Einkaufs- und Materialliste für ein Eröffnungskonzert

Für ein Eröffnungskonzert brauchst du mehr als Bühne und Lautsprecher: Auch Garderobe, Ausschank, Beleuchtung und Kabelsicherheit müssen am Veranstaltungstag funktionieren. Plane die Mengen nach der erwarteten Besucherzahl und der Zahl der auftretenden Künstler. Gläser, Teller und Verlängerungskabel werden häufig zu spät besorgt, obwohl sie für Einlass und Catering sofort gebraucht werden. Die vollständige Liste hilft dir, Einkäufe und Leihmaterial rechtzeitig zu prüfen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 6
Bühnentreppe
StehtischeAnz. 8
TischeAnz. 6
StühleAnz. 120
UmkleidestühleAnz. 8
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 120
Eingangsbereich

Ausstattung

Mischpult
PA-LautsprecherAnz. 2
MonitorlautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
XLR-KabelAnz. 12
Jack-KabelAnz. 8
MehrfachsteckdosenAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelkanäleAnz. 12

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 12
LichtstativeAnz. 4
LichterkettenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 150
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8
SchälchenAnz. 20

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 4
ServiertablettsAnz. 12
ScherenAnz. 3

Dekoration

Bühnenhintergrund
WimpelketteAnz. 6
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckenAnz. 14
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschilderAnz. 30
BadgehalterAnz. 30
WegweiserAnz. 12
ProgrammhefteAnz. 150
KlebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 100

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
Besen und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Teebeutel - 200 Stück
- Zucker - 2 Kilo
- Milch - 10 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitrone - 10 Stück
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Tonic - 6 Flaschen
- Spa Blauw - 10 Kisten
- Spa Rood - 4 Kisten
- Bier - 12 Kisten
- Alkoholfreies Bier - 4 Kisten
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Rosé - 8 Flaschen
- Alkoholfreier Wein - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Gesalzene Erdnüsse - 4 Beutel
- Knabber-Nüsse - 4 Tüten
- Oliven - 6 Gläser
- Gemischte Nüsse - 4 Tüten
- Baguettes - 12 Stück
- Mini-Brötchen zum Aufbacken - 120 Stück
- Süßrahmbutter - 1 Kilo
- Kräuterbutter - 12 Becher
- Hummus - 12 Becher
- Kräuterfrischkäse - 10 Becher
- Junger Käse - 2 Kilo
- Brie - 1,5 Kilo
- Vegetarischer Aufstrich - 10 Becher
- Hinterham - 1,5 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 1,5 kilo
- Gurke - 12 Stück
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Paprika - 12 Stück
- Möhren - 3 Kilo
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 40 Stück
- Bananen - 30 Stück
- Mini-Quiches - 120 Stück
- Vegetarische Wraps - 60 Stück
- Hähnchenwraps - 60 Stück
- Gefüllte Eier - 60 Stück
- Nudelsalat - 5 kilo
- Grüner Salat - 4 Kilo
- Kartoffelsalat - 4 Kilo
- Vegane Nudelsalat - 2 Kilo
- Glutenfreie Brötchen - 20 Stück
- Vegane Aufstriche - 10 Schalen
- Mayonnaise - 2 Gläser
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Knoblauchsoße - 2 Flaschen
- Salz - 1 Packung
- Pfeffer - 1 Glas
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Essig - 1 Flasche
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Servietten - 500 Stück
- Papierstrohhalme - 200 Stück
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Müllsäcke - 60 Stück
- Toilettenpapier - 36 Rollen
- Handseife - 4 Flaschen
- Handdesinfektionsgel - 6 Flaschen
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Geschirrspültabs - 40 Stück
- Reinigungsreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen

Tipps

Plane pro erwarteter Person mindestens ein Trinkglas ein; bei einer Veranstaltung mit mehr als 100 Gästen sind 10 bis 15 Prozent Reserve sinnvoll. Für Wein brauchst du zusätzlich etwa ein Weinglas pro Person, wenn Wein ausgeschenkt wird.
Rechne bei der Bestuhlung mit der Zahl der bestätigten Gäste und halte mindestens 5 Prozent zusätzliche Stühle bereit. Für Künstler und Helfer brauchst du außerdem Umkleidestühle, Kleiderbügel und einen Garderobenständer.
Kalkuliere die Tonanlage nicht nur nach der Raumgröße: Pro Mikrofon brauchst du einen passenden Mikrofonständer, ein XLR-Kabel und bei Instrumenten je nach Anschluss eine DI-Box oder ein Jack-Kabel.
Lege Strom- und Lichtmaterial spätestens am Vortag bereit. Verlängerungskabel, Mehrfachsteckdosen und Kabelkanäle sollten für jede Bühnen- und Lichtposition geprüft werden, damit keine Kabel im Publikumsbereich liegen.
Stelle haltbares Catering und Serviceteile vor dem Einlass bereit und kühle Getränke mehrere Stunden vorher. Teller, Gabeln, Messer und Kaffeetassen werden oft erst beim Aufbau vermisst, wenn keine Zeit mehr für einen zusätzlichen Einkauf bleibt.

Häufige Fragen

Wie viele Gläser brauche ich für ein Eröffnungskonzert?: Plane mindestens ein wiederverwendbares Trinkglas pro erwarteter Person und zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve. Wird Wein ausgeschenkt, rechne mit einem Weinglas pro Wein trinkender Person.
Wie viele Stühle brauche ich für ein Eröffnungskonzert?: Orientiere dich an der Zahl der bestätigten Sitzplätze und stelle mindestens 5 Prozent zusätzliche Stühle bereit. Für Künstler und Helfer kommen Umkleidestühle separat dazu.
Wann sollte ich Technik und Kabel für das Konzert besorgen?: Prüfe Mischpult, Lautsprecher, Mikrofone, Kabel und DI-Boxen spätestens 48 Stunden vor dem Konzert. Am Veranstaltungstag sollte nur noch der Funktionstest und der Aufbau ab 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass bleiben.
Wie früh muss ich Getränke und Catering vorbereiten?: Bestelle Catering und kläre Ernährungswünsche mindestens 5 bis 7 Tage vorher. Kaufe haltbare Lebensmittel früher ein und stelle Getränke mindestens 3 Stunden vor dem Einlass kalt.

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