Was du für einen Empfang brauchst

Für einen Empfang brauchst du mehr als Getränke und ein paar Snacks. Empfangstische, Stehtische, Gläser, Geschirr und eine funktionierende Garderobe müssen zur Gästezahl passen und rechtzeitig bereitstehen. Plane außerdem Namensschilder, Allergiekennzeichnung und Material für Kaffee ein. Diese Liste hilft dir, Einkäufe, Leihmaterial und Lieferungen so zu organisieren, dass am Veranstaltungstag nichts fehlt.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

EmpfangstischeAnz. 8
Hohe StehtischeAnz. 8
StühleAnz. 40
BuffetischeAnz. 4
Empfangstisch
GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

WeingläserAnz. 100
WassergläserAnz. 100
ChampagnergläserAnz. 90
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 120
TortenplattenAnz. 100
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 100
TeelöffelAnz. 80
ServiertablettsAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
AusgießkannenAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 2
LebensmittelboxenAnz. 12
Etiketten für AllergeneAnz. 40

Dekoration

TischdeckenAnz. 16
ServiettenhalterAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
Willkommensschild
ProgrammschilderAnz. 4
NamenskartenständerAnz. 4
NamensschilderAnz. 100
BadgehalterAnz. 100
StifteAnz. 20
KlebebandAnz. 4
ScherenAnz. 4
SeilAnz. 2
KleiderbügelAnz. 100
GarderobennummernAnz. 100
FotorahmenAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Laptop
Musikplayer
LadegeräteAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 12

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
Besen und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 4
SchwämmeAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 12
Gummischieber

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 2 Packungen
- Süßstoff - 1 Karton
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Zitronen - 12 Stück
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Tonic - 4 Flaschen
- Sprudelwasser - 8 Flaschen
- Stillwasser - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Pils - 48 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Rosé - 6 Flaschen
- Prosecco - 10 Flaschen
- Eiswürfel - 12 Säcke
- Baguettes - 12 Stück
- Mini-Pistolets - 100 Stück
- Süßrahmbutter - 1 Kilo
- Frischkäse - 1,5 Kilo
- Junger Käse - 2 Kilo
- Brie - 1,5 Kilo
- Geräucherter Lachs - 1 Kilo
- Schinken - 1 Kilo
- Hummus - 1,5 Kilo
- Kräuterbutter - 1 Kilo
- Gurken - 8 Stück
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Paprika - 12 Stück
- Möhren - 3 Kilo
- Staudensellerie - 2 Stangen
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 40 Stück
- Melonen - 4 Stück
- Oliven - 2 Kilo
- Nussmix - 2 Kilo
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Salzgebäck - 4 Tüten
- Mini-Quiches - 120 Stück
- Gefüllte Wraps - 100 Stück
- Vegetarische Blätterteiggebäcke - 100 stück
- Mini-Hackbällchen - 100 Stück
- Senf - 2 Gläser
- Mayonnaise - 2 Gläser
- Ketchup - 2 Flaschen
- Cocktailsauce - 2 Flaschen
- Olivenöl - 1 Flasche
- Balsamicoessig - 1 Flasche
- Salz - 1 Packung
- Pfeffer - 1 Glas
- Paprikapulver - 1 Glas
- Knoblauchpulver - 1 pot
- Zitronensaft - 1 Flasche
- Mini-Gebäck - 120 Stück
- Brownies - 60 Stück
- Kekse - 5 Packungen
- Glutenfreie Häppchen - 30 Stück
- Vegane Häppchen - 30 Stück
- Papierservietten - 250 Stück
- Cocktailspieße - 2 Schachteln
- Kaffeefilter - 2 Packungen
- Rührstäbchen - 200 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Müllsäcke - 50 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Geschirrspültabs - 1 Karton
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Desinfektionstücher - 2 Packungen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Handseife - 4 Spender
- Papierhandtücher - 6 Packungen
- Pflaster - 1 Packung
KorkenzieherAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 2
WasserkaraffenAnz. 12
GetränkespenderAnz. 4
MilchkännchenAnz. 6
ZuckerschälchenAnz. 6
KühlelementeAnz. 16
ServierschalenAnz. 16
SpeisewärmerAnz. 4
ThermometerAnz. 2

Tipps

Plane pro Gast mindestens ein Weinglas und ein Wasserglas ein; bei einem Sektempfang brauchst du zusätzlich ein Champagnerglas pro Person oder ein eingeplantes Wechselkonzept.
Kühle die Getränke nicht erst am Empfangstag: Stelle sie mehrere Stunden vorher kalt und halte Kühlboxen für Nachschub bereit.
Bestelle Leihmobiliar und Geschirr spätestens 7 bis 14 Tage vorher, besonders Empfangstische, Stehtische, Stühle und Buffetische.
Bereite Namensschilder, gedruckte Programme und eine Wegbeschreibung am Vortag vor. So bleibt am Veranstaltungstag Zeit für Lieferungen, Aufbau und die Raumkontrolle.
Kennzeichne Allergene direkt an den Speisen und halte Servierzangen sowie Servierlöffel getrennt bereit. Eine Diätübersicht für das Catering sollte spätestens beim Bestellschluss vorliegen.

Häufige Fragen

Wie viele Gläser brauche ich für einen Empfang?: Rechne mindestens ein Weinglas und ein Wasserglas pro Gast. Wenn Sekt oder Champagner ausgeschenkt wird, plane zusätzlich ein Champagnerglas pro Person oder mindestens 1,5 Gläser je Gast ein, falls nicht laufend gespült wird.
Wie viel Getränke brauche ich für einen Empfang?: Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen, danach mit etwa einem Getränk pro Stunde. Stelle zusätzlich ausreichend Wasser bereit und kaufe den Bedarf spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Empfang ein.
Wann sollte ich Tische, Stühle und Geschirr für den Empfang bestellen?: Reserviere Mobiliar und Geschirr idealerweise 7 bis 14 Tage vorher. Prüfe spätestens am Vortag, ob Empfangstische, Buffetische, Stehtische, Stühle und alle Gläser tatsächlich geliefert wurden.
Was brauche ich für ein Empfangsbuffet?: Neben Buffetischen brauchst du Teller, Gabeln, Messer, Serviertabletts, Servierzangen und Servierlöffel. Lege Allergiekennzeichnungen bereit und bereite die Speisen so vor, dass jede Diätvariante eindeutig erkennbar ist.

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