Cómo organizar una boda doble sin perder el control

Una boda doble necesita más coordinación que una celebración con una sola pareja: hay que hacer coincidir ceremonias, proveedores, desplazamientos y momentos de la fiesta. Empieza cerrando la fecha y el lugar, y después trabaja con una lista común de invitados y responsables. Reserva pronto el catering, la tarta, las flores y el fotógrafo, porque cualquier retraso afecta a las dos parejas. En las últimas semanas, concentra el trabajo en confirmaciones, distribución de mesas, materiales impresos y entregas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Elaborar la lista de invitados
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Confirmar al coordinador de la ceremonia
7
Confirmar fotógrafo
8
Elegir la música para la ceremonia
2 personas
9
Elegir la música para la fiesta
2 personas
10
Elaborar el menú
3 personas
11
Reservar el catering
12
Pedir tarta
13
Encargar flores
2 personas
14
Planificar el peinado
2 personas
15
Planificar el maquillaje
2 personas
16
Organizar el transporte para las parejas de novios
2 personas
17
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
18
Distribuir los asientos de la ceremonia
2 personas
19
Imprimir el plan de trabajo
20
Confirmar entregas
21
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
22
Hacer menús
2 personas
23
Crear números de mesa
24
Hacer el cartel de bienvenida
25
Comprobar la decoración
2 personas
26
Contar la vajilla y la cristalería
2 personas
27
Reunir herramientas
28
Hacer la compra
3 personas
29
Preparar productos no perecederos
2 personas
30
Enfriar bebidas
2 personas
31
Recoger flores
2 personas
32
Recoger la tarta
2 personas
33
Abrir la ubicación
2 personas
34
Montar tiendas
4 personas
35
Montar mesas
4 personas
36
Colocar las sillas
4 personas
37
Montar el espacio de la ceremonia
3 personas
38
Montar el buffet
3 personas
39
Montar la barra
2 personas
40
Preparar la vajilla
2 personas
41
Poner la mesa
4 personas
42
Colgar la decoración
3 personas
43
Colocar arreglos florales
2 personas
44
Comprobar las luces y los cables
2 personas
45
Conectar la música
2 personas
46
Montar zona de fotos
2 personas
47
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
48
Comprobar los baños
49
Comprobar la entrega del catering
2 personas
50
Preparar los programas de la ceremonia
2 personas

Evento

51
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
52
Guiar a los invitados a sus asientos
2 personas
53
Coordinar la ceremonia
3 personas
54
Coordinar las fotos de grupo
3 personas
55
Servir el aperitivo
4 personas
56
Servir aperitivos
4 personas
57
Rellenar las bebidas
2 personas
58
Abrir el buffet
2 personas
59
Servir la cena
5 personas
60
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
61
Dirigirse a las parejas de novios
62
Cortar la tarta
2 personas
63
Servir la tarta
4 personas
64
Servir café y té
3 personas
65
Proporcionar música y baile
2 personas
66
Servir aperitivos nocturnos
3 personas
67
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

68
Guardar los sobrantes en frío
3 personas
69
Recoger la basura
4 personas
70
Preclasificar la vajilla
3 personas
71
Desmontar mesas y sillas
4 personas
72
Desmontar las tiendas
4 personas
73
Lavar la vajilla
4 personas
74
Limpiar la cocina
3 personas
75
Limpiar el lugar
4 personas
76
Retirar la decoración
3 personas
77
Retirar los arreglos florales
2 personas
78
Comprobar el material de alquiler
2 personas
79
Devolver el material alquilado
2 personas
80
Devolver los artículos prestados
2 personas
81
Recoger objetos perdidos
82
Repartir la comida sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas rectangularescant. 8
Mesas altascant. 4
Sillascant. 90
Sillas de la ceremoniacant. 90
Mesas de buffetcant. 3
Bar
Manteleríacant. 12
Fundas para sillascant. 90
Vestuario

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Copas de champáncant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Cubiertos de cenacant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12

Decoración

Arreglos floralescant. 12
Folletos de la ceremoniacant. 90
Tarjetas de nombrecant. 90
Cartas del menúcant. 90
Números de mesacant. 8
Cartel de bienvenida
Globoscant. 100
Arcos de globoscant. 2
Guirnaldascant. 12
Velascant. 48
Portavelascant. 24
Libro de visitas
Bolígrafoscant. 6
Cojines para anillascant. 2
Decoración de tartascant. 2
Marcos de fotoscant. 12

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cubiterascant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 3
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Cuchillo para tartacant. 2
Espátulas para tartacant. 2

Limpieza

Papeleracant. 6
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de exteriorcant. 6
Lámparas LEDcant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha y el lugar, y asigna una persona coordinadora para cada bloque: ceremonia, recepción, comida y fiesta. Sin responsables claros, las decisiones de las dos parejas suelen quedarse pendientes hasta la última semana.
Envía las invitaciones con suficiente antelación y fija una fecha límite de respuesta de al menos 14 días antes del evento. Usa ese cierre para confirmar inscripciones, preferencias dietéticas y la cantidad final para el catering.
Prepara dos recorridos de transporte para las parejas y comprueba los horarios con el fotógrafo y el coordinador de la ceremonia. Deja un margen mínimo de 30 minutos entre desplazamientos y momentos clave para absorber retrasos.
Diseña la distribución de mesas después de cerrar la lista de invitados, no antes. Reserva sitio para personas con necesidades concretas y prepara tarjetas de nombre, números de mesa y menús cuando la cantidad final esté confirmada.
Haz una revisión de entregas entre 7 y 3 días antes: carpas, mesas, sillas, mantelería, vajilla, flores, decoración y material de la ceremonia. Imprime el plan de trabajo y entrega una copia a cada responsable el día anterior.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una boda doble?: Empieza entre 9 y 12 meses antes para asegurar fecha, lugar, fotógrafo, catering, música, flores y transporte. Las confirmaciones finales y la distribución de mesas deberían cerrarse durante las 2 últimas semanas.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones de una boda doble?: Envíalas entre 10 y 12 semanas antes del evento y fija una fecha límite de respuesta 14 días antes. Así tendrás tiempo para ajustar el menú, las preferencias dietéticas, las mesas y las tarjetas de nombre.
¿Cómo se organiza el seating de una boda doble?: Primero confirma la lista de invitados y después separa las mesas según relaciones, edades y necesidades de movilidad. Termina los nombres y números de mesa entre 7 y 10 días antes, cuando ya no esperes cambios importantes.
¿Qué se confirma la semana antes de una boda doble?: Entre 7 y 3 días antes, confirma horarios y entregas con el catering, las flores, la tarta, el fotógrafo, el transporte y el coordinador de la ceremonia. Revisa también que haya sillas, mesas, mantelería, vajilla, decoración y materiales impresos.

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