Organiser une réunion du conseil du village sans rien oublier
Une réunion du conseil du village se prépare dans un ordre précis : date, salle, ordre du jour, documents, participants et matériel. Commence par confirmer le lieu et recueillir les points à inscrire, puis laisse assez de temps pour envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Les derniers jours servent surtout à imprimer les dossiers, vérifier la technique et préparer l’accueil. Cette checklist rassemble les 42 tâches et 41 fournitures du plan, pour avancer étape par étape jusqu’au compte rendu.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu de la réunion
Établir l’agenda
2 personnes
Recueillir les points à l’ordre du jour
Rassembler les pièces et les annexes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver une salle de réunion
Réserver la technique
Rédiger le compte rendu et la liste des présences
Imprimer l'ordre du jour et les documents
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Vérifier l’espace
Installer les tables
2 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer la table de réunion
2 personnes
Brancher le matériel de présentation
Tester le microphone
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager la table d'accueil
Préparer la liste de présence
Événement
Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Distribuer l’ordre du jour et les documents
Ouvrir la réunion
Rédiger le compte rendu
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Animer les questions et les interventions du public
Noter les points d’action
Clore la réunion
Reconduire les participants
2 personnes
Suivi
Éteindre l’équipement
Démonter les tables et les chaises
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
Nettoyer l’espace
2 personnes
Retourner les matériels
Rédiger le procès-verbal
Envoyer le compte rendu et les actions à suivre
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de réunionqté 6
- Chaisesqté 40
- Nappesqté 6
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Microphone
- Haut-parleur
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Cliqueur de présentation
Vaisselle
- Tasses à caféqté 40
- Verresqté 40
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 2
- Plateaux de serviceqté 4
- Carafeqté 2
- Louchesqté 4
- Planches à découperqté 2
- Couteaux de cuisineqté 2
Éclairage
- Lampadairesqté 2
Bureau
- Blocs-notesqté 40
- Stylos à billeqté 40
- Marqueursqté 4
- Porte-nomsqté 40
- Classeurs de documentsqté 40
- Agrafeuse
- Perforatrice
- Ruban adhésifqté 2
- Paperboard
- Feutres pour paperboardqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 6
- Serpillièresqté 2
- Balai et pelle
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe la date et le lieu au moins 3 à 4 semaines à l’avance. Vérifie aussi l’accès à la salle, la disposition des tables et le nombre de chaises nécessaires.
- Demande les points à inscrire à l’ordre du jour avant l’envoi des invitations, puis prévois un délai de 5 à 7 jours pour rassembler les pièces et annexes.
- Envoie les invitations avec l’ordre du jour et les informations pratiques au moins 10 jours avant la réunion. Garde une liste actualisée des inscrits et de leurs besoins alimentaires.
- Teste l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et les haut-parleurs 30 à 45 minutes avant l’arrivée du conseil. Prévois des rallonges, des multiprises et un cliqueur accessibles.
- Prépare l’accueil la veille ou le matin même : liste de présence, porte-noms, stylos, blocs-notes, dossiers imprimés, café, thé, eau et verres. Désigne une personne pour noter les présences et une autre pour gérer les documents.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance préparer une réunion du conseil du village ?
- Commence au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue pour confirmer la salle, recueillir les sujets et réserver la technique. Termine les documents imprimés et les vérifications pratiques dans les 24 heures précédentes.
- Quand envoyer les invitations pour une réunion du conseil du village ?
- Envoie-les idéalement 10 à 14 jours avant la réunion, avec la date, le lieu, l’ordre du jour et les modalités d’inscription. Fixe une date limite de réponse environ 5 jours avant la séance.
- Combien de temps prévoir pour installer la salle ?
- Prévois 60 à 90 minutes pour installer les tables, les chaises, la table de réunion, l’accueil et le matériel de présentation. Ajoute 30 minutes avant l’arrivée des participants pour tester le microphone et la projection.
- Que préparer pour l’accueil des participants ?
- Prépare une liste de présence, des porte-noms, des stylos, des blocs-notes et un dossier imprimé par participant, avec 2 ou 3 exemplaires supplémentaires. Installe aussi le café, le thé, l’eau et les verres au moins 15 minutes avant le début.
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