Cómo organizar una fiesta de agradecimiento de boda

Una fiesta de agradecimiento de boda requiere coordinar invitados, comida, música y un programa sin perder de vista los pequeños detalles. Empieza cerrando la lista de invitados y sus preferencias dietéticas; después confirma el catering, el mobiliario y el material necesario. Durante la última semana, prepara nombres, menús y programa, revisa la decoración y separa las compras por fecha. El día anterior, libera espacio en los frigoríficos y deja lista la alternativa interior si el tiempo cambia.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Elaborar la lista de invitados
2 personas
2
Diseñar invitaciones
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Llamar de seguimiento a las inscripciones
7
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
8
Definir la disposición de las mesas
2 personas
9
Fijar las opciones del menú
2 personas
10
Confirmar la reserva del catering
11
Confirmar la reserva de material
12
Seleccionar la música
13
Contactar con los ponentes
14
Elaborar el programa
2 personas
15
Comprobar el pronóstico del tiempo
16
Definir una alternativa en interior
2 personas
17
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
18
Hacer menús
19
Imprimir el programa
20
Comprobar la decoración
2 personas
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Comprar productos no perecederos
2 personas
23
Comprar bebidas
2 personas
24
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
25
Vaciar los frigoríficos
26
Enfriar bebidas
2 personas
27
Comprobar la vajilla
2 personas
28
Planchar la ropa de lino
2 personas
29
Limpiar el lugar
3 personas
30
Limpiar los baños
2 personas
31
Colocar puntos de recogida de basura
32
Montar mesas
4 personas
33
Colocar las sillas
3 personas
34
Colocar el mantel
3 personas
35
Preparar la vajilla
3 personas
36
Colocar los cubiertos
2 personas
37
Preparar los vasos
2 personas
38
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
39
Colocar las cartas del menú
2 personas
40
Colgar la decoración
3 personas
41
Colocar arreglos florales
2 personas
42
Colgar la iluminación
3 personas
43
Conectar la música
2 personas
44
Probar el micrófono
2 personas
45
Montar mesas de buffet
3 personas
46
Preparar aperitivos
4 personas
47
Preparar ensaladas
3 personas
48
Preparar el postre
2 personas
49
Marcar las comidas de dieta
2 personas
50
Montar el punto de café
2 personas
51
Montar el punto de bebidas
2 personas
52
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
53
Realizar la última revisión del lugar
2 personas

Evento

54
Recibir a los invitados
3 personas
55
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
56
Coordinar la mesa de regalos
57
Servir aperitivos
4 personas
58
Rellenar las bebidas
2 personas
59
Servir café y té
2 personas
60
Abrir el buffet
2 personas
61
Reponer el bufé
3 personas
62
Servir comidas especiales
2 personas
63
Recoger los platos y los cubiertos
3 personas
64
Servir el postre
3 personas
65
Servir café después del postre
2 personas
66
Anunciar los discursos
67
Empezar la música y el baile
2 personas
68
Anunciar la última ronda
69
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

70
Enfriar de forma segura los sobrantes
2 personas
71
Recoger la basura
3 personas
72
Enjuagar la vajilla
3 personas
73
Limpiar la cocina
3 personas
74
Limpiar las mesas
3 personas
75
Apilar las sillas
3 personas
76
Retirar la decoración
3 personas
77
Aspirar el local
2 personas
78
Fregar el recinto
2 personas
79
Revisar los baños
80
Reunir los objetos perdidos
2 personas
81
Preparar los materiales de alquiler
2 personas
82
Devolver el material alquilado
2 personas
83
Repartir la comida sobrante
2 personas
84
Retirar los residuos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 60
Mesas de buffetcant. 3
Mesas altascant. 4
Mesa de regalos
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 65
Platos de postrecant. 65
Tazas de cafécant. 60
Vasos para aguacant. 70
Copas de vinocant. 70
Copas de champáncant. 60
Cucharillas de cafécant. 60
Cubiertoscant. 65
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Jarras medidorascant. 2
Cuencos para mezclarcant. 6
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 6
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías recargablescant. 12
Cargador de bateríascant. 2

Decoración

Manteles runnerscant. 8
Servilletas de telacant. 65
Jarrones de florescant. 12
Marcos de fotoscant. 10
Cartel de bienvenida
Caja de regalo
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Cintascant. 6
Números de mesacant. 8
Tarjetas de nombrecant. 60

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 12
Velas LEDcant. 30
Canaletas para cablescant. 6

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Papeleracant. 6
Escobas de manocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones con varios días de margen y llama a quienes no hayan respondido. Así podrás elaborar una lista definitiva, asignar mesas y comunicar al catering el número real de comensales.
Confirma por escrito el catering y el material antes de la última semana. Comprueba que incluyen mesas de buffet, vajilla, copas, cubiertos y bandejas para mantener la comida caliente.
Compra los productos no perecederos y las bebidas con antelación, pero deja los productos frescos para el día anterior. Calcula entre dos y tres bebidas por persona durante la primera hora y guarda espacio suficiente en los frigoríficos.
Prepara las tarjetas con nombres, los menús y el programa antes del montaje. Imprime algunos ejemplares extra: calcula aproximadamente un 10 % más de programas y menús que de invitados confirmados.
No esperes al mismo día para decidir qué haréis si llueve o hace frío. Define una distribución interior concreta y comprueba con antelación que caben las mesas, las sillas, los altavoces y la mesa de regalos.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones de una fiesta de agradecimiento de boda?: Envíalas entre cuatro y seis semanas antes de la fiesta. Pide que confirmen su asistencia al menos diez días antes, para cerrar el catering y la disposición de las mesas.
¿Cuándo se confirma el número de invitados al catering?: Confirma la cifra definitiva entre cinco y siete días antes del evento, después de llamar a las personas que no hayan respondido. Añade únicamente las raciones de margen que el catering haya acordado contigo.
¿Qué hay que preparar el día anterior a la fiesta?: Haz la compra de productos frescos, compra las bebidas, vacía los frigoríficos y revisa la decoración. Deja también agrupados los nombres, menús, programas y el material de servicio para no buscarlos durante el montaje.
¿Cuánta bebida se calcula por invitado?: Para la primera hora, calcula entre dos y tres bebidas por persona y añade agua durante toda la celebración. Separa las copas de vino y champán de los vasos de agua y enfría las bebidas con varias horas de antelación.

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