Zo organiseer je een fabrieksbezoek zonder verrassingen

Begin niet met de uitnodiging, maar met de fabriek. Bevestig eerst de datum, reserveer de rondleiding en vraag veiligheidsregels, bezoekersroute en beschikbare persoonlijke beschermingsmiddelen op. Daarna leg je het programma, vervoer, catering en groepsindeling vast. Met een bezoekerslijst, dieetwensen en duidelijke bevestiging voorkom je de meest voorkomende problemen: te grote groepen, ontbrekende maten voor beschermende kleding en gasten die niet weten waar ze moeten zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Bezoekerslijst opstellen
2
Fabrieksdatum bevestigen
3
Rondleiding reserveren
4
Catering reserveren
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vervoersinformatie versturen
9
Veiligheidsregels opvragen
10
Bezoekersroute vastleggen
11
Programma uitwerken
12
Rondleidingsgroepen indelen
13
Contactgegevens controleren
14
Naamkaartjes ontwerpen
15
Bewegwijzering ontwerpen
16
Aanwezigheidslijst printen
17
Programma printen
18
Veiligheidsinstructies printen
19
Naamkaartjes printen
20
Cateringhoeveelheden berekenen
21
Boodschappenlijst controleren
22
PPE-maten controleren
23
Bezoekersbevestiging versturen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Catering voorbereiden
3 personen
27
Materialen verzamelen
2 personen
28
Pakketten per groep maken
2 personen
29
Locatie telefonisch bevestigen

Event

30
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
32
Bewegwijzering ophangen
2 personen
33
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
34
PPE-uitgiftepunt inrichten
2 personen
35
Presentatiemateriaal klaarleggen
36
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
37
Bezoekers registreren
2 personen
38
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
39
Veiligheidsinstructie geven
40
Veiligheidsmiddelen uitdelen
2 personen
41
Groepen naar startpunt begeleiden
3 personen
42
Rondleiding begeleiden
4 personen
43
Groepswissels begeleiden
3 personen
44
Vragen van bezoekers verzamelen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Hapjes serveren
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Presentatie begeleiden
49
Buffet opbouwen
3 personen
50
Diner serveren
3 personen
51
Dieetmaaltijden uitserveren
52
Netwerkruimte begeleiden
2 personen
53
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
54
Veiligheidsmiddelen innemen
2 personen

Nazorg

55
Servies verzamelen
2 personen
56
Afval sorteren
2 personen
57
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
58
Locatie schoonmaken
3 personen
59
Materialen inpakken
2 personen
60
Geleende spullen retourneren
61
Overgebleven catering opslaan
2 personen
62
Facturen en bonnetjes bundelen
63
Bedankbericht versturen
64
Verloren voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Waterglazenaantal 50
Bordenaantal 50
Dessertbordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerbladenaantal 8
Schenk kannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatiescherm
Laptop
Draagbare speaker
Bezoekershelmenaantal 45
Veiligheidsbrillenaantal 45
Gehoorbeschermersaantal 45
Veiligheidsvestenaantal 45

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Bewaarbakkenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Decoratie

Naamkaarthoudersaantal 45
Tafelkleedaantal 8
Welkomstbord
Routebordenaantal 8

Catering

Boodschappen
Koelelementenaantal 20
Dieetlabelstickersaantal 100
Buffetkaartjesaantal 20

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 6
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Vloertrekkeraantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Kantoor

Naamkaartjesaantal 50
Balpennenaantal 12
Klembordenaantal 6
Printpapieraantal 2
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 3
Markeerstiftenaantal 2
Polsbandjesaantal 50
Enveloppenaantal 50

Verlichting

LED-tafellampenaantal 4

Tips

Bevestig de fabrieksdatum en rondleiding voordat je uitnodigingen verstuurt. Vraag meteen hoeveel bezoekers per groep zijn toegestaan en hoeveel tijd elke rondleiding duurt, zodat je programma daarop aansluit.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen met een vaste deadline, bij voorkeur 7 dagen voor het bezoek. Controleer daarna contactgegevens en stuur vervoersinformatie en een bezoekersbevestiging naar iedereen die meegaat.
Vraag veiligheidsregels en PPE-maten uiterlijk 2 weken vooraf op. Controleer per bezoeker welke bescherming nodig is en leg veiligheidsinstructies klaar om bij aankomst uit te delen.
Maak de groepsindeling pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Print de aanwezigheidslijst, naamkaartjes, bewegwijzering en het programma uiterlijk de dag ervoor; op locatie kost zoeken naar ontbrekende informatie onnodig tijd.
Plan catering en ontvangst apart van de rondleiding. Bereken eten en drinken op basis van het definitieve aantal bezoekers, koel dranken vooraf en controleer of koffiezetapparaten, waterkokers, verlengsnoeren en stekkerdozen op de ontvangstplek bruikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fabrieksbezoek reserveren?: Reserveer de rondleiding bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Dan is er tijd om de fabrieksdatum te bevestigen, veiligheidsregels op te vragen, groepen in te delen en catering te regelen.
Hoeveel bezoekers kunnen er in één rondleidingsgroep?: Dat verschilt per fabriek en route. Vraag bij de reservering naar het maximum per groep en deel bezoekers daarna op; plan bij meerdere groepen minstens 10 minuten tussen vertrektijden voor wisselen en verzamelen.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een fabrieksbezoek verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie 7 dagen voor het bezoek. Geef het definitieve aantal en de wensen daarna door aan de catering.
Wat moet ik de bezoekers vóór het fabrieksbezoek sturen?: Stuur uiterlijk 3 dagen vooraf de bevestiging met starttijd, adres, vervoersinformatie, parkeer- of verzamelpunt, veiligheidsregels en kledingvoorschriften. Vermeld ook wanneer bezoekers aanwezig moeten zijn, bijvoorbeeld 15 minuten voor de rondleiding.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.