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Dorfratssitzung organisieren: Was wann erledigt werden muss

Bei einer Dorfratssitzung entscheidet nicht nur die Tagesordnung über den Ablauf. Ort, Technik, Unterlagen und Anwesenheitsliste müssen rechtzeitig zusammenpassen, damit die Sitzung pünktlich beginnen kann. Plane zuerst Termin und Raum, sammle danach die Tagesordnungspunkte und verschicke vollständige Einladungen. In den letzten Stunden vor dem Treffen geht es vor allem um Raumaufbau, Techniktest, Ausdrucke, Getränke und den Empfang der Teilnehmenden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Termin und Ort des Meetings bestätigen

  • Agenda erstellen

    2 Personen

  • Tagesordnungspunkte sammeln

  • Unterlagen und Anhänge sammeln

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besprechungsraum reservieren

  • Technik reservieren

  • Protokoll und Anwesenheitsliste erstellen

  • Agenda und Unterlagen ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Raum kontrollieren

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Konferenztisch einrichten

    2 Personen

  • Präsentationsmaterial anschließen

  • Mikrofon testen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

  • Teilnehmerliste bereitlegen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Tagesordnung und Unterlagen verteilen

  • Versammlung eröffnen

  • Protokoll festhalten

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Fragen und Beteiligung moderieren

  • Aktionspunkte notieren

  • Besprechung abschließen

  • Teilnehmer verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

  • Tische und Stühle abbauen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

  • Protokoll ausarbeiten

  • Protokoll und Aktionspunkte versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BesprechungstischeAnz. 6
  • StühleAnz. 40
  • TischdeckenAnz. 6

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Mikrofon
  • Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Präsentationsklicker

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 40
  • GläserAnz. 40
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2
  • ServiertablettsAnz. 4
  • KaraffeAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • KüchenmesserAnz. 2

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 2

Büro

  • NotizblöckeAnz. 40
  • KugelschreiberAnz. 40
  • MarkerAnz. 4
  • NamensschildhalterAnz. 40
  • DokumentenmappenAnz. 40
  • Heftgerät
  • Locher
  • KlebebandAnz. 2
  • Flipchart
  • Flipchart-MarkerAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 6
  • WischmopsAnz. 2
  • Besen und Kehrblech

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin und Sitzungsort mindestens 2 bis 3 Wochen vorher fest. So bleibt genug Zeit, Tagesordnungspunkte und Anlagen zu sammeln und Einladungen zu verschicken.
  • Schließe die Tagesordnung spätestens 5 bis 7 Tage vor der Sitzung ab. Drucke Tagesordnung und Unterlagen nicht erst am selben Tag, sondern lege pro teilnehmender Person eine Dokumentenmappe bereit.
  • Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofon und Lautsprecher mindestens 60 Minuten vor Beginn. Prüfe dabei auch zwei Verlängerungskabel und den Präsentationsklicker, statt nur die Geräte einzuschalten.
  • Plane den Raumaufbau mit festen Zeiten: Tische und Stühle etwa 45 Minuten vorher stellen, Konferenztisch und Empfangstisch einrichten und die Beleuchtung kontrollieren. Eine freie Steckdose und gut erreichbare Laufwege werden dabei oft vergessen.
  • Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Kaffee sowie Tee vor dem Einlass bereit. Rechne für eine zweistündige Sitzung mit mindestens 0,5 Litern Wasser pro Person und erfasse Ernährungswünsche spätestens beim Anmeldeschluss.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Dorfratssitzung organisieren?
Beginne idealerweise 2 bis 3 Wochen vorher mit Termin, Ort und Einladung. Die Tagesordnung sollte 5 bis 7 Tage vor dem Termin feststehen, damit Unterlagen noch gesammelt und ausgedruckt werden können.
Wann sollte die Technik für eine Dorfratssitzung geprüft werden?
Teste Laptop, Beamer, Mikrofon, Lautsprecher und Präsentationsklicker mindestens 60 Minuten vor Beginn. Lege zusätzlich zwei Verlängerungskabel bereit und prüfe Bild, Ton und Stromversorgung gemeinsam.
Wie viele Unterlagen braucht man pro Teilnehmer?
Plane eine vollständige Dokumentenmappe pro angemeldeter Person und zusätzlich 2 bis 3 Ersatzexemplare ein. Tagesordnung, Anhänge und Anwesenheitsliste sollten spätestens am Sitzungstag am Empfang bereitliegen.
Wie viel Wasser und Kaffee braucht man für eine Dorfratssitzung?
Für eine zweistündige Sitzung sind mindestens 0,5 Liter Wasser pro Person sinnvoll. Stelle Kaffee und Tee etwa 15 Minuten vor dem Einlass bereit und halte pro Person mindestens eine Tasse oder ein Glas bereit.

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