Organiser une Dodentocht étape par étape

Une Dodentocht se prépare comme une opération logistique, pas comme une simple randonnée. Commencez par les inscriptions et les données des participants, puis sécurisez rapidement les dossards, le transport, le parking et l’hébergement. La semaine précédente sert à vérifier l’itinéraire, la météo et les besoins alimentaires. Le jour du départ, prévoyez un point de soins, un ravitaillement bien identifié et une équipe joignable à tout moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Inviter les participants
2
Traiter les inscriptions
3
Vérifier les données des participants
4
Recueillir les contacts d'urgence
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Vérifier les dossards de départ
2 personnes
7
Réserver le transport jusqu’au point de départ
8
Réserver des places de parking
9
Réserver l’hébergement
10
Consulter l’itinéraire et le ravitaillement
2 personnes
11
Vérifier les prévisions météo
12
Envoyer la lettre aux participants
13
Partager les numéros d’urgence
14
Faire les courses
2 personnes
15
Récupérer le matériel
2 personnes
16
Nettoyer les bouteilles d'eau
2 personnes
17
Portionner les aliments
3 personnes
18
Remplir les caisses de ravitaillement
3 personnes
19
Préparer les vêtements et les vêtements de rechange
2 personnes
20
Recharger les téléphones portables
2 personnes
21
Vérifier le lieu de départ
2 personnes
22
Balisage du parking
2 personnes
23
Monter le point de soins
4 personnes
24
Installer les tentes de fête
4 personnes
25
Installer les tables et les chaises
3 personnes
26
Brancher l’éclairage
2 personnes
27
Remplir les glacières
2 personnes
28
Aménager le point de restauration
3 personnes
29
Installer les poubelles
2 personnes

Événement

30
Accueillir les participants
3 personnes
31
Distribuer les dossards
2 personnes
32
Fournir les informations de départ
2 personnes
33
Prendre les photos de départ
34
Départ vers le point de ravitaillement
4 personnes
35
Servir des boissons chaudes
2 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Distribuer des fruits et des snacks
2 personnes
38
Contrôler les stocks
39
Enregistrer les randonneurs
2 personnes
40
Servir le café et le thé
2 personnes
41
Servir de la soupe chaude
2 personnes
42
Réapprovisionner les boissons et les snacks
2 personnes
43
Mettre à disposition des soins des pieds
2 personnes
44
Maintenir les espaces de repos propres
2 personnes
45
Accompagner les randonneurs fatigués
2 personnes
46
Surveiller l’éclairage

Suivi

47
Démonter le point de ravitaillement
4 personnes
48
Trier les matériaux
3 personnes
49
Rassembler les déchets
3 personnes
50
Nettoyer le lieu
3 personnes
51
Laver la vaisselle et les gourdes
2 personnes
52
Vider les glacières
2 personnes
53
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
54
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
55
Confirmer le retour des participants en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 12
Bancs de reposqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Bol à soupeqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Mugs isothermesqté 30

Cuisine

Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Marmites à soupeqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Louches de cuisine et de serviceqté 6
Couteauxqté 4
Pincesqté 4
Jerricansqté 6
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24

Équipement

Stations de charge USBqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Talkies-walkiesqté 4

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes frontalesqté 8

Matériel de sport

Bâtons de marcheqté 8
Gilets réfléchissantsqté 12
Numéros de départqté 25
Ruban de sportqté 8
Pansements pour ampoulesqté 80
Bandages élastiquesqté 8
Couvertures chauffantesqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Distributeurs de serviettes en papierqté 3
Porte-papier toiletteqté 2

Catering

Courses

Conseils

Traitez les inscriptions dès le début et vérifiez deux fois les coordonnées, les contacts d’urgence et les besoins alimentaires. Une erreur dans un numéro de téléphone peut compliquer toute intervention pendant la marche.
Réservez le transport jusqu’au départ, les places de parking et l’hébergement plusieurs semaines à l’avance. Envoyez ensuite une lettre récapitulative avec les horaires, les points de rendez-vous et les numéros d’urgence.
Consultez l’itinéraire et les ravitaillements avant de remplir les caisses. Répartissez les aliments par étape, portionnez-les à l’avance et prévoyez des bouteilles d’eau propres plutôt que de tout préparer le matin même.
Préparez les vêtements, les affaires de rechange et les lampes frontales la veille. Rechargez les téléphones et les stations USB, puis testez les talkies-walkies avant que les équipes se dispersent.
Installez suffisamment tôt les tentes, les tables, les chaises et le point de soins. Ajoutez un balisage visible du parking, des gilets réfléchissants et un éclairage LED pour que les participants repèrent facilement les zones importantes dans l’obscurité.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser une Dodentocht ?: Commencez au moins 8 semaines avant le départ pour gérer les inscriptions, le transport, le parking et l’hébergement. Gardez les 7 derniers jours pour la météo, les achats, le ravitaillement et la vérification des données.
Que faut-il prévoir pour le ravitaillement d’une Dodentocht ?: Consultez d’abord les points de ravitaillement officiels, puis complétez avec de l’eau, des boissons chaudes et des aliments portionnés. Préparez les caisses au plus tard la veille et étiquetez-les par étape pour éviter les erreurs de distribution.
Combien de temps avant faut-il réserver le transport et l’hébergement ?: Réservez idéalement le transport, le parking et les chambres 6 à 8 semaines avant la Dodentocht. Confirmez les horaires et le nombre de places une dernière fois 7 jours avant le départ.
Que faut-il vérifier la veille d’une Dodentocht ?: Vérifiez la météo, les dossards, l’itinéraire, les contacts d’urgence et l’état des téléphones. Préparez aussi les vêtements de rechange, les lampes frontales et les caisses de ravitaillement avant la fin de la journée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.