Doppelhochzeit organisieren: der Ablauf von der Planung bis zum Fest

Bei einer Doppelhochzeit müssen zwei Paare, eine gemeinsame Zeremonie und ein Festablauf zusammenpassen. Beginne deshalb mit Datum, Ort und Gästeliste, bevor du Einladungen verschickst oder Dienstleister buchst. Danach folgen Anmeldungen, Menü, Musik, Fotografie, Transport und die Ausstattung für Zeremonie und Feier. Plane die letzten Kontrollen nicht erst am Veranstaltungstag: Namensschilder, Menükarten, Sitzordnung und Lieferungen verursachen sonst unnötigen Zeitdruck.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Zeremoniebegleitung bestätigen
7
Fotograf bestätigen
8
Musik für die Zeremonie auswählen
2 Personen
9
Musik für die Feier auswählen
2 Personen
10
Menü zusammenstellen
3 Personen
11
Catering reservieren
12
Torte bestellen
13
Blumen bestellen
2 Personen
14
Haarstyling planen
2 Personen
15
Make-up planen
2 Personen
16
Transport für Brautpaare organisieren
2 Personen
17
Tischordnung erstellen
2 Personen
18
Sitzplätze für die Zeremonie einteilen
2 Personen
19
Drehbuch ausdrucken
20
Lieferungen bestätigen
21
Namensschilder erstellen
2 Personen
22
Menükarten erstellen
2 Personen
23
Tischnummern erstellen
24
Willkommensschild erstellen
25
Dekoration überprüfen
2 Personen
26
Geschirr und Glasware zählen
2 Personen
27
Werkzeug einsammeln
28
Einkaufen gehen
3 Personen
29
Haltbare Produkte bereitstellen
2 Personen
30
Getränke kühlen
2 Personen
31
Blumen abholen
2 Personen
32
Torte abholen
2 Personen
33
Location öffnen
2 Personen
34
Zelte aufbauen
4 Personen
35
Tische aufstellen
4 Personen
36
Stühle aufstellen
4 Personen
37
Zeremonieort einrichten
3 Personen
38
Buffet aufbauen
3 Personen
39
Bar einrichten
2 Personen
40
Geschirr bereitstellen
2 Personen
41
Tische eindecken
4 Personen
42
Dekoration aufhängen
3 Personen
43
Blumengestecke platzieren
2 Personen
44
Licht und Kabel prüfen
2 Personen
45
Musik anschließen
2 Personen
46
Fotobereich einrichten
2 Personen
47
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
48
Toiletten kontrollieren
49
Catering-Lieferung prüfen
2 Personen
50
Zeremoniehefte bereitlegen
2 Personen

Event

51
Gäste begrüßen
3 Personen
52
Gäste zu den Sitzplätzen begleiten
2 Personen
53
Zeremonie begleiten
3 Personen
54
Gruppenfotos betreuen
3 Personen
55
Aperitif servieren
4 Personen
56
Snacks servieren
4 Personen
57
Getränke nachfüllen
2 Personen
58
Buffet eröffnen
2 Personen
59
Abendessen servieren
5 Personen
60
Tische abräumen
3 Personen
61
Brautpaare ansprechen
62
Torte anschneiden
2 Personen
63
Torte servieren
4 Personen
64
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
65
Musik und Tanz organisieren
2 Personen
66
Späte Snacks servieren
3 Personen
67
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

68
Reste gekühlt aufbewahren
3 Personen
69
Abfall sammeln
4 Personen
70
Geschirr vorsortieren
3 Personen
71
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
72
Zelte abbauen
4 Personen
73
Geschirr abwaschen
4 Personen
74
Küche reinigen
3 Personen
75
Location reinigen
4 Personen
76
Dekoration entfernen
3 Personen
77
Blumengestecke wegräumen
2 Personen
78
Leihmaterialien prüfen
2 Personen
79
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
80
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
81
Fundsachen sammeln
82
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
Rechteckige TischeAnz. 8
CocktailtischeAnz. 4
StühleAnz. 90
Stühle für die ZeremonieAnz. 90
BuffetischeAnz. 3
Bar
TischwäscheAnz. 12
StuhlhussenAnz. 90
Umkleideraum

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
ChampagnergläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
Besteck für das AbendessenAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12

Dekoration

BlumenarrangementsAnz. 12
ZeremoniehefteAnz. 90
NamensschilderAnz. 90
SpeisekartenAnz. 90
TischnummernAnz. 8
Willkommensschild
BallonsAnz. 100
BallonbögenAnz. 2
GirlandenAnz. 12
KerzenAnz. 48
KerzenhalterAnz. 24
Gästebuch
StifteAnz. 6
RingkissenAnz. 2
TortendekorationAnz. 2
FotorahmenAnz. 12

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
EiswürfelbehälterAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 3
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
TortenmesserAnz. 2
TortenheberAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
AußenlampenAnz. 6
LED-LampenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst fest, welche Teile gemeinsam und welche getrennt organisiert werden. Bestätige Datum und Ort, bevor du Zeremoniebegleitung, Fotograf, Catering und Musik verbindlich buchst.
Bearbeite Rückmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens zwei Wochen vor der Feier. So kann das Menü angepasst werden, ohne dass beim Catering kurzfristig nachbestellt werden muss.
Plane Zeremonie und Feier als zwei eigene Abläufe. Teile Sitzplätze für die Zeremonie ein und erstelle zusätzlich eine Tischordnung für das Abendessen, damit Gäste nicht zwischen beiden Plänen suchen müssen.
Prüfe die Ausstattung anhand der einzelnen Bereiche: Zeremonie, Empfang, Essen, Bar und Umkleide. Neben Tischen und Stühlen werden häufig Gläser, Servierschalen, Tischwäsche und Stuhlhussen zu spät gezählt.
Erstelle spätestens am Vortag ein Übergabepaket mit Drehbuch, Namensschildern, Menükarten, Tischnummern und Willkommensschild. Bestätige außerdem alle Lieferzeiten für Torte, Blumen, Dekoration und Catering.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Doppelhochzeit planen?: Beginne mindestens 9 bis 12 Monate vorher mit Datum, Ort und Gästeliste. Zeremoniebegleitung, Fotograf, Catering und Musik solltest du möglichst 6 bis 9 Monate vor dem Termin anfragen.
Wann verschickt man Einladungen für eine Doppelhochzeit?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Monate vorher. Setze die Rückmeldefrist auf ungefähr 6 bis 8 Wochen vor der Feier, damit Menü, Sitzordnung und Ausstattung rechtzeitig feststehen.
Wie plant man die Sitzordnung bei einer Doppelhochzeit?: Erstelle zuerst die Sitzplätze für die Zeremonie und danach die Tischordnung für das Essen. Schließe die Tischordnung spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Fest ab, wenn die meisten Anmeldungen und Ernährungswünsche vorliegen.
Was muss man bei der Ausstattung einer Doppelhochzeit besonders prüfen?: Zähle die Ausstattung getrennt für Zeremonie und Feier und berücksichtige zwei Paare, die Gäste sowie Dienstleister. Prüfe spätestens 7 Tage vorher Stühle, Tische, Geschirr, Gläser, Tischwäsche, Bar, Umkleideraum und alle Dekorationselemente.

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