Einkaufsliste für einen Empfang zum Kongress

Bei einem Empfang zum Kongress brauchst du mehr als Getränke und Snacks: Registrierung, Garderobe, Kaffee und Buffet müssen gleichzeitig funktionieren. Plane Geschirr und Sitz- oder Stehplätze nach der erwarteten Teilnehmerzahl und halte Reserve für Nachzügler bereit. Besonders oft fehlen Namensschildhalter, Servierzangen, Verlängerungskabel oder gekühlte Lagerfläche. Diese Einkaufsliste hilft dir, Material rechtzeitig zu beschaffen und am Veranstaltungstag vollständig bereitzustellen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Hohe TischeAnz. 10
Niedrige Buffet-TischeAnz. 6
StühleAnz. 40
TischdeckenAnz. 16
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 100

Geschirr

WeingläserAnz. 120
BiergläserAnz. 100
WassergläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
KaffeelöffelAnz. 80
Knabber-TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 16
ServierzangenAnz. 12
KaraffenAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlschränkeAnz. 2
Bluetooth-Lautsprecher
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Tischmikrofon

Registrierung

Registrierungstisch
NamensschildhalterAnz. 100
StifteAnz. 20
NotizblöckeAnz. 100
ProgrammhefteAnz. 100
WegweiserAnz. 8

Dekoration

BlumenarrangementsAnz. 8
MenükartenständerAnz. 8

Beleuchtung

StimmungsleuchtenAnz. 8
LED-LichterkettenAnz. 4

Reinigung

Staubsauger
WischsetAnz. 2
PutzeimerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6
Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Prosecco - 12 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 10 Flaschen
- Rosé - 6 Flaschen
- Bier - 120 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 36 Flaschen
- Cola - 12 Liter
- Cola Zero - 12 Liter
- Orangenlimonade - 8 Liter
- Tonic - 6 Liter
- Ginger Ale - 6 Liter
- Apfelsaft - 8 Liter
- Orangensaft - 8 Liter
- Spa Blauw - 48 Flaschen
- Spa Rood - 24 Flaschen
- Kaffeebohnen - 2 Kilogramm
- Schwarzer Tee - 100 Beutel
- Grüner Tee - 50 Beutel
- Kräutertee - 50 Beutel
- Fettarme Milch - 15 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Kaffeesahne - 2 Liter
- Zucker - 2 Kilogramm
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Zitronen - 3 Kilogramm
- Eiswürfel - 25 Kilogramm
- Baguettes - 20 Stück
- Frischkäse - 3 Kilogramm
- Hummus - 3 Kilogramm
- Tapenade - 2 Kilogramm
- Oliven - 4 Kilogramm
- Gemischte Nüsse - 4 Kilogramm
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Tortilla-Chips - 8 Tüten
- Salsa-Sauce - 4 Gläser
- Mini-Wraps - 160 Stück
- Räucherlachs - 2 Kilogramm
- Gegrilltes Gemüse - 3 Kilogramm
- Cherrytomaten - 3 Kilogramm
- Gurken - 3 Kilogramm
- Trauben - 4 Kilogramm
- Äpfel - 40 Stück
- Miniquiches - 160 Stück
- Käsemischung - 5 Kilogramm
- Aufschnitt - 3 Kilogramm
- Vegane Häppchen - 120 Stück
- Glutenfreie Cracker - 6 Packungen
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Ketchup - 2 Flaschen
- Cocktailspieße - 500 Stück
- Papierservietten - 500 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Flüssigseife - 4 Flaschen
- Handdesinfektionsgel - 4 Flaschen
- Müllsäcke - 60 Stück
- Geschirrspültabs - 40 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 4 Packungen

Tipps

Plane bei Gläsern, Tassen und Besteck mindestens 10 bis 15 Prozent Reserve ein. Bei 100 Gästen bedeutet das etwa 110 bis 115 Stück je benötigter Kategorie.
Rechne für den Empfang mit zwei bis drei Getränken pro Person in der ersten Stunde und stelle zusätzlich Wasser in Karaffen bereit. Kühlboxen und Eiswürfelbehälter solltest du spätestens am Vortag organisieren.
Für das Buffet brauchst du pro Speise mindestens eine Servierschale und eine Servierzange. Schneidebretter sowie Koch- und Brotmesser werden oft vergessen, obwohl Brot und Beilagen direkt vor Ort vorbereitet werden.
Richte den Registrierungstisch mit Namensschildhaltern, gedruckten Programmen und Schreibmaterial ein. Lege die Namensschilder mindestens am Vorabend alphabetisch oder nach Anmeldeliste sortiert bereit.
Prüfe Technik und Stromanschlüsse spätestens zwei Tage vor dem Empfang. Für Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Lautsprecher und Tischmikrofon brauchst du ausreichend Verlängerungskabel; teste alles vor dem Eintreffen der Gäste.

Häufige Fragen

Wie viele Gläser brauche ich für einen Kongressempfang?: Plane pro Gast mindestens ein Wasserglas und je nach Ausschank ein Wein- oder Bierglas ein. Bei 100 Gästen sind 110 bis 115 Gläser pro benötigter Sorte sinnvoll, damit Nachschub und Bruch abgedeckt sind.
Wie viel Getränke brauche ich für einen Empfang zum Kongress?: Kalkuliere für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und stelle Wasser zusätzlich bereit. Für 100 Gäste entspricht das etwa 200 bis 300 Getränken, ergänzt um Wasser in Karaffen oder Flaschen.
Was muss ich für das Buffet eines Kongressempfangs einkaufen?: Neben Speisen brauchst du niedrige Buffet-Tische, Tischdecken, Servierschalen, Servierzangen, Knabber-Teller sowie Bestecksets. Beschrifte Diätmahlzeiten und plane mindestens eine Servierzange pro Speise ein.
Wann sollte ich die Ausstattung für den Kongressempfang besorgen?: Bestätige Lieferungen und reserviere Mobiliar, Technik und Kühlmöglichkeiten spätestens sieben Tage vorher. Getränke, Eis und frische Lebensmittel kaufst du je nach Haltbarkeit ein bis zwei Tage vor dem Empfang; Namensschilder und Programme sollten am Vorabend fertig sein.

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