LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Energie-Exkursion organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Energie-Exkursion braucht mehr Vorbereitung als nur einen Treffpunkt und eine Führung. Du koordinierst Ausflugsort, Transport, Anmeldung, Programm, Verpflegung und Sicherheitsdetails so, dass am Veranstaltungstag niemand warten oder nachfragen muss. Diese Checkliste führt dich von der Terminplanung bis zu Lunchpaketen, Teilnehmerunterlagen und der Wetterkontrolle. Besonders leicht vergessen werden Einwilligungen, Ernährungswünsche, Barrierefreiheit und eine klare Regelung für Abfahrtsort und Rückweg.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Ausflugsort reservieren

  • Transport reservieren

  • Führer und Rundgang buchen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Barrierefreiheit prüfen

  • Route und Fahrzeit prüfen

    2 Personen

  • Abfahrtsort festlegen

  • Programm an Teilnehmer senden

  • Einwilligungen einholen

  • Fragebogen zum Thema Energie erstellen

  • Badges und Teilnehmermappen erstellen

    2 Personen

  • Besuchsbestätigung versenden

  • Diätwünsche an den Caterer weitergeben

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Lunchpakete zusammenstellen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Routenkarten und Programm drucken

  • Tasche mit Exkursionsmaterial packen

    2 Personen

Event

  • Anwesenheit bei der Abfahrt erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder ausgeben

    2 Personen

  • Lunchpakete verteilen

    2 Personen

  • Sicherheitsanweisung geben

    2 Personen

  • Teilnehmende zum Transport begleiten

    3 Personen

  • Exkursionsmaterial einladen

    2 Personen

  • Anreise zum Ausflugsort begleiten

    3 Personen

  • Gruppenfoto machen

  • Führung begleiten

    3 Personen

  • Fragen und Aufgaben verteilen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pause und Mittagessen betreuen

    3 Personen

  • Gruppengrößen kontrollieren

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

    2 Personen

  • Besuch beenden

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Geschirr und Abfall einsammeln

    3 Personen

  • Teilnehmende zum Transport begleiten

    3 Personen

  • Rückreise begleiten

    3 Personen

  • Getränke während der Rückfahrt nachfüllen

    2 Personen

  • Anwesenheit bei Ankunft prüfen

    2 Personen

  • Teilnehmer auschecken

    2 Personen

  • Materialien ausladen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren

  • Materialien reinigen

    2 Personen

  • Ort sauber übergeben

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Transport und Location abrechnen

  • Reste verstauen

  • Teilnehmerfotos teilen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Klappbare TischeAnz. 4
  • KlappstühleAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 50
  • Mehrweg-TellerAnz. 50
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 50
  • Wiederverwendbare LunchboxenAnz. 50
  • ThermoskannenAnz. 4

Catering

  • KühlboxenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 4
  • Einkäufe

Ausstattung

  • Megafon
  • PowerbanksAnz. 4
  • LadekabelAnz. 4
  • Digitalkamera
  • TaschenlampenAnz. 4

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Koffer
  • SicherheitswestenAnz. 6
  • Reflektierende ArmbänderAnz. 50
  • RegenponchosAnz. 50

Büro

  • NamensaufkleberAnz. 50
  • Lanyards für AusweiseAnz. 50
  • KlemmbretterAnz. 10
  • KugelschreiberAnz. 30
  • DokumentenmappenAnz. 50
  • A4-Druckpapier
  • KlebebandAnz. 2
  • Wasserfeste StifteAnz. 4
  • RoutenpläneAnz. 50
  • ProgrammflyerAnz. 50
  • FragebögenAnz. 50
  • KlemmbretterAnz. 6
  • StiftehalterAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12
  • SpülwanneAnz. 2
  • HandseifenspenderAnz. 2
  • HandtuchrollenhalterAnz. 2
  • ToilettenpapierhalterAnz. 2

Tipps

  • Lege Termin, Programm und Ausflugsort fest, bevor du Einladungen verschickst. Reserviere Transport und Führung möglichst mehrere Wochen vorher, damit Fahrzeit, Gruppengröße und verfügbare Rundgänge zusammenpassen.
  • Schließe die Anmeldung nicht nur mit einer Teilnehmerzahl ab: Erfasse Ernährungswünsche, Einwilligungen und Barrierefreiheit getrennt. Aktualisiere die Teilnehmerliste spätestens 3 Tage vor der Exkursion und gib Diätwünsche danach gesammelt an den Caterer weiter.
  • Plane für jede teilnehmende Person ein Lunchpaket und zusätzlich einige Reserveportionen ein. Kühlboxen, Wasserkannen und Thermoskannen sollten am Vorabend bereitstehen; Getränke gehören rechtzeitig in die Kühlung.
  • Sende Programm, Abfahrtsort, Fahrzeit und Besuchsbestätigung spätestens 48 Stunden vor Beginn an alle Angemeldeten. Drucke Routenpläne, Programmflyer und Fragebögen nicht erst am Treffpunkt, sondern kontrolliere die vollständigen Mappen am Vortag.
  • Prüfe die Wettervorhersage am Vorabend und am Abfahrtstag. Für eine Außenroute gehören Regenponchos, Taschenlampen, Sicherheitswesten, reflektierende Armbänder und ein Erste-Hilfe-Koffer in die Ausgabe- oder Transportkiste.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Energie-Exkursion planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Ausflugsort, Transport und Führung. Die Anmeldung sollte mindestens 2 Wochen vor dem Termin öffnen, damit du Teilnehmerzahl und Verpflegung zuverlässig planen kannst.
Was muss ich vor einer Energie-Exkursion an die Teilnehmer schicken?
Sende spätestens 48 Stunden vorher das Programm, den Abfahrtsort, die geplante Fahrzeit und die wichtigsten Hinweise zur Route. Eine Besuchsbestätigung und Angaben zu Einwilligungen sollten bereits nach der Anmeldung verschickt werden.
Wie viele Lunchpakete brauche ich für die Energie-Exkursion?
Plane ein Lunchpaket pro angemeldeter Person und zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Ernährungswünsche solltest du spätestens 3 Tage vorher gesammelt an den Caterer weitergeben.
Wann soll ich die Teilnehmerliste endgültig prüfen?
Führe eine erste Kontrolle nach Ende der Anmeldung durch und aktualisiere die Liste spätestens 3 Tage vor der Abfahrt. Am Vorabend lohnt sich eine letzte Prüfung von Abmeldungen, Einwilligungen, Diäten und Notfallkontakten.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!