Diabeteslauf organisieren: So planst du den Lauf Schritt für Schritt

Bei einem Diabeteslauf müssen sportliche Planung und medizinische Sicherheit von Anfang an zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Strecke und Zielbereich fest, bevor du Anmeldungen öffnest oder Einladungen verschickst. Danach folgen Genehmigungen, Verkehrsmaßnahmen, Helferplanung und die Erfassung von Ernährungswünschen sowie medizinischen Besonderheiten. In den letzten Tagen zählen Streckenkontrolle, sortierte Startunterlagen und klar besetzte Versorgungsstationen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Genehmigung und Route melden
4
Start- und Zielbereich einteilen
2 Personen
5
Verkehrsmaßnahmen abstimmen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldeformular öffnen
8
Sponsoren und Partner ansprechen
2 Personen
9
Route online veröffentlichen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Medizinische Besonderheiten erfassen
2 Personen
13
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
14
Posten entlang der Strecke einteilen
2 Personen
15
Reservierungen bestätigen
16
Startnummern entwerfen
17
Wegweiser gestalten
18
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
19
Teilnehmerinformationen versenden
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Startnummern und Armbänder sortieren
2 Personen
23
Route abfahren und kontrollieren
2 Personen
24
Wegweiser vorbereiten
3 Personen
25
Wasser- und Versorgungsstationen bereitstellen
4 Personen
26
Kühlboxen füllen
2 Personen
27
Routenpläne drucken
2 Personen
28
Teilnehmerlisten ausdrucken
29
Erste-Hilfe-Material prüfen
2 Personen
30
Wettervorhersage prüfen

Event

31
Location öffnen
2 Personen
32
Zelte und Tische aufstellen
6 Personen
33
Start- und Zielbogen aufstellen
4 Personen
34
Wegweiser aufstellen
4 Personen
35
Startnummerntisch einrichten
3 Personen
36
Medizinischen Infostand einrichten
2 Personen
37
Beschallungsanlage testen
2 Personen
38
Versorgungsstationen bestücken
4 Personen
39
Freiwillige einweisen
3 Personen
40
Registrierungsschalter öffnen
3 Personen
41
Startnummern ausgeben
4 Personen
42
Teilnehmer informieren
2 Personen
43
Getränke kalt stellen
2 Personen
44
Snacks vorbereiten
4 Personen
45
Gemeinsames Aufwärmen anleiten
2 Personen
46
Startsignal geben
2 Personen
47
Routeposten besetzen
8 Personen
48
Teilnehmer im Ziel empfangen
4 Personen
49
Getränke nachfüllen
3 Personen
50
Snacks servieren
4 Personen
51
Zieleinläufe erfassen
2 Personen
52
Preise und Dankesgeschenke überreichen
3 Personen
53
Buffet auffüllen
3 Personen
54
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
55
Mülleimer leeren
2 Personen
56
Teilnehmerfragen beantworten
2 Personen
57
Letzte Wegweiser abholen
3 Personen
58
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

59
Materialien zusammenstellen
5 Personen
60
Zelte und Möbel abbauen
6 Personen
61
Geschirr und Küchenmaterial abwaschen
3 Personen
62
Location reinigen
4 Personen
63
Abfall entsorgen
3 Personen
64
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
65
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
66
Wegweiser und Absperrungen prüfen
2 Personen
67
Teilnehmerdankeschöns versenden
68
Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
BiertischeAnz. 8
StühleAnz. 60
StehtischeAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 10
KühlboxenAnz. 8

Ausstattung

Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
LaptopsAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 6
FunkgeräteAnz. 10

Sportmaterial

StartnummernAnz. 220
StartnummernbänderAnz. 220
MedaillenbänderAnz. 220
KegelAnz. 30
AbsperrbandAnz. 8
WasserbecherAnz. 500
GetränkespenderAnz. 8
DeckenAnz. 6
StoppuhrenAnz. 6
FahrräderAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
AEDs
WarnwestenAnz. 20
TaschenlampenAnz. 8
NotfalldeckenAnz. 20
KühlelementeAnz. 24

Beschilderung

WegweiserAnz. 30
WegweiserAnz. 20
Start-Ziel-Bogen
InfotafelnAnz. 8
PinnwändeAnz. 3

Verwaltung

KlemmbretterAnz. 12
StifteAnz. 40
MarkerAnz. 20
TackerAnz. 4
NamensaufkleberAnz. 250
TischnummernAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
TellerAnz. 250
BestecksetsAnz. 250
KaffeekannenAnz. 6
TeekannenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 8
ServierlöffelAnz. 10
AufbewahrungsboxenAnz. 12
KühlelementeAnz. 24

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonbögenAnz. 2
TischdeckenAnz. 12
BannerAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
BatterielampenAnz. 12

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
HanddesinfektionsspenderAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Datum, Route und Veranstaltungsort. Kläre die Genehmigung der Strecke, bevor du die Anmeldung veröffentlichst, damit keine bereits beworbene Route geändert werden muss.
Öffne die Anmeldung erst, wenn du Ernährungswünsche und medizinische Besonderheiten abfragen kannst. Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor dem Lauf, einschließlich Startbereich, Ziel, Streckenhinweisen und Kontakt für Rückfragen.
Plane die Helfer nicht nur für Start und Ziel ein. Besetze jeden Streckenposten, die Wasser- und Versorgungsstationen sowie die Einweisung des Verkehrs und hinterlege für jede Aufgabe eine Ersatzperson.
Fahre die Route 3 bis 5 Tage vor dem Lauf vollständig ab. Prüfe dabei Wegweiser, Absperrband, Gefahrenstellen und die Erreichbarkeit für Fahrräder und Erste-Hilfe-Teams; Änderungen solltest du sofort online mitteilen.
Sortiere Startnummern, Startnummernbänder und Medaillenbänder am Vortag nach Ausgabe oder Startgruppe. Stelle Wasserbecher, Getränkespender, Decken, Warnwesten und Erste-Hilfe-Material vor Öffnung des Startbereichs an festen Positionen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Diabeteslauf anmelden?: Starte die Anmeldung idealerweise 8 bis 10 Wochen vor dem Termin. So bleiben mindestens 2 Wochen für Nachmeldungen, die Auswertung medizinischer Angaben und die endgültige Einteilung der Helfer.
Wann muss die Route für einen Diabeteslauf feststehen?: Die Route sollte spätestens 12 Wochen vorher feststehen, damit Genehmigungen, Verkehrsmaßnahmen und die Veröffentlichung online rechtzeitig erfolgen können. Kontrolliere sie zusätzlich 3 bis 5 Tage vor dem Lauf vor Ort.
Wie viele Helfer braucht man für einen Diabeteslauf?: Plane mindestens eine Person pro Streckenposten und zwei Personen je Versorgungsstation ein. Für Start und Ziel kommen je nach Teilnehmerzahl weitere Helfer hinzu; rechne außerdem mit einer Ersatzperson pro zentraler Aufgabe.
Was muss bei einem Diabeteslauf medizinisch vorbereitet werden?: Erfasse medizinische Besonderheiten bereits bei der Anmeldung und lege fest, wer im Notfall entscheidet und Hilfe ruft. Erste-Hilfe-Koffer, AEDs, Warnwesten, Notfalldecken und Kommunikationsgeräte müssen vor dem Start geprüft und den zuständigen Teams zugeteilt sein.

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