Checklist para organizar una feria de impresión sin dejar cabos sueltos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, el programa y el perfil de los participantes antes de enviar invitaciones. Así los expositores reciben información concreta y puedes abrir el formulario de inscripción con datos definitivos.
• Dibuja la distribución de los stands con antelación y marca en el plano las paredes, mesas, sillas y puntos de corriente. Reserva espacio para el registro, los visitantes y los recorridos entre puestos.
• No esperes a la última semana para confirmar proveedores de impresión, reservas y catering. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y envía a cada expositor la información práctica varios días antes.
• Prepara las acreditaciones, pulseras, tarjetas con nombres, señalización, mapa de visitantes y folletos del programa antes del montaje. Imprime una pequeña cantidad adicional para cambios de última hora y registros en la entrada.
• Haz una prueba técnica completa antes de abrir: portátil, pantalla, proyector, micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cables alargadores, regletas y canaletas. Deja listos también los walkie-talkies, las bebidas frías y el catering antes de que lleguen los primeros visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar una feria de impresión?

Empieza al menos 8 semanas antes si participan varios expositores. En las primeras 2 semanas fija la fecha y el programa, define el perfil de participantes y contacta con los expositores; después puedes abrir las inscripciones y promocionar el evento.

¿Cuándo se debe enviar la información a los expositores?

Envíala entre 7 y 10 días antes de la feria, cuando ya estén confirmados el plano de los stands, los horarios, las reservas y las necesidades técnicas. Incluye también el mapa, los puntos de corriente y la hora de llegada para el montaje.

¿Cuánto material de impresión necesito preparar para una feria?

Calcula las tarjetas con nombres y acreditaciones según la lista de visitantes cerrada, y añade un 10 % para inscripciones o cambios de última hora. Imprime los folletos del programa y el mapa antes del montaje, no el mismo día del evento.

¿Cuándo hay que comprobar la técnica y los enchufes?

Haz una primera comprobación entre 3 y 5 días antes y repite la prueba durante el montaje. Verifica cada punto de corriente, alargador, regleta, cable de carga, micrófono, altavoz, proyector y pantalla antes de abrir las puertas.

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