Design-Weihnachtsmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Design-Weihnachtsmarkt steht und fällt mit guter Vorbereitung: Aussteller müssen rechtzeitig zugesagt haben, der Lageplan muss vor dem Aufbau feststehen und Strom, Licht sowie Zahlungspunkte müssen funktionieren. Plane die Anmeldung, Genehmigungen und Parkinformationen mehrere Wochen vorher ein. Kurz vor dem Termin geht es vor allem um Materialkontrolle, Beschilderung, Dekoration und die Einteilung der Helfer. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Organisation.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm veröffentlichen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
Lageplan erstellen
2 Personen
Standnummern zuweisen
Reservierungen vornehmen
Genehmigungen prüfen
Parkinformationen veröffentlichen
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
Programmschilder gestalten
Namensschilder erstellen
2 Personen
Speisekarten entwerfen
Standbetreiber informieren
Materialbestand überprüfen
2 Personen
Geschirr und Glasware zählen
2 Personen
Lichtmaterialien testen
2 Personen
Zahlungspunkte testen
2 Personen
Musik-Playlist erstellen
Freiwillige einplanen
2 Personen
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Produkte kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Lichterketten prüfen
2 Personen
Kassen vorbereiten
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Standbetreiber erinnern

Event

Location öffnen
2 Personen
Lieferungen annehmen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Standplätze markieren
2 Personen
Stromanschlüsse verteilen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Standbetreiber zu ihren Plätzen weisen
2 Personen
Produkttische bereitstellen
6 Personen
Kassen installieren
2 Personen
Musik anschließen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Snacks auslegen
3 Personen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Route- und Programmschilder aufstellen
2 Personen
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
Cateringteam briefen
2 Personen
Türen öffnen
4 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Heiße Schokolade servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Tische abräumen
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
Licht und Musik prüfen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Letzte Verkaufsrunde ankündigen
Besucher verabschieden
3 Personen
Kassen abschließen
2 Personen
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
3 Personen
Reste sicher verpacken
2 Personen

Nachbereitung

Dekoration abholen
3 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Beleuchtung entfernen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Toiletten endreinigen
2 Personen
Teller und Material zusammentragen
2 Personen
Geliehene Sachen sortieren
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Fundgegenstände aufbewahren
Standbetreiber über Materialien informieren
Rechnungen und Kaution prüfen
Fotos und Dateien archivieren
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 12
KlappischeAnz. 8
BistrotischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 48
BarhockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 8
TischdeckenAnz. 20
KassentischeAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 3
WeihnachtskugelnAnz. 120
GirlandenAnz. 10
WeihnachtskränzeAnz. 6
WeihnachtssterneAnz. 12
Dekorative TannenzweigeAnz. 20
Stoff-DekotücherAnz. 12
TischdekorationenAnz. 20
LaternenAnz. 12
WeihnachtsfigurenAnz. 8
DekorationsbandAnz. 10
KerststalletjesAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 18
LED-LampenAnz. 24
StromkabelAnz. 6
BatterielampenAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelmattenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 40

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Musik-Tablet
KartenterminalsAnz. 3
KassenboxenAnz. 2
SackkarrenAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
PowerbanksAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
SchälchenAnz. 60
TeelöffelAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServierplattenAnz. 20
KaraffenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
VorratsboxenAnz. 12
KüchentücherAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
WischsetsAnz. 3
BesensetsAnz. 3
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 30
HandseifenspenderAnz. 6
PapierhandtuchspenderAnz. 6
DesinfektionsspenderAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Öffne das Anmeldeformular frühzeitig und bestätige Standbetreiber erst, wenn ihre Angaben, Ernährungswünsche und benötigten Platzflächen vollständig vorliegen.
Erstelle den Lageplan spätestens eine Woche vor dem Markt. Weise dann die Standnummern zu und verschicke den Plan zusammen mit Aufbauzeiten, Parkinformationen und Wegweisern.
Zähle Geschirr, Glasware und Aufbewahrungsboxen nicht erst am Veranstaltungstag. Prüfe den Bestand mindestens 7 Tage vorher, damit fehlende Stücke noch organisiert werden können.
Teste Lichtketten, LED-Lampen, Stromkabel, Verlängerungskabel und Kabelmatten am Vortag gemeinsam. Lege Ersatzbatterien bereit und sichere Kabel so, dass keine Stolperstellen entstehen.
Plane die Freiwilligen in Schichten ein und bestimme für jede Schicht eine Ansprechperson. Reserviere außerdem Zeit für das Aufstellen der Marktstände, Klapptische und Dekoration, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Design-Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Anmeldeformular und der Suche nach Standbetreibern. Genehmigungen und Reservierungen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Markt geprüft beziehungsweise vorgenommen werden.
Wann müssen die Standbetreiber für einen Design-Weihnachtsmarkt bestätigt werden?: Bestätige die Standbetreiber idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. So bleiben noch mindestens 2 Wochen für Lageplan, Standnummern, Speisekarten, Namensschilder und letzte Rückfragen.
Wie viele Helfer braucht ein Design-Weihnachtsmarkt?: Plane pro Schicht mindestens 2 bis 3 Helfer ein: eine Person für Fragen und Einlass, eine für Aufbau oder Nachschub und bei mehreren Zahlungspunkten eine zusätzliche Person. Teile die Helfer in Schichten von etwa 3 bis 4 Stunden ein.
Wann sollte die Beleuchtung für den Weihnachtsmarkt getestet werden?: Teste die komplette Beleuchtung spätestens am Vortag und nicht erst beim Aufbau. Prüfe dabei alle Stromkabel, Verlängerungen und Kabelmatten und halte Ersatzbatterien für batteriebetriebene Lampen bereit.

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