Dankesfeier zur Hochzeit organisieren: So gehst du vor

Bei einer Dankesfeier zur Hochzeit kommt es weniger auf ein umfangreiches Programm als auf einen klaren Ablauf an. Beginne mit Gästeliste, Einladungen und Rückmeldungen, bevor du Catering, Tischordnung und Ausstattung festlegst. Plane außerdem früh eine Lösung für schlechtes Wetter und kläre, wer Musik, Beiträge und den Empfang übernimmt. Die letzten Tage gehören den frischen Einkäufen, der Kühlung und dem Druck von Namensschildern, Menükarten und Programm.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Gästeliste erstellen
2 Personen
2
Einladungen gestalten
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Anmeldungen nachfassen
7
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
8
Tischanordnung festlegen
2 Personen
9
Menüoptionen festlegen
2 Personen
10
Catering-Reservierung bestätigen
11
Materialreservierung bestätigen
12
Musik zusammenstellen
13
Referenten ansprechen
14
Programm erstellen
2 Personen
15
Wettervorhersage prüfen
16
Alternative im Innenbereich festlegen
2 Personen
17
Namensschilder erstellen
2 Personen
18
Menükarten erstellen
19
Programm drucken
20
Dekoration überprüfen
2 Personen
21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
22
Haltbare Lebensmittel einkaufen
2 Personen
23
Getränke einkaufen
2 Personen
24
Frische Einkäufe erledigen
2 Personen
25
Kühlschränke leerräumen
26
Getränke kühlen
2 Personen
27
Geschirr prüfen
2 Personen
28
Leinen bügeln
2 Personen
29
Location reinigen
3 Personen
30
Toiletten reinigen
2 Personen
31
Müllstationen aufstellen
32
Tische aufstellen
4 Personen
33
Stühle aufstellen
3 Personen
34
Tischwäsche auflegen
3 Personen
35
Geschirr bereitstellen
3 Personen
36
Besteck auslegen
2 Personen
37
Gläser bereitstellen
2 Personen
38
Namensschilder platzieren
2 Personen
39
Menükarten aufstellen
2 Personen
40
Dekoration aufhängen
3 Personen
41
Blumengestecke platzieren
2 Personen
42
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
43
Musik anschließen
2 Personen
44
Mikrofon testen
2 Personen
45
Buffettische einrichten
3 Personen
46
Snacks vorbereiten
4 Personen
47
Salate vorbereiten
3 Personen
48
Dessert bereitstellen
2 Personen
49
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
50
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
51
Getränkepunkt einrichten
2 Personen
52
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
53
Letzte Standortkontrolle durchführen
2 Personen

Event

54
Gäste empfangen
3 Personen
55
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
56
Geschenketisch betreuen
57
Snacks servieren
4 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
60
Buffet eröffnen
2 Personen
61
Buffet auffüllen
3 Personen
62
Diätmahlzeiten servieren
2 Personen
63
Teller und Besteck abholen
3 Personen
64
Dessert servieren
3 Personen
65
Kaffee nach dem Dessert servieren
2 Personen
66
Reden ankündigen
67
Musik und Tanz beginnen
2 Personen
68
Letzte Runde ankündigen
69
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

70
Reste sicher kühlen
2 Personen
71
Abfall sammeln
3 Personen
72
Geschirr vorspülen
3 Personen
73
Küche reinigen
3 Personen
74
Tische abwischen
3 Personen
75
Stühle stapeln
3 Personen
76
Dekoration entfernen
3 Personen
77
Location saugen
2 Personen
78
Veranstaltungsort wischen
2 Personen
79
Toiletten kontrollieren
80
Gefundene Gegenstände sammeln
2 Personen
81
Leihmaterial bereitstellen
2 Personen
82
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
83
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
84
Abfall entsorgen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
StehtischeAnz. 4
Geschenketisch
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 65
DesserttellerAnz. 65
KaffeetassenAnz. 60
WassergläserAnz. 70
WeingläserAnz. 70
ChampagnergläserAnz. 60
KaffeelöffelAnz. 60
BestecksetsAnz. 65
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 2
RührschüsselnAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltedosenAnz. 12

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare BatterienAnz. 12
AkkuladegerätAnz. 2

Dekoration

TischläuferAnz. 8
StoffserviettenAnz. 65
BlumenvasenAnz. 12
FotorahmenAnz. 10
Willkommensschild
Geschenkbox
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
BänderAnz. 6
TischnummernAnz. 8
NamensschilderAnz. 60

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 12
StumpenkerzenAnz. 30
KabelkanäleAnz. 6

Reinigung

Staubsauger
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 6
HandfegerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Gästeliste mindestens sechs Wochen vorher an und verschicke die Einladungen danach zeitnah. Für Nachmeldungen und fehlende Antworten solltest du spätestens zwei Wochen vor der Feier nachfassen.
Erfasse bei jeder Anmeldung auch Ernährungswünsche und bestätige die endgültige Personenzahl spätestens sieben Tage vor dem Termin beim Catering. So lassen sich Menüoptionen, Geschirr und Sitzplätze noch anpassen.
Plane die Sitzordnung erst, wenn die Rückmeldungen weitgehend vollständig sind. Rechne pro Tisch mit ausreichend Platz für Teller, Gläser und Servierschalen und reserviere einen gut sichtbaren Geschenketisch.
Kläre das Programm mindestens zwei Wochen vorher: Musik, Redebeiträge und die Reihenfolge sollten in einem kurzen Ablaufplan stehen. Prüfe Lautsprecher und Mischpult vor Beginn und lege eine verantwortliche Person für die Technik fest.
Kontrolliere am Vortag Kühlschränke, Kühlboxen, Thermoskannen und Warmhaltebehälter. Haltbare Lebensmittel und Getränke können früher bereitstehen; frische Einkäufe erledigst du möglichst am selben Tag und lagerst sie sofort gekühlt.

Häufige Fragen

Wann sollte man die Einladungen zur Dankesfeier verschicken?: Verschicke die Einladungen idealerweise sechs bis acht Wochen vor der Feier. Bitte um Rückmeldung bis spätestens zwei Wochen vorher, damit Catering, Tischordnung und Namensschilder planbar bleiben.
Wie weit vorher muss man die Gästezahl dem Catering mitteilen?: Bestätige die endgültige Gästezahl etwa sieben Tage vor dem Termin. Melde dabei auch Ernährungswünsche und Menüoptionen, damit das Catering die Mengen und Varianten einplanen kann.
Was muss man für eine Dankesfeier zur Hochzeit an Getränken einplanen?: Rechne für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit ungefähr einem Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser für den gesamten Zeitraum sowie Champagnergläser, Weingläser und Wassergläser passend zur Gästezahl ein.
Was macht man bei schlechtem Wetter während der Dankesfeier?: Lege spätestens eine Woche vorher eine konkrete Innenraum-Alternative fest und prüfe die Wettervorhersage am Vortag erneut. Entscheide die endgültige Variante am Veranstaltungstag möglichst sechs Stunden vor Beginn, damit Möbel, Buffet und Technik rechtzeitig umgestellt werden können.

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