Organiser une visite d’usine sans rien laisser au hasard
Une visite d’usine se prépare d’abord avec le site de production, puis avec les visiteurs. Commencez par confirmer la date de fabrication et réserver la visite guidée avant d’envoyer les invitations. Ensuite, verrouillez le parcours, les consignes de sécurité, les groupes et les besoins alimentaires. Les derniers jours servent surtout à vérifier les tailles d’EPI, imprimer les documents et préparer l’accueil, la restauration et le matériel de présentation.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Établir la liste des visiteurs
- 2
Confirmer la date de fabrication
- 3
Réserver une visite guidée
- 4
Réserver le catering
- 5
Envoyer les invitations
- 6
Traiter les inscriptions
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Envoyer les informations de transport
- 9
Demander les consignes de sécurité
- 10
Définir le parcours des visiteurs
- 11
Élaborer le programme
- 12
Répartir les groupes de visite
- 13
Vérifier les coordonnées
- 14
Concevoir les badges nominatifs
- 15
Concevoir la signalétique
- 16
Imprimer la liste de présence
- 17
Imprimer le programme
- 18
Imprimer les consignes de sécurité
- 19
Imprimer les badges nominatifs
- 20
Calculer les quantités de catering
- 21
Vérifier la liste des courses
- 22
Vérifier les tailles des EPI
- 23
Envoyer la confirmation aux visiteurs
- 24
Faire les courses
2 personnes
- 25
Refroidir les boissons
2 personnes
- 26
Préparer le service traiteur
3 personnes
- 27
Rassembler le matériel
2 personnes
- 28
Préparer des kits par groupe
2 personnes
- 29
Confirmer le lieu par téléphone
Événement
- 30
Installer la table d’accueil
2 personnes
- 31
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 32
Installer la signalétique
2 personnes
- 33
Monter le buffet traiteur
3 personnes
- 34
Installer le point de distribution des EPI
2 personnes
- 35
Préparer le matériel de présentation
- 36
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
- 37
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
- 38
Distribuer les badges
2 personnes
- 39
Donner les consignes de sécurité
- 40
Distribuer les équipements de sécurité
2 personnes
- 41
Accompagner les groupes au point de départ
3 personnes
- 42
Animer la visite guidée
4 personnes
- 43
Accompagner les changements de groupe
3 personnes
- 44
Recueillir les questions des visiteurs
- 45
Servir le café et le thé
2 personnes
- 46
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 48
Animer la présentation
- 49
Monter le buffet
3 personnes
- 50
Servir le dîner
3 personnes
- 51
Servir les repas diététiques
- 52
Encadrer l'espace réseau
2 personnes
- 53
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
- 54
Récupérer les équipements de sécurité
2 personnes
Suivi
- 55
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 56
Trier les déchets
2 personnes
- 57
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
- 58
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 59
Emballer le matériel
2 personnes
- 60
Rendre les articles empruntés
- 61
Stocker la restauration restante
2 personnes
- 62
Classer les factures et les reçus
- 63
Envoyer un message de remerciement
- 64
Rendre les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 45
- Tables de buffetqté 3
- Portantsqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 50
- Verres à eauqté 50
- Assiettesqté 50
- Assiettes à dessertqté 50
- Couvertsqté 50
- Plateaux de serviceqté 8
- Pichets de serviceqté 6
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Écran de présentation
- Ordinateur portable
- Enceinte portable
- Casques pour visiteursqté 45
- Lunettes de sécuritéqté 45
- Protections auditivesqté 45
- Gilets de sécuritéqté 45
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Louchesqté 8
- Pincesqté 6
- Plateaux de serviceqté 10
- Bacs de conservationqté 8
- Papier aluminiumqté 2
- Film alimentaireqté 2
Décoration
- Porte-nomsqté 45
- Nappeqté 8
- Panneau d’accueil
- Panneaux de directionqté 8
Catering
- Courses
- Pains de glaceqté 20
- Autocollants d'étiquettes de régimeqté 100
- Cartons buffetqté 20
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Bacs de tri des déchetsqté 4
- Balaiqté 2
- Raclette de solqté 2
- Seauxqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
- Brosses de toilettesqté 2
Bureau
- Badges nominatifsqté 50
- Stylos à billeqté 12
- Presse-papiersqté 6
- Papier d’impressionqté 2
- Ruban adhésifqté 4
- Ciseauxqté 3
- Marqueursqté 2
- Braceletsqté 50
- Enveloppesqté 50
Éclairage
- Lampes de table LEDqté 4
Conseils
- Bloquez la date au moins 4 à 6 semaines à l’avance : la production, le guide et le traiteur doivent être disponibles en même temps. N’envoyez les invitations qu’après confirmation de ces trois éléments.
- Demandez les informations de sécurité et le parcours avant de rédiger le programme. Prévoyez un groupe de visite par accompagnateur et indiquez clairement les zones accessibles et interdites.
- Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant la visite. Vous aurez encore le temps de relancer les personnes, recueillir les allergies et calculer les quantités de restauration.
- Envoyez les informations de transport et la confirmation finale 3 à 5 jours avant l’événement. Rappelez l’heure d’arrivée, le point de rendez-vous, les vêtements requis et la pièce éventuellement nécessaire.
- Préparez les badges, la liste de présence, le programme et les consignes de sécurité la veille. Vérifiez aussi les tailles d’EPI, les rallonges, les multiprises et le matériel de présentation avant l’arrivée du premier groupe.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une visite d’usine ?
- Prévoyez 4 à 6 semaines pour coordonner la date de fabrication, la visite guidée, le transport et le catering. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations et les documents.
- Quand envoyer les invitations pour une visite d’usine ?
- Envoyez-les dès que la date, le parcours et les conditions de sécurité sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant. Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant la visite.
- Que faut-il vérifier avant une visite d’usine ?
- Vérifiez le nombre de visiteurs, leurs coordonnées, les besoins alimentaires, les tailles d’EPI et les groupes de visite. Faites cette vérification au plus tard 7 jours avant l’événement.
- Comment organiser la restauration pendant une visite d’usine ?
- Calculez les quantités à partir du nombre d’inscrits confirmé, puis ajoutez une petite marge de 5 à 10 %. Refroidissez les boissons la veille et installez le buffet avant l’arrivée des visiteurs.
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