
Geliehene Sachen zurückgeben
- 61
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
- 62
Rechnungen und Belege zusammenfassen
- 63
Dankesnachricht versenden
- 64
Verlorene Gegenstände zurückbringen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 45
- BuffetischeAnz. 3
- GarderobenständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 50
- WassergläserAnz. 50
- TellerAnz. 50
- DesserttellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- ServiertablettsAnz. 8
- AusgießkannenAnz. 6
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Präsentationsbildschirm
- Laptop
- Tragbarer Lautsprecher
- BesucherhelmeAnz. 45
- SchutzbrillenAnz. 45
- GehörschutzAnz. 45
- SicherheitswestenAnz. 45
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 8
- ZangenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 10
- AufbewahrungsbehälterAnz. 8
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltefolieAnz. 2
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 45
- TischdeckeAnz. 8
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 8
Catering
- Einkäufe
- KühlelementeAnz. 20
- DiätetikettenAnz. 100
- Buffet-SchilderAnz. 20
Reinigung
- MülleimerAnz. 6
- AbfalltrennbehälterAnz. 4
- BesenAnz. 2
- BodenabzieherAnz. 2
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- ToilettenbürstenAnz. 2
Büro
- NamensschilderAnz. 50
- KugelschreiberAnz. 12
- KlemmbretterAnz. 6
- DruckpapierAnz. 2
- KlebebandAnz. 4
- SchereAnz. 3
- MarkerAnz. 2
- ArmbänderAnz. 50
- UmschlägeAnz. 50
Beleuchtung
- LED-TischlampenAnz. 4
Tipps
- Bestätige Fabrikationstermin und Führung zuerst. Verschicke die Einladungen erst, wenn Dauer, Treffpunkt, Besucherroute und mögliche Gruppengrößen feststehen.
- Fordere die Sicherheitsregeln frühzeitig an und kläre, welche persönliche Schutzausrüstung benötigt wird. Prüfe die PSA-Größen spätestens eine Woche vor dem Termin, damit fehlende Größen nicht am Besuchstag auffallen.
- Bearbeite Anmeldungen laufend statt erst kurz vor der Besichtigung. Erfasse Ernährungswünsche und Kontaktdaten mindestens 7 Tage vorher, damit Cateringmengen und Rückfragen noch angepasst werden können.
- Teile die Besucher anhand der maximalen Gruppengröße der Führung ein und plane zwischen den Gruppen einige Minuten Puffer ein. So kommt eine verspätete Gruppe nicht sofort mit der nächsten Führung in Konflikt.
- Bereite Anwesenheitsliste, Programm, Sicherheitsanweisungen und Namensschilder vor dem Veranstaltungstag vor. Kühl Getränke rechtzeitig und kontrolliere Tische, Beschilderung, Präsentationstechnik sowie Verlängerungskabel am Vortag.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Fabrikbesichtigung planen?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Die Führung, Sicherheitsregeln, Besucherroute und das Catering müssen vor dem Versand der Einladungen geklärt sein.
- Wann sollte man Einladungen zur Fabrikbesichtigung verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist von mindestens 7 Tagen, damit Gruppen, Catering und Transport noch angepasst werden können.
- Wie viele Personen sollte eine Führungsgruppe haben?
- Die Gruppengröße richtet sich nach den Vorgaben des Betriebs und der Route. Teile die Besucher spätestens 5 bis 7 Tage vorher ein und plane bei mehreren Gruppen 10 bis 15 Minuten Puffer ein.
- Wann müssen Sicherheitsanweisungen und Namensschilder fertig sein?
- Drucke Sicherheitsanweisungen, Namensschilder, Programm und Anwesenheitsliste spätestens am Vortag. Prüfe am selben Tag auch die PSA-Größen und lege die Unterlagen am Empfang bereit.
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