LizztLIZZT
frLanguage — Français

Checklist pour organiser un marché de Noël design

Un marché de Noël design demande plus qu’une belle scénographie : il faut coordonner les exposants, les inscriptions, les stands, les paiements et l’accueil du public. Cette checklist suit l’ordre utile, de l’annonce de la date jusqu’aux derniers contrôles sur place. Elle aide aussi à ne pas oublier les besoins alimentaires, les autorisations, le stationnement et les câbles d’éclairage. Prévoyez un responsable pour chaque zone et gardez une version imprimée du plan le jour du marché.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Publier la date et le programme

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Contacter les exposants

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Confirmer les exposants

    2 personnes

  • Créer le plan

    2 personnes

  • Attribuer les numéros de stand

  • Faire les réservations

  • Vérifier les autorisations

  • Publier les informations de stationnement

  • Préparer les panneaux d’itinéraire

    2 personnes

  • Concevoir les panneaux du programme

  • Créer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Concevoir les menus

  • Informer les exposants

  • Vérifier le stock de matériel

    2 personnes

  • Compter la vaisselle et le verre

    2 personnes

  • Tester les équipements d'éclairage

    2 personnes

  • Tester les points de paiement

    2 personnes

  • Créer la playlist musicale

  • Planifier les bénévoles

    2 personnes

  • Trier les décorations de Noël

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Réfrigérer les produits frais

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Vérifier les guirlandes lumineuses

    2 personnes

  • Préparer les caisses

    2 personnes

  • Vérifier les prévisions météo

  • Rappeler les exposants

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Recevoir les livraisons

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Marquer les emplacements

    2 personnes

  • Répartir les points d'alimentation

    2 personnes

  • Installer l'éclairage

    3 personnes

  • Installer la décoration

    3 personnes

  • Accueillir les exposants

    3 personnes

  • Indiquer l'emplacement aux exposants

    2 personnes

  • Installer les tables de produits

    6 personnes

  • Installer les caisses

    2 personnes

  • Brancher la musique

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Disposer les amuse-bouches

    3 personnes

  • Préparer la vaisselle

    2 personnes

  • Installer des points de collecte des déchets

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

    2 personnes

  • Installer les panneaux de parcours et de programme

    2 personnes

  • Aménager le comptoir d’entrée

    2 personnes

  • Faire le briefing de l’équipe d’accueil

    2 personnes

  • Briefing de l’équipe horeca

    2 personnes

  • Ouvrir les portes

    4 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    4 personnes

  • Servir le café et le thé

    3 personnes

  • Servir du chocolat chaud

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Dégager les tables

    3 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Nettoyer les toilettes entre-temps

    2 personnes

  • Vérifier la lumière et la musique

  • Soutenir les exposants

    2 personnes

  • Annoncer le dernier tour de vente

  • Reconduire les visiteurs

    3 personnes

  • Fermer les caisses

    2 personnes

  • Faire démonter les stands

    3 personnes

  • Emballer les restes en toute sécurité

    2 personnes

Suivi

  • Récupérer la décoration

    3 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Retirer l'éclairage

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Vider les glacières

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Effectuer le nettoyage final des toilettes

    2 personnes

  • Rassembler les assiettes et le matériel

    2 personnes

  • Trier les objets empruntés

    2 personnes

  • Retourner les matériels

    2 personnes

  • Répartir les restes de nourriture

    2 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Conserver les objets trouvés

  • Informer les exposants sur le matériel

  • Vérifier les factures et la caution

  • Archiver les photos et les fichiers

  • Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 4
  • Stands de marchéqté 12
  • Tables pliantesqté 8
  • Tables bistrotqté 6
  • Chaises pliantesqté 48
  • Tabourets de barqté 12
  • Portants à vêtementsqté 8
  • Nappesqté 20
  • Tables de caisseqté 2
  • Boîtes de rangementqté 12

