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Drucksachenmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Drucksachenmesse laufen Aussteller, Besucher, Stände, Programm und Registrierung parallel. Plane zuerst Datum und Programm, dann Teilnehmerprofil, Aussteller und Anmeldungen. In den letzten Wochen kommen Standaufteilung, Besucherplan, Technik, Beschilderung und Drucksachen zusammen. Die Checkliste führt dich bis zum Veranstaltungstag durch die nötigen Schritte – einschließlich Catering, Getränken und der Ausgabe von Namensschildern.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Teilnehmerprofil festlegen

    2 Personen

  • Standbetreiber ansprechen

    3 Personen

  • Standbetreiber registrieren

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Druckdienstleister bestätigen

    2 Personen

  • Standaufteilung zeichnen

    2 Personen

  • Besucherplan erstellen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Namensschilder und Armbänder gestalten

  • Beschilderung entwerfen

  • Technik und Stromanschlüsse prüfen

    2 Personen

  • Reservierungen bestätigen

  • Informationen für Aussteller senden

  • Besucherliste exportieren

  • Namensschilder drucken

    2 Personen

  • Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke gekühlt bereitstellen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    3 Personen

  • Standmaterialien prüfen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Stellwände aufbauen

    4 Personen

  • Aussteller empfangen

    2 Personen

  • Standtische dekorieren

    3 Personen

  • Drucksachen pro Stand verteilen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Präsentationsraum einrichten

    3 Personen

  • Mikrofon und Bildschirm testen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Häppchen auf Platten anrichten

    2 Personen

  • Registrierungsteam einweisen

  • Letzte Sicherheitsrunde durchführen

    2 Personen

Event

  • Türen öffnen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Besucher zu den Ständen leiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Präsentation ankündigen

  • Präsentation moderieren

    2 Personen

  • Benutzte Gläser einsammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Abendhäppchen servieren

    3 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Messe schließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen

    4 Personen

  • Drucksachen und Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Standmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Dankesmail an Besucher versenden

  • Dankesmail an Aussteller versenden

  • Übrig gebliebene Materialien lagern

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StehtischeAnz. 24
  • Besucher-StühleAnz. 80
  • BiertischeAnz. 12
  • Registrierungstheke
  • BarhockerAnz. 8
  • AbfallbehälterAnz. 10
  • GarderobenständerAnz. 2
  • KleiderbügelAnz. 120
  • StandwändeAnz. 24

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • BildschirmAnz. 2
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • KabelkanäleAnz. 20
  • LadekabelAnz. 6
  • HandscannerAnz. 2
  • FunkgeräteAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 12
  • StehlampenAnz. 4
  • LichterkettenAnz. 6

Geschirr

  • WassergläserAnz. 180
  • WeingläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 120
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServierschalenAnz. 20
  • KaffeelöffelAnz. 120

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • EisbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8
  • LebensmittelboxenAnz. 20
  • AluminiumschalenAnz. 12

Dekoration

  • FirmenflaggenAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 24
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • NamensschildhalterAnz. 30
  • InfotafelnAnz. 8
  • ProgrammschilderAnz. 4
  • WegweiserAnz. 12
  • PräsentationsregaleAnz. 24
  • ProspektständerAnz. 24
  • KreidetafelnAnz. 6
  • StifteAnz. 60
  • NotizblöckeAnz. 60
  • AusweiseAnz. 220
  • Badge-StreifenAnz. 220
  • ProgrammhefteAnz. 220
  • PläneAnz. 220
  • ArmbänderAnz. 220

Reinigung

  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • StaubsaugerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 12
  • HandseifenspenderAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige den Druckdienstleister nicht erst kurz vor der Messe. Für Einladungen, Programmhefte, Beschilderung und Namensschilder solltest du mehrere Arbeitstage für Korrekturen und den Druck einplanen.
  • Erstelle die Standaufteilung, bevor du Technik und Mobiliar festlegst. So siehst du rechtzeitig, ob Standwände, Stehtische, Besucher-Stühle, Stromanschlüsse und Laufwege zusammenpassen.
  • Exportiere die Besucherliste erst nach dem Anmeldeschluss und gleiche sie mit Ernährungswünschen ab. Drucke Namensschilder und Programmhefte anschließend in einer kontrollierten Endfassung.
  • Prüfe Laptop, Bildschirm, Beamer, Projektionsleinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher und Mischpult gemeinsam vor Ort. Plane außerdem Verlängerungskabel, Kabelkanäle und Ladekabel ein, damit keine Kabel quer durch Besucherwege liegen.
  • Bereite Getränke und Catering vor dem Einlass vor: Gläser, Tassen, Teller und Besteck müssen bereits bereitstehen. Gekühlte Getränke lassen sich am Veranstaltungstag nicht zuverlässig neben Registrierung und Ausstellerbetreuung organisieren.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Drucksachenmesse organisieren?
Beginne idealerweise mehrere Wochen vor dem Termin mit Datum, Programm, Teilnehmerprofil und der Ansprache der Standbetreiber. Plane für Anmeldungen, Drucksachen und die Abstimmung mit dem Catering jeweils feste Fristen ein.
Wann müssen die Aussteller für eine Drucksachenmesse registriert sein?
Lege einen verbindlichen Anmeldeschluss fest, bevor du Standaufteilung und Besucherplan finalisierst. Nach dem Anmeldeschluss kannst du Informationen für Aussteller versenden und Technik- sowie Strombedarf zuverlässig prüfen.
Wie viele Namensschilder braucht eine Drucksachenmesse?
Drucke ein Namensschild für jede angemeldete Person und halte zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve bereit. Berücksichtige dabei Besucher, Standbetreiber, Helfer und das Organisationsteam.
Wann sollte das Catering für eine Drucksachenmesse bestellt werden?
Bestelle das Catering, sobald die erwartete Teilnehmerzahl belastbar ist, und kläre Ernährungswünsche spätestens nach dem Anmeldeschluss. Die endgültige Menge solltest du einige Tage vor der Messe bestätigen.

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