Checklist para organizar una excursión sobre energía

Una excursión sobre energía necesita más coordinación que una visita de un día. Hay que cerrar el programa, el lugar, el transporte y la visita guiada antes de abrir las inscripciones. Después tendrás que controlar participantes, dietas, accesibilidad, permisos y materiales, y dejar claras las instrucciones de salida. Esta checklist reúne 59 tareas y 38 artículos para que el grupo llegue preparado y la jornada avance sin improvisaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar de la excursión
Reservar transporte
Reservar guía y visita
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Comprobar la accesibilidad
Comprobar la ruta y el tiempo de viaje
2 personas
Fijar el punto de salida
Enviar el programa a los participantes
Recopilar los permisos
Hacer cuestionario sobre energía
Hacer acreditaciones y carpetas para participantes
2 personas
Enviar confirmación de asistencia
Comunicar las preferencias dietéticas al catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar paquetes de almuerzo
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir los mapas de ruta y el programa
Coger una bolsa con material de excursión
2 personas

Evento

Registrar la asistencia a la salida
2 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Repartir los almuerzos
2 personas
Dar una instrucción de seguridad
2 personas
Acompañar a los participantes al transporte
3 personas
Cargar el material de excursión
2 personas
Acompañar el viaje al lugar de la excursión
3 personas
Hacer una foto de grupo
Guiar la visita
3 personas
Repartir preguntas y tareas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar la pausa y el almuerzo
3 personas
Comprobar el número de grupos
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Cerrar la visita
2 personas
Servir la cena
4 personas
Recoger vajilla y residuos
3 personas
Acompañar a los participantes al transporte
3 personas
Coordinar el regreso
3 personas
Reponer bebidas durante el viaje de regreso
2 personas
Comprobar la asistencia a la llegada
2 personas
Hacer el check-out de participantes
2 personas
Descargar el material
2 personas

Seguimiento

Clasificar residuos
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Vaciar las neveras portátiles
Limpiar los materiales
2 personas
Dejar el recinto limpio
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Pagar el transporte y el lugar
Guardar lo sobrante
Compartir fotos de los participantes
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 4
Sillas plegablescant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 50
Platos reutilizablescant. 50
Cubiertos reutilizablescant. 50
Cajas de almuerzo reutilizablescant. 50
Termoscant. 4

Catering

Neveras portátilescant. 4
Jarras de aguacant. 4
Compras

Equipo

Megáfono
Baterías externascant. 4
Cables de cargacant. 4
Cámara digital
Linternascant. 4

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Chalecos reflectantescant. 6
Brazaletes reflectantescant. 50
Ponchos para la lluviacant. 50

Oficina

Pegatinas con nombrecant. 50
Cordones para acreditacionescant. 50
Portapapelescant. 10
Bolígrafoscant. 30
Carpetas para documentoscant. 50
Papel de impresión A4
Cinta adhesivacant. 2
Rotuladores permanentescant. 4
Mapas de rutacant. 50
Folletos del programacant. 50
Formularios de preguntascant. 50
Portapapelescant. 6
Portalápicescant. 2

Limpieza

Papeleracant. 4
Paños de limpieza reutilizablescant. 12
Palangana para lavarcant. 2
Dispensador de jabón de manoscant. 2
Porta-toallas de papelcant. 2
Portarrollos de papel higiénicocant. 2

Consejos

Cierra la fecha, el programa y las reservas antes de enviar invitaciones. El transporte, el lugar de la excursión y la visita guiada condicionan los horarios del resto del día.
Abre el formulario de inscripción con preguntas sobre preferencias dietéticas, accesibilidad y permisos. Envía la confirmación de asistencia cuando hayas actualizado la lista de participantes.
Envía el programa, el punto de salida y la ruta con antelación. Incluye el tiempo estimado de viaje y una hora límite para llegar, porque las salidas en grupo se retrasan fácilmente.
Prepara los almuerzos y enfría las bebidas el día anterior o a primera hora. Comunica las dietas al catering antes de preparar los paquetes, no cuando el grupo ya esté reunido.
Comprueba el pronóstico y los materiales poco antes de salir. Además de mapas y folletos, revisa baterías, linternas, chalecos reflectantes, ponchos y el botiquín.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una excursión sobre energía?: Empieza al menos 6 semanas antes para fijar fecha, programa, lugar, transporte y visita guiada. Abre las inscripciones cuando esas reservas estén confirmadas y cierra la lista entre 7 y 10 días antes.
¿Cuándo hay que enviar el programa de la excursión?: Envíalo entre 7 y 10 días antes, junto con el punto de salida, la ruta y el tiempo de viaje. Reenvía una confirmación final 24 o 48 horas antes con cualquier cambio.
¿Cuánta comida y bebida preparar para la excursión?: Prepara un paquete de almuerzo por participante inscrito y añade entre un 5 % y un 10 % para imprevistos. Para una jornada de varias horas, calcula al menos 1 litro de agua por persona y enfría las bebidas antes de la salida.
¿Qué hay que revisar el día anterior?: Comprueba la lista de participantes, permisos, dietas, pronóstico, materiales y baterías. Deja impresos los mapas y el programa, y prepara identificaciones, almuerzos, agua, seguridad y documentación antes de terminar la jornada.

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