Cómo organizar una Dodentocht sin perder el control
Una Dodentocht requiere más que reunir a un grupo y elegir una ruta. Primero cierra la lista de participantes y sus datos; después organiza transporte, aparcamiento, alojamiento y apoyo en el recorrido. La comida, el agua y el material deben estar preparados antes del día de salida, no durante la noche. Este plan te ayuda a ordenar las decisiones y a evitar los fallos habituales en una caminata larga.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Invitar a los participantes
- 2
Gestionar inscripciones
- 3
Comprobar los datos de los participantes
- 4
Recopilar contactos de emergencia
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Comprobar los dorsales
2 personas
- 7
Reservar el transporte al inicio
- 8
Reservar plazas de aparcamiento
- 9
Reservar alojamiento
- 10
Revisar la ruta y el avituallamiento
2 personas
- 11
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 12
Enviar la carta a los participantes
- 13
Compartir números de emergencia
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Recoger los materiales
2 personas
- 16
Limpiar las botellas de agua
2 personas
- 17
Porcionar la comida
3 personas
- 18
Llenar las cajas de suministros
3 personas
- 19
Preparar la ropa y la ropa de repuesto
2 personas
- 20
Cargar los teléfonos móviles
2 personas
- 21
Comprobar el lugar de salida
2 personas
- 22
Señalizar el aparcamiento
2 personas
- 23
Montar el punto de atención
4 personas
- 24
Montar carpas
4 personas
- 25
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 26
Conectar la iluminación
2 personas
- 27
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 28
Montar el punto de comida y bebida
3 personas
- 29
Colocar cubos de basura
2 personas
Evento
- 30
Recepción de participantes
3 personas
- 31
Repartir los dorsales
2 personas
- 32
Dar la información de inicio
2 personas
- 33
Tomar fotos de salida
- 34
Salida hacia el puesto de atención
4 personas
- 35
Servir bebidas calientes
2 personas
- 36
Rellenar las bebidas
2 personas
- 37
Repartir fruta y snacks
2 personas
- 38
Comprobar existencias
- 39
Registrar caminantes
2 personas
- 40
Servir café y té
2 personas
- 41
Servir sopa caliente
2 personas
- 42
Reponer bebidas y snacks
2 personas
- 43
Ofrecer servicio de cuidado de pies
2 personas
- 44
Mantener limpias las zonas de descanso
2 personas
- 45
Guiar a los senderistas cansados
2 personas
- 46
Vigilar la iluminación
Seguimiento
- 47
Desmontar el punto de avituallamiento
4 personas
- 48
Clasificar los materiales
3 personas
- 49
Recoger la basura
3 personas
- 50
Limpiar el lugar
3 personas
- 51
Lavar la vajilla y las botellas de agua
2 personas
- 52
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
- 53
Guardar los restos de forma segura
2 personas
- 54
Devolver el material prestado
2 personas
- 55
Confirmar que los participantes han llegado a casa sanos y salvos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 6
- Sillas plegablescant. 12
- Bancos de descansocant. 4
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Tazones para sopacant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Vasos térmicoscant. 30
Cocina
- Termoscant. 6
- Máquinas de cafécant. 2
- Ollas para sopacant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cucharas de cocina y de servircant. 6
- Cuchilloscant. 4
- Pinzascant. 4
- Bidonescant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Acumuladores de fríocant. 24
Equipo
- Estaciones de carga USBcant. 3
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Walkie-talkiescant. 4
Iluminación
- Lámparas de trabajo LEDcant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Linternas frontalescant. 8
Material deportivo
- Bastones de senderismocant. 8
- Chalecos reflectantescant. 12
- Dorsalescant. 25
- Cinta deportivacant. 8
- Apósitos para ampollascant. 80
- Vendajes elásticoscant. 8
- Mantas térmicascant. 20
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Dispensadores de jabón de manoscant. 3
- Dispensadores de toallas de papelcant. 3
- Portarrollos de papel higiénicocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y los contactos de emergencia antes de reservar transporte o alojamiento. Comprueba también los dorsales y las preferencias dietéticas para no descubrir datos incompletos el día de la marcha.
- Reserva el transporte hasta el inicio y las plazas de aparcamiento con antelación. Envía después una carta con horarios, punto de encuentro, números de emergencia y qué debe llevar cada participante.
- Revisa la ruta junto con los puntos de avituallamiento y consulta la previsión meteorológica pocos días antes. Ajusta la ropa de repuesto, la iluminación y la cantidad de bebidas si se esperan frío, lluvia o calor.
- Prepara la comida por raciones y llena las cajas de suministros antes de cargar el vehículo. Lava las botellas, llena los bidones y separa neveras, acumuladores de frío, termos y recipientes para que el reparto sea rápido.
- Monta el punto de atención antes de que llegue el primer grupo: carpas, mesas, sillas, iluminación y estaciones de carga. Asigna walkie-talkies y chalecos reflectantes al equipo y comprueba que los alargadores y regletas quedan protegidos de la humedad.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una Dodentocht?
- Empieza al menos 8 semanas antes para reunir participantes, comprobar datos y reservar transporte, aparcamiento y alojamiento. Haz la revisión final de la ruta, el tiempo y los suministros entre 3 y 7 días antes.
- ¿Cuánta comida y bebida necesito para una Dodentocht?
- Calcula las raciones según el número confirmado de caminantes y del equipo, y añade un margen del 10 al 15 % para imprevistos. Divide el agua y la comida por puntos de apoyo en lugar de guardar todo en una sola caja.
- ¿Qué información debo enviar a los participantes antes de la caminata?
- Envía la carta definitiva entre 3 y 5 días antes, con hora y lugar de salida, transporte, aparcamiento, ruta, avituallamientos y números de emergencia. Incluye también instrucciones sobre dorsales, ropa de repuesto y contactos de emergencia.
- ¿Cuándo se monta el punto de atención de la Dodentocht?
- Monta las carpas, mesas, sillas y la iluminación antes de la llegada de los primeros caminantes, normalmente entre 60 y 90 minutos antes de abrir el punto. Prueba entonces la carga USB, los walkie-talkies y la iluminación LED.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!