Décoration

  • Sapins de Noëlqté 3
  • Boules de Noëlqté 120
  • Guirlandesqté 10
  • Couronnes de Noëlqté 6
  • Étoiles de Noëlqté 12
  • Branches de pin décorativesqté 20
  • Tissus décoratifsqté 12
  • Décorations de tableqté 20
  • Lanternesqté 12
  • Personnages de Noëlqté 8
  • Ruban décoratifqté 10
  • Crèches de Noëlqté 4

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 18
  • Lampes LEDqté 24
  • Câbles d'alimentation pour l'éclairageqté 6
  • Lampes à pileqté 20
  • Rallongesqté 12
  • Multiprisesqté 10
  • Passe-câblesqté 12
  • Piles de rechangeqté 40

Équipement

  • Haut-parleurs Bluetoothqté 2
  • Microphone
  • Tablette musicale
  • Terminaux de paiementqté 3
  • Caissesqté 2
  • Diablesqté 2
  • Bacs de maintien au chaudqté 4
  • Bouilloiresqté 3
  • Machines à caféqté 3
  • Glacièresqté 4
  • Thermosqté 6
  • Batteries externesqté 4

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 80
  • Verresqté 100
  • Assiettesqté 100
  • Petits bolsqté 60
  • Cuillères à caféqté 80
  • Couvertsqté 80
  • Plateaux de serviceqté 20
  • Carafesqté 6

Cuisine

  • Planches à découperqté 6
  • Couteaux de chefqté 6
  • Louchesqté 8
  • Pincesqté 8
  • Verres doseursqté 4
  • Saladiersqté 6
  • Bacs de stockageqté 12
  • Torchons de cuisineqté 12
  • Papier aluminiumqté 4
  • Film alimentaireqté 4

Nettoyage

  • Poubellesqté 12
  • Sets de serpillièreqté 3
  • Sets de balaiqté 3
  • Seauxqté 4
  • Chiffons de nettoyageqté 30
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
  • Distributeurs de serviettes en papierqté 6
  • Pompes de désinfectionqté 8
  • Brosses de toilettesqté 3

Catering

  • Courses

Conseils

  • Ouvrez les inscriptions assez tôt pour connaître le nombre réel d’exposants avant de créer le plan et d’attribuer les numéros de stand. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires, électriques et de mobilier.
  • Finalisez le plan au moins 7 jours avant l’ouverture. Envoyez ensuite à chaque exposant son numéro de stand, les horaires d’arrivée, les informations de stationnement et les règles d’installation.
  • Testez l’éclairage et les points de paiement la veille, puis prévoyez des rallonges, multiprises, passe-câbles et piles de rechange. Un câble non sécurisé peut ralentir l’installation et créer un problème de circulation.
  • Comptez la vaisselle, les verres, les tables, les chaises et les éléments de décoration avant les achats complémentaires. Faites ce contrôle 3 à 5 jours avant le marché pour avoir le temps de remplacer ce qui manque.
  • Construisez le planning des bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures, avec une personne identifiée pour l’accueil, les exposants, la caisse et la circulation. Préparez aussi les panneaux d’itinéraire et du programme avant le jour J.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël design ?
Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant l’événement. La date, le programme, les exposants et les réservations doivent être lancés en premier, car le plan des stands dépend des inscriptions confirmées.
Quand fermer les inscriptions des exposants ?
Fermez-les environ 3 semaines avant l’ouverture, puis gardez 7 à 10 jours pour traiter les dossiers et confirmer les participants. Ce délai permet encore de modifier le plan et les numéros de stand sans travailler dans l’urgence.
Combien de temps prévoir pour installer un marché de Noël ?
Prévoyez au moins 4 heures pour installer les tentes, les stands, les tables, la décoration et l’éclairage. Ajoutez 30 à 60 minutes pour tester les paiements, poser la signalétique et régler les derniers problèmes de circulation.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de Noël ?
Vérifiez le stock de matériel, la vaisselle, les verres, l’éclairage, les rallonges, les multiprises, les panneaux et les badges. Faites aussi un dernier contrôle des autorisations, du plan, des bénévoles et de la liste des courses.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Organisez gratuitement et invitez vos contacts !