Dorpsraadsvergadering organiseren: checklist en planning

Een dorpsraadsvergadering vraagt meer voorbereiding dan alleen een agenda rondsturen. Je moet stukken verzamelen, de ruimte en techniek klaarzetten en zorgen dat deelnemers zich bij binnenkomst kunnen registreren. Plan de voorbereiding terug vanaf de vergaderdatum, zodat bijlagen, uitnodigingen en eventuele dieetwensen op tijd binnen zijn. Gebruik deze checklist als vaste volgorde voor de organisatie, van datum en locatie tot koffie, presentielijst en de laatste controle van de zaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Vergaderdatum en locatie bevestigen
Agenda opstellen
2 personen
Agendapunten verzamelen
Stukken en bijlagen verzamelen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vergaderruimte reserveren
Techniek reserveren
Notulen en presentielijst maken
Agenda en stukken afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Ruimte controleren
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Vergadertafel inrichten
2 personen
Presentatiemateriaal aansluiten
Microfoon testen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
Presentielijst klaarleggen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Agenda en stukken uitdelen
Vergadering openen
Notulen vastleggen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Vragen en inspraak begeleiden
Actiepunten noteren
Vergadering afsluiten
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
Tafels en stoelen afbreken
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Materialen retourneren
Notulen uitwerken
Notulen en actiepunten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Vergadertafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Microfoon
Luidspreker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Presentatieklikker

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Glazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Serveerbladenaantal 4
Schenkkanaantal 2
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2

Verlichting

Staande lampenaantal 2

Kantoor

Notitieblokkenaantal 40
Balpennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 4
Naamkaarthoudersaantal 40
Documentmappenaantal 40
Nietmachine
Perforator
Plakbandaantal 2
Flip-over
Flip-overstiftenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 6
Dweilenaantal 2
Bezem en blik

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel agendapunten en bijlagen uiterlijk 7 dagen voor de vergadering. Zo houd je tijd over om de agenda te controleren, stukken te bundelen en alles tegelijk met de uitnodiging te versturen.
Reserveer de vergaderruimte en techniek zodra de datum vaststaat. Controleer minimaal 1 dag vooraf of laptop, beamer, projectiescherm, microfoon, luidspreker, verlengkabels en stekkerdozen daadwerkelijk beschikbaar zijn.
Maak voor de ontvangst één vaste plek met presentielijst, balpennen, naamkaarthouders en documentmappen. Leg de agenda en stukken per deelnemer klaar en houd enkele extra exemplaren achter de hand.
Plan de opbouw minstens 60 minuten voor aanvang. Zet tafels en stoelen neer, richt de vergadertafel in, sluit de presentatie aan en test de microfoon voordat deelnemers binnenkomen.
Koel dranken vooraf en zet koffie en thee pas vlak voor de start klaar. Reken per aanwezige op een eigen kopje of glas en controleer ook borden, bestek, serveerbladen en thermoskannen voordat de ontvangst begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dorpsraadsvergadering organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf vast. Verzamel de agendapunten en stukken uiterlijk 7 dagen voor de vergadering, zodat uitnodigingen en bijlagen tijdig kunnen worden verstuurd.
Wanneer verstuur je de uitnodiging voor een dorpsraadsvergadering?: Verstuur de uitnodiging bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf. Vraag daarin direct om aanmelding en dieetwensen en sluit de aanmeldingen bijvoorbeeld 3 dagen voor de vergadering.
Hoeveel tijd heb je nodig om een vergaderruimte klaar te zetten?: Reserveer minimaal 60 minuten voor de opbouw en controle. In die tijd plaats je tafels en stoelen, richt je de ontvangsttafel in, sluit je de techniek aan en test je microfoon en presentatie.
Wat moet je klaarleggen voor de ontvangst van een dorpsraadsvergadering?: Leg minstens 30 minuten voor aanvang een presentielijst, balpennen, naamkaarthouders, documentmappen en de agenda met stukken klaar. Zet ook koffie, thee, water en glazen gereed voordat de eerste deelnemers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.