LizztLIZZT
frLanguage — Français

Organiser un Salon de l’imprimé sans rien oublier

Un Salon de l’imprimé demande une coordination précise entre exposants, visiteurs, stands et programme. Commence par fixer la date, le déroulé et le profil des participants, puis avance vers les inscriptions, la promotion et les réservations. Les derniers jours servent surtout à finaliser les plans, imprimer les badges et vérifier chaque besoin technique. Cette checklist rassemble 69 tâches et 67 éléments à prévoir pour garder une vue claire jusqu’à l’accueil du public.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le programme

    2 personnes

  • Définir le profil des participants

    2 personnes

  • Contacter les exposants

    3 personnes

  • Enregistrer les exposants

    2 personnes

  • Rédiger les invitations

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier le formulaire d'inscription

  • Publier la promotion sur les réseaux sociaux

  • Confirmer les prestataires d’impression

    2 personnes

  • Dessiner le plan du stand

    2 personnes

  • Créer un plan pour les visiteurs

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Commander le catering

    2 personnes

  • Concevoir les badges et les bracelets

  • Concevoir la signalétique

  • Vérifier la technique et les prises électriques

    2 personnes

  • Confirmer les réservations

  • Envoyer les informations aux exposants

  • Exporter la liste des visiteurs

  • Imprimer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Imprimer les programmes

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer le service traiteur

    3 personnes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Réception des livraisons

    3 personnes

  • Vérifier le matériel du stand

    3 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Monter les cloisons de stand

    4 personnes

  • Accueillir les exposants

    2 personnes

  • Décorer les tables des stands

    3 personnes

  • Répartir les imprimés par stand

    3 personnes

  • Installer la signalétique

    2 personnes

  • Installer le comptoir d’inscription

    2 personnes

  • Aménager l’espace de présentation

    3 personnes

  • Tester le micro et l’écran

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Disposer les amuse-bouches sur des plateaux

    2 personnes

  • Briefer l'équipe d'inscription

  • Effectuer la dernière ronde de sécurité

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir les portes

    2 personnes

  • Enregistrer les visiteurs

    3 personnes

  • Distribuer les badges

    2 personnes

  • Orienter les visiteurs vers les stands

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Présenter la présentation

  • Animer la présentation

    2 personnes

  • Récupérer les verres utilisés

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    2 personnes

  • Servir les en-cas du soir

    3 personnes

  • Soutenir les exposants

    2 personnes

  • Informer les derniers visiteurs

    2 personnes

  • Fermer le salon

    2 personnes

Suivi

  • Faire démonter les stands

    4 personnes

  • Rassembler les imprimés et le matériel

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Trier et évacuer les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Retourner le matériel de stand

    2 personnes

  • Envoyer l'e-mail de remerciement aux visiteurs

  • Envoyer le mail de remerciement aux exposants

  • Stocker le matériel restant

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables de standqté 24
  • Chaises pour les visiteursqté 80
  • Tables de bièreqté 12
  • Comptoir d'inscription
  • Tabourets de barqté 8
  • Poubellesqté 10
  • Portantsqté 2
  • Cintresqté 120
  • Panneaux de standqté 24

Équipement

  • Ordinateur portableqté 2
  • Écranqté 2
  • Vidéoprojecteur
  • Écran de projection
  • Microphones sans filqté 2
  • Haut-parleursqté 2
  • Table de mixage
  • Rallongesqté 12
  • Multiprisesqté 12
  • Goulottes de câblesqté 20
  • Câbles de rechargeqté 6
  • Scanners portatifsqté 2
  • Talkies-walkiesqté 6

Éclairage

  • Projecteurs LEDqté 12
  • Lampadairesqté 4
  • Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

  • Verres à eauqté 180
  • Verres à vinqté 120
  • Tasses à caféqté 120
  • Assiettesqté 180
  • Couvertsqté 180
  • Plateaux de serviceqté 20
  • Cuillères à caféqté 120

Cuisine

  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 8
  • Glacièresqté 6
  • Conteneurs à glaceqté 4
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
  • Pinces de serviceqté 12
  • Louchesqté 8
  • Bacs alimentairesqté 20
  • Plateaux en aluminiumqté 12

Décoration

  • Drapeaux d'entrepriseqté 12
  • Nappesqté 24
  • Compositions floralesqté 8
  • Porte-nomsqté 30
  • Panneaux d’informationqté 8
  • Panneaux du programmeqté 4
  • Panneaux indicateursqté 12
  • Supports de présentationqté 24
  • Présentoirs à dépliantsqté 24
  • Panneaux en ardoiseqté 6
  • Stylosqté 60
  • Blocs-notesqté 60
  • Badgesqté 220
  • Lanières de badgesqté 220
  • Brochures du programmeqté 220
  • Plansqté 220
  • Braceletsqté 220

Nettoyage

  • Serpillièresqté 4
  • Seauxqté 4
  • Sets de balaiqté 3
  • Aspirateurqté 2
  • Gants de nettoyageqté 12
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixe la date et le programme avant de contacter les exposants : ces informations leur permettent de confirmer leur présence et leurs besoins de stand.
  • Prévois un délai d’au moins deux semaines entre l’envoi des invitations et la relance. Tu auras ainsi le temps de traiter les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires.
  • Dessine le plan des stands et le parcours des visiteurs avant de commander le mobilier. Vérifie notamment la place pour les tables, les chaises, les portants et le comptoir d’inscription.
  • Fais un test technique quelques jours avant l’événement : ordinateur, écran, vidéoprojecteur, microphones, haut-parleurs, rallonges et multiprises doivent fonctionner ensemble.
  • Imprime les badges nominatifs et les programmes après l’export de la liste des visiteurs. Mets les boissons au frais et prépare le service traiteur le jour même, assez tôt pour l’accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Salon de l’imprimé ?
Commence plusieurs semaines avant la date prévue. Les exposants, les invitations, les inscriptions, le catering et les prestataires d’impression nécessitent chacun un délai de confirmation.
Que faut-il prévoir pour les stands d’un Salon de l’imprimé ?
Prévois les tables de stand, les panneaux, les chaises ou tabourets nécessaires, ainsi que les portants et cintres si les exposants présentent des pièces suspendues. Le plan du stand doit être arrêté avant l’installation.
Quand imprimer les badges et les programmes ?
Exporte la liste des visiteurs après la clôture ou la dernière mise à jour des inscriptions, puis imprime les badges et les programmes dans les derniers jours. Garde quelques badges vierges pour les inscriptions sur place.
Combien de temps avant vérifier la technique et les prises électriques ?
Fais une première vérification quelques jours avant le Salon, puis un contrôle sur place avant l’ouverture. Teste chaque prise, rallonge, multiprise, câble de recharge et appareil audiovisuel utilisé pendant le programme.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Organisez gratuitement et invitez vos contacts !