Checklist para organizar un mercado navideño de diseño

Organizar un mercado navideño de diseño exige coordinar expositores, puestos, visitantes y servicios con bastante antelación. Esta checklist reúne 91 tareas y 70 materiales para avanzar en el orden correcto, desde publicar la fecha hasta probar los puntos de pago. Presta especial atención a los permisos, el plano de los puestos y la iluminación: suelen quedarse para el final y afectan directamente al montaje. También encontrarás la preparación de menús, acreditaciones, rutas, decoración y turnos de voluntariado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Publicar la fecha y el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Contactar con los expositores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Hacer el plano
2 personas
Asignar números de stand
Hacer reservas
Comprobar permisos
Publicar información de estacionamiento
Preparar los carteles de ruta
2 personas
Diseñar los paneles del programa
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
Diseñar los menús
Informar a los responsables de los stands
Comprobar el inventario de material
2 personas
Contar la vajilla y la cristalería
2 personas
Probar los equipos de iluminación
2 personas
Probar los puntos de pago
2 personas
Crear lista de reproducción
Programar voluntarios
2 personas
Clasificar decoración navideña
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Refrigerar los productos frescos
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Comprobar las guirnaldas de luces
2 personas
Preparar las cajas registradoras
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Recordar a los expositores

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
Repartir los puntos de electricidad
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Indicar a los expositores sus puestos
2 personas
Montar las mesas de productos
6 personas
Instalar las cajas registradoras
2 personas
Conectar la música
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar aperitivos
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Colocar los carteles de ruta y programa
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
Dar briefing al equipo de hostelería
2 personas
Abrir las puertas
4 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Servir café y té
3 personas
Servir chocolate caliente
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños periódicamente
2 personas
Comprobar la luz y la música
Apoyar a los expositores
2 personas
Anunciar la última ronda de ventas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Cerrar las cajas
2 personas
Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas

Seguimiento

Retirar la decoración
3 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Realizar la limpieza final de los baños
2 personas
Recopilar platos y materiales
2 personas
Clasificar los artículos prestados
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Guardar los objetos perdidos
Informar a los expositores sobre los materiales
Comprobar facturas y depósito
Archivar fotos y archivos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 8
Mesas bistrocant. 6
Sillas plegablescant. 48
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 8
Mantelescant. 20
Mesas de cajacant. 2
Cajas de almacenajecant. 12

Decoración

Árboles de Navidadcant. 3
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldascant. 10
Coronas navideñascant. 6
Flores de Pascuacant. 12
Ramas decorativas de pinocant. 20
Telones decorativos de telacant. 12
Decoraciones de mesacant. 20
Farolescant. 12
Figuras navideñascant. 8
Cinta decorativacant. 10
Belenescant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 18
Lámparas LEDcant. 24
Cables de alimentacióncant. 6
Lámparas de bateríacant. 20
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Alfombrillas para cablescant. 12
Baterías de repuestocant. 40

Equipo

Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Tablet de música
Terminales de pagocant. 3
Cajas de cajacant. 2
Carros de manocant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Baterías externascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cuencoscant. 60
Cucharillascant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas para servircant. 20
Jarrascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cucharonescant. 8
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12
Paños de cocinacant. 12
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 3
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallas de papelcant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 8
Escobillas de bañocant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el formulario de inscripción antes de abrir la convocatoria. Contacta con los expositores con varias semanas de margen y recoge sus preferencias dietéticas al registrarlos.
Haz el plano antes de asignar los números de stand. Reserva espacio para carpas, mesas, sillas, percheros, cajas de almacenamiento y zonas de paso; después comunica a cada responsable su ubicación exacta.
Comprueba los permisos y publica la información de estacionamiento antes de enviar las invitaciones finales. Prepara también los carteles de ruta para que los visitantes encuentren la entrada, los puestos y las zonas de servicio.
No esperes al día del montaje para revisar la iluminación y los pagos. Prueba las guirnaldas, lámparas LED, cables, regletas y lámparas de batería, y ten baterías de repuesto disponibles para las zonas donde no haya enchufes.
Clasifica la decoración navideña y cuenta la vajilla y la cristalería antes de cerrar la compra. Monta una prueba con árboles, guirnaldas, coronas, flores de Pascua y adornos de mesa para detectar faltantes sin prisas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño de diseño?: Empieza varias semanas antes de la fecha prevista. Reserva desde el principio el tiempo necesario para contactar con expositores, gestionar inscripciones, comprobar permisos, hacer el plano y programar voluntarios.
¿Cuándo hay que asignar los números de stand?: Asígnalos después de fijar los soportes de los puestos y terminar el plano. Deja al menos unos días para informar a cada responsable y corregir cambios de última hora.
¿Cuántas luces y cables necesito para un mercado navideño?: La cantidad depende del tamaño del recinto y de cada puesto, pero debes contar todos los puntos de iluminación, cables alargadores, regletas y alfombrillas para cables. Haz una prueba completa antes del montaje y reserva baterías de repuesto para las lámparas autónomas.
¿Cuándo se deben probar los puntos de pago?: Pruébalos antes de abrir al público y vuelve a comprobarlos durante el montaje. Verifica cada mesa de caja, conexión y método de pago con suficiente margen para resolver fallos sin visitantes delante.

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