Checklist voor een energie-excursie organiseren

Een energie-excursie vraagt om meer voorbereiding dan alleen een locatie en een gids boeken. Je regelt tegelijk vervoer, aanmeldingen, toestemmingen, toegankelijkheid, lunch en materialen voor onderweg. Begin met datum, programma en excursielocatie en werk daarna terug vanaf de vertrekdag. Zo ontdek je op tijd welke deelnemersinformatie ontbreekt, of de route haalbaar is en welke spullen je moet meenemen voor een veilige en goed begeleide rondleiding.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Excursielocatie reserveren
Vervoer reserveren
Gids en rondleiding boeken
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Toegankelijkheid controleren
Route en reistijd controleren
2 personen
Vertrekpunt vastleggen
Programma naar deelnemers sturen
Toestemmingen verzamelen
Vragenlijst over energie maken
Badges en deelnemersmappen maken
2 personen
Bezoekbevestiging versturen
Dieetwensen aan cateraar doorgeven
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Routekaarten en programma printen
Tas met excursiemateriaal pakken
2 personen

Event

Aanwezigheid bij vertrek registreren
2 personen
Badges uitdelen
2 personen
Lunchpakketten uitdelen
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Deelnemers naar vervoer begeleiden
3 personen
Excursiemateriaal inladen
2 personen
Reis naar excursielocatie begeleiden
3 personen
Groepsfoto maken
Rondleiding begeleiden
3 personen
Vragen en opdrachten uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze en lunch begeleiden
3 personen
Groepsaantallen controleren
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Bezoek afsluiten
2 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Servies en afval verzamelen
3 personen
Deelnemers naar vervoer begeleiden
3 personen
Terugreis begeleiden
3 personen
Dranken tijdens terugreis bijvullen
2 personen
Aanwezigheid bij aankomst controleren
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen
Materialen uitladen
2 personen

Nazorg

Afval sorteren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Koelboxen leegmaken
Materialen schoonmaken
2 personen
Locatie schoon opleveren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Vervoer en locatie afrekenen
Restanten opbergen
Deelnemersfoto's delen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Opvouwbare tafelsaantal 4
Opvouwbare stoelenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50
Herbruikbare lunchboxenaantal 50
Thermoskannenaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Boodschappen

Apparatuur

Megafoon
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 4
Digitale camera
Zaklampenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffer
Veiligheidshesjesaantal 6
Reflecterende armbandenaantal 50
Regenponcho'saantal 50

Kantoor

Naamstickersaantal 50
Koorden voor badgesaantal 50
Klembordenaantal 10
Balpennenaantal 30
Documentmappenaantal 50
A4-printpapier
Plakbandaantal 2
Watervaste stiftenaantal 4
Routekaartenaantal 50
Programmaflyersaantal 50
Vragenformulierenaantal 50
Clipboardsaantal 6
Pennenbakaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasteilaantal 2
Handzeepdispenseraantal 2
Handdoekrollenhouderaantal 2
Toiletpapierhouderaantal 2

Tips

Leg datum, programma, excursielocatie, vertrekpunt en vervoerstijden eerst vast. Controleer daarna de route en reistijd opnieuw, zodat je deelnemers een realistische vertrektijd en terugkomst kunt sturen.
Open de aanmelding vroeg genoeg om dieetwensen, toegankelijkheid en toestemmingen te verzamelen. Werk met één actuele deelnemerslijst en geef wijzigingen ook door aan de cateraar en gids.
Plan de lunch niet pas op de excursiedag. Controleer de boodschappenlijst, stel de lunchpakketten samen en koel dranken vooraf; reken per deelnemer op een eigen lunchbox en voldoende drinkwater.
Maak deelnemersmappen en badges vóór de dag zelf. Print routekaarten, programmaflyers en vragenformulieren en leg schrijfmateriaal klaar op klemborden of clipboards.
Controleer de weersverwachting kort voor vertrek en pas je uitrusting daarop aan. Leg EHBO, veiligheidshesjes, reflecterende armbanden, zaklampen en regenponcho’s op één vaste plek bij het vertrekpunt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een energie-excursie organiseren?: Leg de datum, locatie, gids en het vervoer bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Open daarna direct de aanmelding, zodat je dieetwensen, toestemmingen en toegankelijkheidsbehoeften tijdig kunt verwerken.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst voor een energie-excursie definitief maken?: Maak een voorlopige lijst zodra de aanmeldingen binnenkomen en sluit de definitieve lijst uiterlijk 5 tot 7 dagen voor vertrek. Geef daarna het aantal deelnemers, dieetwensen en eventuele bijzonderheden door aan de cateraar en excursielocatie.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een energie-excursie?: Reken op minimaal 0,75 liter water per persoon voor een dagdeel en meer bij warm weer of een actieve route. Neem daarnaast extra water mee voor vertraging en gebruik waterkannen of herbruikbare bekers bij de lunch.
Wat moet ik de deelnemers vóór de energie-excursie sturen?: Stuur uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf het programma, vertrekpunt, route, reistijd, kledingadvies en contactgegevens. Vermeld ook wat deelnemers zelf moeten meenemen en wanneer zij eventuele wijzigingen of vragen uiterlijk kunnen doorgeven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.