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Dinnerabend organisieren: die komplette Checkliste

Ein gelungener Dinnerabend steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Zuerst klärst du Ort, Menü und Gäste, danach erfasst du Ernährungswünsche und bestätigst die endgültige Personenzahl. In den letzten Tagen folgen Einkäufe, Lieferungen und die Prüfung von Geschirr und Ausstattung. Am Veranstaltungstag bleiben dann Aufbau, Tischdecken, Buffet und Kaffee. Die Checkliste enthält 44 Aufgaben und 41 benötigte Gegenstände, damit auch kleine, oft vergessene Details rechtzeitig erledigt sind.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Menü zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Lieferanten reservieren

  • Tischordnung erstellen

  • Menükarten erstellen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Anzahl der Mahlzeiten mitteilen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Haltbare Lebensmittel einkaufen

    2 Personen

  • Frische Einkäufe erledigen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Gemüse waschen

    2 Personen

  • Desserts vorbereiten

    2 Personen

  • Geschirr prüfen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische eindecken

    4 Personen

  • Menükarten aufstellen

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Mahlzeiten fertigstellen

    3 Personen

  • Allergene kennzeichnen

  • Empfangstisch bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Vorspeise servieren

    4 Personen

  • Hauptgericht servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Tische abräumen

    3 Personen

  • Dessert servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Ort sauber übergeben

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • EsstischeAnz. 7
  • StühleAnz. 55
  • BuffetischeAnz. 3
  • Empfangstisch
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 60
  • Tiefe TellerAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 60
  • WassergläserAnz. 60
  • WeingläserAnz. 60
  • MesserAnz. 60
  • GabelnAnz. 60
  • LöffelAnz. 60
  • TeelöffelAnz. 60

Küche

  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierbesteckAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 10
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenbürstenAnz. 4
  • MessbecherAnz. 2
  • KüchenmesserAnz. 4
  • AluminiumfolieAnz. 2

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Dekoration

  • TischläuferAnz. 7
  • ServiettenhalterAnz. 14
  • TischdekorationenAnz. 14
  • MenükartenhalterAnz. 14

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesenAnz. 2
  • Kehrblech und HandfegerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Hole die endgültige Zahl der Mahlzeiten spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Dinnerabend ein. So kannst du frische Einkäufe, Liefermengen und Serviergeschirr passend planen.
  • Prüfe Geschirr und Gläser nicht erst beim Eindecken. Rechne pro Gast mit einem Dinner-Teller, einem tiefen Teller, einem Dessertteller, einem Wasserglas und – falls Wein serviert wird – einem Weinglas.
  • Kühle Getränke mindestens 4 Stunden vor Beginn. Kühlboxen, Verlängerungskabel und Warmhaltebehälter solltest du vorher am Veranstaltungsort testen, statt fehlende Anschlüsse erst beim Aufbau zu bemerken.
  • Bereite Desserts und haltbare Bestandteile am Vortag vor. Gemüse, frische Zutaten und das Waschen der benötigten Lebensmittel gehören dagegen in die letzten 24 Stunden.
  • Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Tische und Stühle kommen zuerst, danach Tischwäsche und Geschirr; Buffet, Menükarten und der Kaffeebereich lassen sich anschließend ohne Gedränge einrichten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Dinnerabend organisieren?
Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit der Location, dem Menü und den Einladungen. Die endgültige Gästezahl und Ernährungswünsche sollten spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin feststehen.
Wann verschickt man Einladungen für einen Dinnerabend?
Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. Setze eine Rückmeldefrist etwa 10 bis 14 Tage vor dem Dinnerabend, damit Lieferanten und Mahlzeiten rechtzeitig angepasst werden können.
Was muss man am Tag des Dinnerabends vorbereiten?
Öffne die Location etwa 90 Minuten vor Beginn und stelle zuerst Tische und Stühle auf. Danach deckst du ein, stellst Menükarten auf, baust das Buffet auf und richtest den Kaffeebereich ein.
Wann sollte man Getränke für einen Dinnerabend kühlen?
Kühle die Getränke mindestens 4 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste. Bei größeren Mengen oder wenigen Kühlmöglichkeiten solltest du bereits am Vorabend beginnen und Kühlboxen einplanen.

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