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Dîner dansant organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Dîner dansant verbindet ein gesetztes Essen mit Musik und Tanz – deshalb müssen Küche, Sitzplätze und Technik aufeinander abgestimmt sein. Plane zuerst Termin, Location und Programm, danach Einladungen, Menü und Tischordnung. In der letzten Woche bestätigst du Lieferungen, prüfst Geschirr und Ausrüstung und erledigst die haltbaren Einkäufe. Am Veranstaltungstag bleiben dann vor allem Aufbau, frische Zutaten, gekühlte Getränke und die Vorbereitung von Küche und Tanzbereich.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Menü finalisieren

    2 Personen

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Musikprogramm zusammenstellen

  • Ausrüstung reservieren

  • Lieferungen bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Haltbare Lebensmittel einkaufen

    2 Personen

  • Frische Einkäufe erledigen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Gemüse waschen und schneiden

    3 Personen

  • Desserts vorbereiten

    2 Personen

  • Geschirr und Glaswaren prüfen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Küche einsatzbereit machen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische festlich eindecken

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Tanzfläche freiräumen

    2 Personen

  • Tonanlage aufstellen

    2 Personen

  • Musik und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Buffet und Bar einrichten

    3 Personen

  • Gerichte vorbereiten

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten separat bereitstellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Empfangstisch bereitstellen

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Dinner ankündigen

  • Vorspeise servieren

    5 Personen

  • Hauptgericht servieren

    5 Personen

  • Tische zwischendurch abräumen

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Musik organisieren

  • Tanzmoment ankündigen

  • Dessert servieren

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Die letzte Tanzrunde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Buffet und Bar abbauen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Tonanlage abbauen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Lebensmittel verpacken

    2 Personen

  • Kühl- und Küchenmaterial reinigen

    3 Personen

  • Schlüssel und Location übergeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 65
  • BuffetischeAnz. 3
  • BarhockerAnz. 6

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 70
  • DesserttellerAnz. 70
  • SuppenschalenAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 70
  • WassergläserAnz. 80
  • WeingläserAnz. 80
  • ChampagnergläserAnz. 70
  • Abendbesteck-SetsAnz. 70
  • ServierlöffelAnz. 12
  • KaffeelöffelAnz. 70

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • Koch- und BrotmesserAnz. 8
  • RührschüsselnAnz. 8
  • AuflaufformenAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 12
  • Dessert-ServierplattenAnz. 8
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • KorkenzieherAnz. 3
  • FlaschenöffnerAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Mikrofon
  • Laptop oder Tablet
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • LichtergirlandeAnz. 6
  • StumpenkerzenAnz. 24

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • ServiettenhalterAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • TischkartenAnz. 70
  • SpeisekartenAnz. 8
  • Willkommensschild

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • AbfalltrennbehälterAnz. 3
  • PutzeimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • SpülbürstenAnz. 4
  • KüchenhandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege das Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Plane konkrete Zeiten für Empfang, Menü-Gänge, Dessert, Kaffee und Tanz, damit Küche und Musik nicht gleichzeitig Aufmerksamkeit verlangen.
  • Erfasse Ernährungswünsche direkt mit der Anmeldung und bestätige die Angaben spätestens eine Woche vor dem Dîner. So kannst du das Menü finalisieren und Sonderportionen einplanen, statt am Abend improvisieren zu müssen.
  • Erstelle die Tischordnung erst nach dem Anmeldeschluss. Halte mindestens einen Sitzplatz pro bestätigter Person vor und gleiche die Namen anschließend mit der tatsächlichen Tisch- und Stuhlzahl ab.
  • Bestätige Lieferungen und reservierte Ausrüstung 3 bis 5 Tage vorher. Prüfe dabei nicht nur Tische und Stühle, sondern auch Mischpult, Mikrofon, Lautsprecher, Kühlmöglichkeiten sowie Gläser und Besteck.
  • Teile die letzten Vorbereitungen auf zwei Zeitfenster auf: Haltbares kannst du 2 bis 3 Tage vorher einkaufen, frische Lebensmittel am Vortag oder Veranstaltungstag. Getränke sollten mehrere Stunden vor dem Empfang gekühlt werden; Gemüse, Desserts und die Küche bereitest du so vor, dass der Service nicht ins Tanzen hineinläuft.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Dîner dansant organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Location, Datum und Programm. Einladungen sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Tischordnung rechtzeitig abschließen kannst.
Wann sollte man die Einladungen für ein Dîner dansant verschicken?
Verschicke sie 4 bis 6 Wochen vor der Veranstaltung und setze eine Rückmeldefrist etwa 2 Wochen vorher. Danach kannst du Teilnehmerzahl, Menü, Tischordnung und benötigte Mengen verbindlich festlegen.
Was muss man am Tag des Dîner dansant zuerst erledigen?
Öffne die Location zuerst und mache die Küche einsatzbereit, bevor Tische und Dekoration aufgebaut werden. Plane für Aufbau, Eindecken und Technik mindestens 3 bis 4 Stunden ein; Getränke sollten dabei bereits gekühlt werden.
Wie viel Geschirr und Gläser braucht man für ein Dîner dansant?
Rechne pro bestätigter Person mindestens einen Dinner-Teller, Dessertteller, ein Besteck-Set, ein Wasserglas und die zum Menü passenden Gläser ein. Plane zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein, besonders bei Gläsern, Kaffeetassen und Serviergeschirr.

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