Dodentocht organisieren: Schritt für Schritt geplant

Bei einer Dodentocht entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf, sondern auch die Vorbereitung rund um Start, Transport und Versorgung. Beginne mit der Teilnehmerliste und kläre früh, wer mitgeht, welche Notfallkontakte vorliegen und wie alle zum Start kommen. Danach planst du Übernachtung, Parkplätze und Verpflegung, bevor du Material, Kleidung und Versorgungskisten vorbereitest. Am Veranstaltungstag brauchst du einen festen Aufbauplan für Startbereich, Ruheplätze und Versorgungsstation.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Teilnehmer einladen
2
Anmeldungen bearbeiten
3
Teilnehmerdaten prüfen
4
Notfallkontakte sammeln
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Startnummern kontrollieren
2 Personen
7
Transport zum Start reservieren
8
Parkplätze reservieren
9
Übernachtung reservieren
10
Route und Verpflegung prüfen
2 Personen
11
Wettervorhersage prüfen
12
Teilnehmerbrief versenden
13
Notrufnummern teilen
14
Einkaufen gehen
2 Personen
15
Materialien abholen
2 Personen
16
Trinkflaschen reinigen
2 Personen
17
Essen portionieren
3 Personen
18
Versorgungskisten füllen
3 Personen
19
Kleidung und Ersatzkleidung bereitlegen
2 Personen
20
Handys aufladen
2 Personen
21
Startort prüfen
2 Personen
22
Parkplatz ausschildern
2 Personen
23
Versorgungsstation aufbauen
4 Personen
24
Partyzelte aufbauen
4 Personen
25
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
26
Beleuchtung anschließen
2 Personen
27
Kühlboxen füllen
2 Personen
28
Essens- und Getränkestand einrichten
3 Personen
29
Mülleimer aufstellen
2 Personen

Event

30
Teilnehmende empfangen
3 Personen
31
Startunterlagen verteilen
2 Personen
32
Startinformationen bereitstellen
2 Personen
33
Startfotos machen
34
Abfahrt zum Versorgungsstützpunkt
4 Personen
35
Heiße Getränke servieren
2 Personen
36
Getränke nachfüllen
2 Personen
37
Obst und Snacks ausgeben
2 Personen
38
Vorräte prüfen
39
Wanderer registrieren
2 Personen
40
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
41
Heiße Suppe servieren
2 Personen
42
Getränke und Snacks auffüllen
2 Personen
43
Fußpflege bereitstellen
2 Personen
44
Ruhebereiche ordentlich halten
2 Personen
45
Müde Wanderer begleiten
2 Personen
46
Beleuchtung überwachen

Nachbereitung

47
Versorgungspunkt abbauen
4 Personen
48
Materialien sortieren
3 Personen
49
Abfall sammeln
3 Personen
50
Location reinigen
3 Personen
51
Geschirr und Trinkflaschen abwaschen
2 Personen
52
Kühlboxen leeren
2 Personen
53
Reste sicher verstauen
2 Personen
54
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
55
Teilnehmer sicher nach Hause melden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappTischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 12
RuhebänkeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 80
SuppenschalenAnz. 40
TellerAnz. 40
BestecksetsAnz. 40
ThermobecherAnz. 30

Küche

ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
SuppenkesselAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 3
Koch- und ServierlöffelAnz. 6
MesserAnz. 4
ZangenAnz. 4
KanisterAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
KühlelementeAnz. 24

Ausstattung

USB-LadestationenAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
FunkgeräteAnz. 4

Beleuchtung

LED-ArbeitslampenAnz. 6
LichterkettenAnz. 4
StirnlampenAnz. 8

Sportmaterial

GehstöckeAnz. 8
WarnwestenAnz. 12
StartnummernAnz. 25
SporttapeAnz. 8
BlasenpflasterAnz. 80
Elastische BindenAnz. 8
WärmedeckenAnz. 20
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 3
PapierhandtuchspenderAnz. 3
ToilettenpapierhalterAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Teilnehmerdaten spätestens 14 Tage vor dem Start fest. Prüfe Namen, Startnummern, Ernährungswünsche und mindestens einen Notfallkontakt pro Person, damit Rückfragen nicht am Vorabend entstehen.
Reserviere Transport, Parkplätze und Übernachtungen möglichst 6 bis 8 Wochen vorher. Gerade bei einer großen Teilnehmergruppe reichen spontane Einzelbuchungen oft nicht aus.
Prüfe Route, Startort und Verpflegung 7 Tage vorher und kontrolliere die Wettervorhersage erneut 24 Stunden vor dem Start. Passe Kleidung, Ersatzkleidung und Trinkmöglichkeiten an die erwarteten Bedingungen an.
Plane die Versorgung in getrennten Kisten: Getränke, Essen, Geschirr und Wärmeausrüstung. Fülle die Kisten am Vortag und stelle Thermoskannen, Suppenkessel, Kühlboxen und Kanister erst danach an ihren vorgesehenen Platz.
Schicke den Teilnehmerbrief spätestens 3 Tage vor dem Start. Nenne darin Treffpunkt, Abfahrtszeit, Startnummern, Notrufnummern, Parkhinweise und eine klare Rückmeldefrist für letzte Änderungen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Dodentocht organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Teilnehmern, Transport, Parkplätzen und Übernachtungen. Die endgültigen Teilnehmerdaten und Notfallkontakte sollten spätestens 14 Tage vor dem Start vorliegen.
Was muss man für die Verpflegung bei einer Dodentocht einplanen?: Plane pro Person mehrere Trinkmöglichkeiten entlang des Tages und teile Essen in handliche Portionen auf. Versorgungskisten, Kühlboxen und warme Getränke sollten am Vortag gefüllt beziehungsweise vorbereitet werden, damit am Starttag nichts mehr abgewogen oder gesucht werden muss.
Wann sollte der Teilnehmerbrief verschickt werden?: Verschicke ihn spätestens 3 Tage vor dem Start und setze eine konkrete Rückmeldefrist für Änderungen. So kannst du Transport, Ernährungshinweise und Notfallinformationen noch rechtzeitig anpassen.
Was wird bei der Organisation einer Dodentocht häufig vergessen?: Oft fehlen geprüfte Notfallkontakte, geladene Handys und eine klare Beschilderung für Parkplatz und Startort. Kontrolliere diese Punkte am Vorabend und lege Ersatzkleidung, Stirnlampen sowie Warnwesten griffbereit bereit.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.