Checklist para organizar una cena con baile sin olvidar nada
Una cena con baile combina una comida sentada, servicio de bebidas y una pista que debe estar lista a la hora prevista. Empieza reservando el lugar y fijando el programa; después controla invitados, preferencias dietéticas, menú y distribución de las mesas. En los últimos días conviene separar la compra no perecedera de los productos frescos. El día del evento, deja tiempo para enfriar bebidas, preparar la cocina, montar las mesas y probar el sonido antes de que lleguen los invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Definir el menú
2 personas
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
Preparar el programa musical
Reservar equipo
Confirmar entregas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprar productos no perecederos
2 personas
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Lavar y cortar las verduras
3 personas
Preparar los postres
2 personas
Comprobar la vajilla y la cristalería
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Preparar la cocina
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Poner las mesas de forma festiva
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Despejar la pista de baile
2 personas
Montar el equipo de sonido
2 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Montar el bufé y la barra
3 personas
Preparar los platos
4 personas
Separar comidas especiales
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar la mesa de recepción
2 personas
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Anunciar la cena
Servir el entrante
5 personas
Servir el plato principal
5 personas
Recoger las mesas entre turno y turno
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Proporcionar la música
Anunciar el momento de baile
Servir el postre
4 personas
Servir café y té
3 personas
Anunciar la ronda final de baile
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
Vaciar el bufé y el bar
3 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Limpiar el material de refrigeración y cocina
3 personas
Entregar las llaves y el local
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 65
- Mesas de buffetcant. 3
- Taburetes de barcant. 6
Vajilla
- Platos de cenacant. 70
- Platos de postrecant. 70
- Tazones para sopacant. 70
- Tazas de cafécant. 70
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 80
- Copas de champáncant. 70
- Juegos de cubiertos para cenacant. 70
- Cucharonescant. 12
- Cucharillas de cafécant. 70
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chef y de pancant. 8
- Cuencos para mezclarcant. 8
- Fuentes para hornocant. 8
- Bandejas de servircant. 12
- Fuentes para postrescant. 8
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Sacacorchoscant. 3
- Abrebotellascant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Altavoces portátilescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófono
- Portátil o tableta
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Velas LEDcant. 24
Decoración
- Mantelescant. 8
- Porta-servilletascant. 8
- Arreglos floralescant. 8
- Tarjetas de mesacant. 70
- Cartas del menúcant. 8
- Cartel de bienvenida
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Contenedores de separación de residuoscant. 3
- Cubos de limpiezacant. 3
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Cepillos para fregarcant. 4
- Guantes de cocinacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Envía las invitaciones con al menos 4 semanas de antelación y cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes. Así puedes confirmar cantidades, preferencias dietéticas y la disposición de las mesas.
- Calcula la vajilla y la cristalería para todos los comensales más un 10 % de reserva. En una cena con varios servicios, comprueba especialmente platos de postre, tazas de café, copas de vino y copas de champán.
- Separa la compra en dos momentos: productos no perecederos con varios días de margen y productos frescos entre 24 y 48 horas antes. Enfría las bebidas al menos 6 horas antes de servirlas y deja espacio en las neveras portátiles.
- Programa la música antes de montar el equipo y prueba altavoces, mesa de mezclas, micrófono y portátil o tableta con 2 horas de margen. Confirma también la hora de entrega y recogida del equipo reservado.
- Reserva como mínimo 3 horas para el montaje final: preparar la cocina, colocar mesas y sillas, poner la mesa, colgar la decoración y revisar las bandejas para mantener caliente. La prueba de sonido debe terminar antes de abrir el lugar a los invitados.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo enviar las invitaciones para una cena con baile?
- Envíalas 4 semanas antes de la fecha. Pide las inscripciones hasta 10 días antes y confirma la asistencia y las preferencias dietéticas entre 7 y 5 días antes.
- ¿Cuánta vajilla necesito para una cena con baile?
- Prepara un juego completo por invitado y añade un 10 % de reserva. Si esperas 50 personas, ten al menos 55 platos, vasos y juegos de cubiertos, además de las piezas específicas del menú.
- ¿Cuándo comprar la comida para una cena con baile?
- Compra los productos no perecederos entre 3 y 7 días antes. Haz la compra fresca entre 24 y 48 horas antes, y prepara verduras y postres el día anterior cuando sea posible.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar una cena con baile?
- Reserva unas 3 horas para mesas, sillas, decoración, cocina y vajilla. Añade 2 horas para comprobar el sonido y el equipo, y termina ambas tareas antes de abrir el lugar.
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