Eine Comicausstellung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Comicausstellung müssen Aussteller, Autoren, Publikum und Programm früh zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Zielgruppe und Ablauf fest, bevor du Einladungen verschickst oder Stände planst. Danach folgen Anmeldungen, Reservierungen, Standplan, Werbung und die praktische Vorbereitung vor Ort. Plane außerdem Zeit für Namensschilder, Programmhefte, Zahlungsgeräte und einen Techniktest ein – diese Details werden kurz vor der Eröffnung oft zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Teilnehmerprofil festlegen
2 Personen
3
Standbetreiber ansprechen
3 Personen
4
Autoren einladen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
9
Reservierungen vornehmen
2 Personen
10
Standplan erstellen
2 Personen
11
Autorenprogramm zusammenstellen
2 Personen
12
Werbetext schreiben
13
In sozialen Medien veröffentlichen
2 Personen
14
Poster verteilen
3 Personen
15
Ticketliste prüfen
2 Personen
16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
17
Standnummern drucken
18
Programmhefte drucken
2 Personen
19
Freiwillige einteilen
2 Personen
20
Kontaktliste zusammenstellen
21
Zahlungsmittel prüfen
2 Personen
22
Bestand an Büromaterial prüfen
23
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Materialien zusammenstellen
3 Personen
26
Location öffnen
2 Personen
27
Lade- und Entladezone freimachen
2 Personen
28
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
29
Tische aufstellen
5 Personen
30
Stühle aufstellen
3 Personen
31
Standnummern aufhängen
2 Personen
32
Autorenraum einrichten
3 Personen
33
Cateringtisch einrichten
3 Personen
34
Getränke kalt stellen
2 Personen
35
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
36
Dekoration aufhängen
3 Personen
37
Beschilderung anbringen
2 Personen
38
Technik testen
2 Personen
39
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen

Event

40
Aussteller empfangen
4 Personen
41
Standbetreiber registrieren
2 Personen
42
Besucher empfangen
4 Personen
43
Tickets kontrollieren
3 Personen
44
Besucher informieren
2 Personen
45
Programmhefte verteilen
2 Personen
46
Kasse bedienen
2 Personen
47
Garderobe verwalten
2 Personen
48
Autoren begleiten
2 Personen
49
Signierstunden ankündigen
50
Signiertisch betreuen
2 Personen
51
Vorträge betreuen
2 Personen
52
Mikrofon bedienen
53
Catering ausgeben
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Snacks auffüllen
2 Personen
56
Tische sauber halten
2 Personen
57
Mülleimer leeren
2 Personen
58
Toiletten kontrollieren
59
Fotos machen
60
Besucherströme lenken
2 Personen
61
Fundgegenstände registrieren
62
Letzte Besucher hinausbegleiten
3 Personen

Nachbereitung

63
Kasse abschließen
2 Personen
64
Standbetreiber auschecken
3 Personen
65
Autoren verabschieden
2 Personen
66
Geschirr sammeln
3 Personen
67
Abfall sammeln
3 Personen
68
Geräte ausschalten
2 Personen
69
Dekoration entfernen
3 Personen
70
Möbel abbauen
5 Personen
71
Location reinigen
4 Personen
72
Vorrat einpacken
2 Personen
73
Materialien zurückbringen
3 Personen
74
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
75
Fundsachen bearbeiten
76
Fotos archivieren
77
Dankesnachricht versenden
2 Personen
78
Restmaterial verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 32
StühleAnz. 90
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
GarderobenständerAnz. 3
AbsperrpfostenAnz. 12
WarteschlangenbänderAnz. 8
KlappischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 36

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
TabletsAnz. 3
KartenlesegeräteAnz. 3
DruckerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 12
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
LaptopständerAnz. 2
KabeltrommelnAnz. 3
LadestationenAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 120
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4

Küche

KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierlöffelAnz. 6
ServierbesteckAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 4
TablettsAnz. 6

Dekoration

Comicfiguren-PosterAnz. 12
BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 12
Fotowand
KleberAnz. 6
WegweiserAnz. 12
TischschilderAnz. 36
NamensschilderAnz. 100

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
BatterienAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfalltrennbehälterAnz. 4
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Büro

DruckpapierAnz. 5
StifteAnz. 30
PermanentmarkerAnz. 20
NotizblöckeAnz. 12
KlebebandAnz. 12
SchreibbretterAnz. 6
UmschlägeAnz. 100
KassenetuisAnz. 3
ArmbänderAnz. 500
TicketrollenAnz. 6
GarderobennummernAnz. 300
KlemmbretterAnz. 8
Papierschneider
TackerAnz. 4
KlammernAnz. 8
Scheren-SetsAnz. 4
KlemmbretterAnz. 6
BargeldschubladeAnz. 3

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 8
ArmbandkontrolllampeAnz. 2
NotausgangsschilderAnz. 6
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Tipps

Sprich Standbetreiber und Autoren mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin an. Bitte um eine feste Zusage und erfasse direkt Kontaktdaten, Platzbedarf sowie besondere Anforderungen.
Erstelle den Standplan erst, wenn die wichtigsten Zusagen vorliegen. Nummeriere die Tische anschließend eindeutig und drucke die Standnummern spätestens am Vortag aus.
Plane Autorenprogramm und Pausen gemeinsam. Für eine Signierstunde solltest du pro Autor etwa 30 bis 60 Minuten reservieren und Überschneidungen mit stark besuchten Programmpunkten vermeiden.
Prüfe die Ticketliste 1 bis 2 Tage vor der Ausstellung und bereite Namensschilder alphabetisch vor. So bleibt am Einlass mehr Zeit für Rückfragen und Nachmeldungen.
Teste Lautsprecher, Mikrofone, Laptops, Kartenlesegeräte und Verlängerungskabel am Aufbauort mindestens 2 Stunden vor Beginn. Lege außerdem Programmhefte und Kontaktlisten an einem festen Infopunkt bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Comicausstellung organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Für viele Aussteller, mehrere Autoren oder ein umfangreiches Programm sind 3 bis 4 Monate realistischer, weil Zusagen, Reservierungen und Drucksachen Zeit brauchen.
Wie plant man die Stände bei einer Comicausstellung?: Sammle zuerst verbindliche Anmeldungen und den benötigten Platzbedarf. Erstelle den Standplan etwa 2 Wochen vor dem Termin, bestätige ihn den Betreibern und drucke die Standnummern spätestens am Vortag.
Wann sollte man Einladungen für eine Comicausstellung verschicken?: Verschicke die Einladungen 6 bis 8 Wochen vor der Ausstellung. Setze eine Anmeldefrist von etwa 2 bis 3 Wochen und bestätige die Teilnahme anschließend schriftlich.
Was muss man am Tag der Comicausstellung zuerst erledigen?: Beginne mindestens 2 Stunden vor dem Einlass mit Tischen, Stühlen, Technik und Standnummern. Danach prüfst du Ticketliste, Namensschilder, Programmhefte und Zahlungsgeräte, bevor die ersten Besucher eintreffen.

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